Quando si tratta di conoscere i dati finanziari relativi ai tuoi progetti, non brancolare nel buio! In un colpo d’occhio puoi vedere in un'unica e chiara panoramica il budget speso, il profitto ed il tempo tracciato. In questo articolo entriamo nei dettagli del Budget Speso:


  • Cos'è il 'budget speso' nei progetti?
  • Come viene calcolato il 'budget speso'?
    • Previsione del budget
    • Colonna nella panoramica dei progetti
    • Report del progetto
  • La differenza principale tra il 'budget speso' e il 'profitto'
  • Chi ha accesso al 'budget speso'


Se vuoi avere ulteriori informazioni sul profitto dei progetti, leggi questo articolo.
Sei interessato ad alcuni casi d'uso che mostrano come funziona esattamente la gestione del budget? Leggi questo articolo.

Cos'è il 'budget speso' nei progetti?


Nota: per darti un calcolo del budget esatto, ti consigliamo di impostare un prezzo esterno per ogni utente o per ogni tipo di lavoro. Per vedere anche il profitto del tuo progetto, bisogna impostare un costo interno per ogni utente. 


La gestione del budget ti consente di monitorare il budget predeterminato che hai concordato con il tuo cliente. Aggiungendo dei costi esterni e stimando il tempo speso dei task, saprai se stai superando il budget. In questo modo puoi sempre comunicare in modo trasparente nei confronti dei tuoi clienti e del tuo team, in qualsiasi momento.


In breve, il 'budget speso' mostra il budget del tuo cliente e quante ore fatturabili (tempo) ed i materiali usati sono spesi. Tieni in mente che viene usato il prezzo esterno di un utente  (Impostazioni > Risorse Umane) o il prezzo per tipo di lavoro per calcolare le ore fatturabili.





Come viene calcolato il 'budget speso'?




Quando crei un nuovo progetto, puoi inserire un budget. La percentuale che puoi vedere qui sopra mostra quanto è già stato speso del budget del cliente. Ogni singola volta che qualcuno ha aggiunto un segnatempo fatturabile, il tempo speso verrà sottratto dal budget in base al prezzo esterno dell'utente o il prezzo del tipo di lavoro. La stessa cosa vale anche per i materiali usati: tutto ciò che usi e decidi di addebitare al tuo cliente sarà moltiplicato per il prezzo di vendita. 


In altre parole: Budget Speso= (ore fatturabili + materiali) * prezzo di vendita. 


Se clicchi su 'Budget delle Milestone', puoi vedere il budget per ogni milestone in modo tale da poter vedere per quale milestone stai spendendo di più (in termini di ore e materiali).



In un colpo d'occhio puoi vedere

  • Il metodo di fatturazione delle milestone
  • Il budget già speso
  • Il budget 'fornito' ovvero originale per ogni milestone
  • La previsione del budget



Nota sul budget speso: Vuoi anche includere le ore lavorate non fatturabili? Clicca sulla matita accanto al numero del tuo progetto per includere anche le ore non fatturabili:



Previsione del budget


L'ultima colonna è quella del budget previsto. Quando crei un task collegato ad un progetto, puoi aggiungere una durata. In base alla durata assegnata, ti diamo un'indicazione di dove il budget potrebbe finire. Come viene calcolato nel background? Il prezzo esterno/ora per ogni utente/tipo di lavoro viene moltiplicato per la durata del task. 


Nota: 

  • lavori con task assegnati ad un team? In questi casi viene usato il prezzo esterno/ora più alto di un membro del team. In tal caso, viene coperto lo "scenario peggiore". 
  • La previsione del budget non tiene conto della durata degli incontri.



Per aiutarvi a monitorare il vostro budget, il colore dell'indicatore del progresso del budget e del simbolo nella colonna budget previsto cambierà in base allo stato del budget:



  • Verde= la milestone non supererà il budget
  • Giallo= la milestone non ha superato il budget ma in base alla previsione supererà il budget. Nell'esempio qui sopra, il budget fornito in Milestone 2 è 1500 EUR, ma secondo la previsione verrà speso 2000 EUR in base ai task pianificati. 
  • Rosso=  la milestone ha già superato il budget (il budget speso è più alto rispetto al budget fornito). 


Hai delle milestone del tipo prezzo fisso che stanno superando il budget? La barra rossa accanto a 'Budget delle Milestone' ti avvisa immediatamente se le tue milestone a prezzo fisso superano il budget. È anche possibile lasciare che Teamleader ti invii email quando le tue milestone superano il budget se attivi il cursore in Impostazioni > Progetti > Avvertenze> Invia email quando il mio milestone ha superato il budget.


Colonne nella panoramica dei progetti


Nella panoramica generale dei progetti puoi anche aggiungere le colonne relative al budget. Ti consigliamo di aggiungere queste colonne alla panoramica perché ti consente di controllare in un colpo d'occhio cosa sta succedendo con i budget dei progetti:



  • Budget speso: budget speso per materiali e ore lavorate
  • Budget fornito: budget compilato quando hai creato il progetto
  • Budget residuo: budget fornito - budget speso
  • Budget previsto: un'indicazione di dove il budget potrebbe finire
  • Stato del budget:
    • Punto esclamativo rosso = budget superato
    • Punto esclamativo giallo = a rischio di superare il budget
    • Segno di spunta verde= budget in linea


Report del progetto


Clicca sulla matita accanto al numero del progetto in alto e scegli 'Scarica report'. Lo slider 'Budget' ti permette di includere anche le informazioni sul budget nel report del progetto: budget fornito, speso e previsto per milestone. 



La differenza principale tra il 'budget speso' e il 'profitto'


La differenza principale tra il 'budget speso' e il 'profitto' è che il profitto tiene anche conto dei costi interni per calcolare il profitto mentre nel budget speso viene tenuto contro solo del prezzo esterno per utente/tipo di lavoro. 


Il profitto nei progetti è la differenza tra l'importo fatturabile e tutti i costi. Questo costi sono tutte le ore fatturabili e non fatturabili al costo interno e tutti i materiali usati al prezzo d'acquisto. L'importo delle milestone del tipo prezzo fisso viene anche aggiunto subito al tuo profitto.


Chi ha accesso al 'budget speso'?


L'accesso al budget speso dipende dallo slider Impostazioni > Progetti > Preferenze > Limita l'accesso alle informazioni finanziarie sui progetti.


Se lo slider non è attivo, i seguenti utenti possono vedere il budget:

  • Amministratori
  • Utenti con accesso admin a tutti i progetti
  • Responsabile delle decisioni
  • Partecipanti nei progetti

Se lo slider è attivo, i seguenti utenti possono vedere il budget:


  • Amministratori
  • Utenti con accesso admin a tutti i progetti
  • Responsabile delle decisioni
  • Partecipanti nei progetti con accesso al modulo fatturazione


Leggi questo articolo per saperne di più dei diversi tipi di accesso nei progetti.


Sei interessato ad alcuni casi d'uso che mostrano come funziona esattamente la gestione del budget? Leggi questo articolo