La gestione del budget ti consente di monitorare il budget predeterminato che hai concordato con il tuo cliente. Aggiungendo dei costi esterni e stimando il tempo speso dei task e incontri, saprai se stai superando il budget. In questo modo puoi sempre comunicare in modo trasparente nei confronti dei tuoi clienti e del tuo team, in qualsiasi momento. In questo articolo ti diamo alcuni casi d'uso basati su diversi metodi di fatturazione delle fasi nei tuoi progetti. 


Se vuoi saperne di più del budget speso nei tuoi progetti, ti consigliamo prima leggere questo articolo


Caso 1: Metodo di fatturazione della fase è 'prezzo fisso'.

  1. Crea un progetto con preferenza di fatturazione 'prezzo per utente'. Prezzo esterno dell'utente: 200 EUR/ora
  2. Compila il budget (per esempio 5000 EUR)
  3. Crea 2 fasi del tipo 'prezzo fisso'. 
    • Fase 1 = budget di 3000 EUR
    • Fase 2= budget di 2000 EUR
  4. Il budget speso rimarrà 0 EUR / 5000 EUR per l'intero progetto ed il profitto sarà sempre 5000 EUR perché le fasi sono del tipo prezzo fisso ovvero un importo fatturabile fisso di 5000 EUR. 
  5. Crea un task  per la prima fase con una durata di 3 ore. 
    • Traccia il tempo sul task per 2 ore. 
  6. Aggiungi un costo esterno di 3000 EUR (prezzo di vendita del prodotto) alla seconda fase
  7. Ecco cosa vedrai nella previsione generale e nella previsione per fase:



    • Previsione per la prima fase: 600 EUR perché la durata prevista del task era 3 ore * prezzo esterno dell'utente di 200 EUR
    • Budget speso per la prima fase: 400 EUR perché hai tracciato 2 ore. Il task ha quindi una durata di 2 ore * prezzo esterno all'ora di 200 EUR
    • Budget speso per la seconda fase: 3000 EUR mentre il budget fornito è 2000 EUR
    • Previsione per la seconda fase: 3000 EUR. L'importo è in rosso perché il budget è stato superato. 
    • In totale comunque il budget è in linea perché hai speso solo 3400 EUR del budget totale di 5000 EUR. 
      • Il profitto sarà 4860 EUR a causa del costo interno dell'utente (70 EUR/ora) e l'utente ha tracciato due ore.



Caso 2: Metodo di fatturazione della fase è 'contratto a misura'.

  1. Crea un progetto con preferenza di fatturazione 'prezzo per utente'. 
  2. Compila il budget (per esempio 5000 EUR)
  3. Crea 3 fase del tipo 'contratto a misura'
    • Fase 1 = budget di 1000 EUR
    • Fase 2 = budget di 1500 EUR
    • Fase 3= budget di 2500 EUR
  4. Aggiungi dei task alle fasi
    • Fase 1: task di 5 ore
    • Fase 2: task di 10 ore
    • Fase 3: task di 15 ore
  5. Traccia il tempo per i task
    • Fase 1: 4 ore 
    • Fase 2: 7 ore 
    • Fase 3: 20 ore 
  6. Ecco il budget speso che vedrai nella panoramica:


  • Fase 1: il budget è in linea (verde) perché non supererà il budget:
    • 800 EUR già speso perché abbiamo tracciato il tempo per 4 ore (costo esterno orario di 200 EUR * 4 ore)
    • 1 ora (200 EUR) ancora da tracciare perché nel task abbiamo aggiunto una durata di 5 ore. 
    • Previsione 1000 EUR: 800 EUR già speso + 200 EUR ancora da spendere
  • Fase 2: è a rischio di superare il budget (giallo) perché il budget verrà superato se le ore ancora da tracciare nel task vengono tracciate
    • 1400 EUR già speso perché abbiamo tracciato tempo per 7 ore (costo esterno orario di 200 EUR * 7 ore)
    • 3 ore (600 EUR) ancora da tracciare perché nel task abbiamo aggiunto una durata di 10 ore
    • Previsione 2000 EUR: 1400 EUR budget già speso + 600 EUR ancora da spendere
  • Fase 3: ha superato il budget (rosso)
    • 4000 EUR già speso perché abbiamo tracciato il tempo per 20 ore (coste esterno orario di 200 EUR * 20 ore)
    • Nel task abbiamo previsto 15 ore ma abbiamo tracciato 20 ore ciò significa che abbiamo speso 1000 EUR (200*5 ore) di più
    • Previsione 4000 EUR: è stato speso 1500 EUR di più rispetto al budget fornito (2500 EUR)
      • Rosso chiaro = 2500 EUR era il budget originale con una durata del task di 15 ore. Con un task di 15 ore (200 * 15) la fase era già a rischio di superare il budget (3000 EUR)
      • Rosso scuro = 1000 EUR speso (5 ore di segnatempo)