Cliccando su un progetto nella tua panoramica dei progetti, si apre la pagina di dettaglio del progetto. Uno dei primi widget che vedrai è la suddivisione del lavoro. Ti permette di fare stime chiare del lavoro richiesto per ogni fase del progetto e ti permette di tenere i tuoi progetti perfettamente sotto controllo. Leggi qui tutto quello che c'è da sapere sulla suddivisione del lavoro nei progetti!


Pianificare un progetto "in pezzi" gestibili e dividere il lavoro in parti uguali tra i colleghi può essere un'impresa, soprattutto quando un progetto si sviluppa in più fasi e di conseguenza manca un quadro d'insieme ed una visione d'insieme. Con la suddivisione del lavoro in progetti, noi offriamo una soluzione a questo problema.


I primi passi


Dopo aver creato il tuo progetto e definito la prima fase, puoi trovare la suddivisione del lavoro a prima vista sulla pagina del progetto. Poi, clicca su Dettagli in alto a destra. 





Nella pagina seguente, pianifica prima tutte le fasi principali del progetto. Per farlo, clicca sul pulsante Aggiungi fase in alto a destra. A destra si apre un pannello laterale in cui puoi compilare le fasi più importanti per portare a termine il progetto.



Cliccando su + Dipendenza, è possibile creare dipendenze tra le diverse fasi. Leggi questo articolo per saperne di più. 


Aggiungere task e incontri


Dopo aver aggiunto le fasi, è il momento di aggiungere task specifici e incontri per ogni fase del progetto.


Clicca su Aggiungi task nell'angolo in alto a destra per iniziare ad aggiungere task. Se preferisci aggiungere un incontro, clicca sulla freccia e scegli Aggiungi incontro:



Il bottone Aggiungi task/incontri ti permette di aggiungere questi elementi a qualsiasi fase che vuoi scegliendo la fase giusta sotto 'Dettagli':


Se vuoi aggiungere immediatamente task/incontri ad una certa fase invece di sceglierne una, devi solo passare il mouse su quella fase per visualizzare il pulsante 'Aggiungi task/incontro


Quando aggiungi task, non è necessario scegliere immediatamente un responsabile ma puoi sempre farlo in seguito; questo ti dà la possibilità di dare prima un'occhiata a chi è disponibile per eseguire il task e rendere tutti più felici. 


Nota importante: quando si assegna un task a un certo responsabile, questo utente diventa automaticamente un partecipante al progetto se non era già partecipante al progetto.

Se vuoi modificare* i task o incontri in un secondo momento è sufficiente cliccare sul task/incontro e poi si apre un pannello laterale a destra con maggiori dettagli. In questo modo è possibile aggiungere/modificare qualcosa mantenendo a sinistra una panoramica dell'intero progetto. Nel pannello laterale clicca su Modifica. Ora puoi modificare la descrizione, il titolo, la data (di scadenza), cambiare la fase a cui appartiene il task/incontro o, nel caso di un task, scegliere un responsabile, modificare il tipo di lavoro o compilare una stima del tempo. Anche i vostri campi personalizzati saranno visibili qui e pronti per essere compilati.


* Nota: Tieni presente che non puoi modificare (o cancellare) task che sono contrassegnati come 'Fatto', devi riaprire il task per poterlo modificare.


Suddivisione del lavoro: le specifiche


In questa parte dell'articolo ti indichiamo anche alcune specifiche della suddivisione del lavoro che vorremmo farti notare.


Tempo tracciato vs tempo stimato vs completato


Nell'intestazione della pagina di dettaglio della suddivisone del lavoro si trova questa panoramica:



  • Tempo tracciato: il totale di tutto il tempo tracciato di tutte le fasi insieme
    • Segnatempo di chiamate
    • Segnatempo di task
    • Segnatempo di incontri
    • Segnatempo normale
  • Tempo stimato: tempo totale stimato su tutti i task/incontri di tutte le fasi del progetto
    • Nota per incontri:il tempo totale stimato per un incontro è il risultato della moltiplicazione della durata dell'incontro per il numero di partecipanti: è tutto il tempo che tu e i tuoi colleghi dovrete dedicare a quell'incontro. 

      Esempio: Se la durata è di un'ora ma ci sono 6 partecipanti, allora il tempo stimato sarà di 6 ore. Assicurati che ogni partecipante segni anche individualmente l’incontro come effettuato. 

  • Completato: conta quanti degli elementi collegati (task e incontri) sono già stati segnati come fatto rispetto al totale degli elementi collegati. 


È possibile trovare la stessa panoramica del tempo tracciato rispetto al tempo stimato in dettaglio per fase, e anche nel pannello laterale quando si visualizza uno specifico task/incontro. Confrontare il tempo stimato degli elementi collegati con il tempo tracciato per imparare dalla vostra pianificazione.


Data di scadenza e stati


Nella  panoramica delle fasi troverai anche la colonna "Data di scadenza". La data di scadenza della fase sarà visibile, ma anche le date di scadenza dei task e degli incontri collegati. Una data di scadenza può avere quattro diversi 'stati':


  • Stato rosso: la data di scadenza è passata
  • Stato blu: la data di scadenza è oggi
  • Stato verde: il task/incontro collegato è contrassegnato come fatto
  • Stato grigio: la data di scadenza è in un futuro prossimo

Note:


  • Un punto esclamativo rosso accanto alla data di scadenza della fase indica semplicemente che la data di scadenza della fase è passata e la fase non è stata ancora conclusa.
  • Quando si contrassegna una fase come conclusa, lo stato "Fatto" viene assegnato anche alla data di scadenza della fase.



Segnatempo non collegato a task/incontri


I segnatempo che non sono collegati a task/incontri sono mostrati separatamente per ogni fase del progetto. È possibile fare clic su questa notifica per avere una panoramica di questi segnatempo. Qui vengono inoltre mostrati i segnatempo delle chiamate collegate al progetto, nonché i segnatempo separati.



Questo è tutto sulla suddivisione del lavoro nei progetti! Sotto il widget per la suddivisione del lavoro sulla pagina del progetto è possibile trovare i dati finanziari del progetto, come ad esempio "Budget speso" e "Profitto". La combinazione di questa suddivisione del lavoro e delle informazioni finanziarie ti aiuta a mantenere il controllo dei vostri progetti in ogni momento.