Cliccando su un progetto nella panoramica dei progetti, si apre la pagina di dettaglio del tuo progetto. Una dei primi widget che vedi è la Suddivisione del Lavoro. Essa ti permette di fare stime chiare del lavoro necessario per ogni fase del progetto e ti permette di tenere perfettamente sotto controllo i tuoi progetti. Leggi qui tutto quello che c'è da sapere sulla Suddivisione del Lavoro dei progetti.


Pianificare un progetto in pezzi gestibili e dividere il lavoro in parti uguali tra i colleghi può essere un'impresa. Soprattutto quando un progetto si sviluppa in più fasi, allora manca rapidamente un quadro d'insieme. Con la Suddivisione del Lavoro sui progetti, noi offriamo una soluzione a questo problema. 


Primi passi


Dopo aver creato il progetto e definito la prima fase, sarai reindirizzato/a alla pagina di dettaglio del tuo progetto. Puoi aggiungere una descrizione del progetto cliccando sulla matita accanto a "Descrizione".






Adesso, pianifica tutte le fasi principali del progetto. Per farlo, clicca sul pulsante Dettagli accanto a Suddivisione del Lavoro. Si apre un pannello laterale in cui puoi compilare le fasi più importanti per portare a termine il progetto.



Cliccando su + Dipendenza, è possibile creare dipendenze tra le diverse fasi. Leggi questo articolo per saperne di più. 


Una volta compilate tutte le informazioni sulla fase, basta premere il tasto Enter sulla tastiera per aggiungerla o cliccare sul pulsante Aggiungi fase.


Se non hai molto tempo e vuoi aggiungere rapidamente delle fasi al tuo progetto, puoi anche cliccare su + Aggiungi fase in fondo alla pagina. Devi solo compilare il titolo della fase e poi premere Enter sulla tastiera. Puoi aggiungere alcuni dettagli alla fase in un secondo momento cliccandoci sopra.



Aggiungere task e incontri


Dopo aver aggiunto le fasi, è il momento di aggiungere task specifici e incontri per ogni fase del progetto.


Clicca su Aggiungi task nell'angolo in alto a destra per iniziare ad aggiungere task. Se preferisci aggiungere un incontro, clicca sulla freccia e scegli Aggiungi incontro:





Il bottone Aggiungi task/incontri ti permette di aggiungere questi elementi a qualsiasi fase che vuoi scegliendo la fase giusta sotto 'Dettagli':


Se vuoi aggiungere immediatamente task/incontri ad una certa fase invece di sceglierne una, devi solo passare il mouse su quella fase per visualizzare il pulsante 'Aggiungi task/incontro



Puoi anche cliccare su + Aggiungi task sotto la fase per aggiungere velocemente un task compilando il titolo e premendo Enter. Puoi aggiungere una descrizione in un secondo momento cliccandoci sopra



Quando aggiungi task, non è necessario scegliere immediatamente un responsabile ma puoi sempre farlo in seguito; questo ti dà la possibilità di dare prima un'occhiata a chi è disponibile per eseguire il task e rendere tutti più felici. 


Nota importante: quando si assegna un task a un certo responsabile, questo utente diventa automaticamente un partecipante al progetto se non era già partecipante al progetto.


Modificare fasi/ task/ incontri

Se vuoi modificare* i task, le fasi o gli incontri in un secondo momento è sufficiente cliccare sul task/incontro/fase e poi si apre un pannello laterale a destra con maggiori dettagli. In questo modo è possibile aggiungere/modificare qualcosa mantenendo a sinistra una panoramica dell'intero progetto. 


* Nota: Tieni presente che non puoi modificare (o cancellare) task che sono contrassegnati come 'Fatto', devi riaprire il task per poterlo modificare.


Per fasi e task: 


Nel pannello laterale clicca sul campo che vuoi modificare e premi Enter sulla tastiera per salvare le modifiche. Puoi anche clicca sul pulsante blu Modifica


Per incontri:


Nel pannello laterale clicca sul pulsante blu Modifica per cambiare i dettagli.


Quando hai finito di lavorare su un certo task, puoi farlo in diversi modi:


  • Clicca sul task nella suddivisione del lavoro, si aprirà il pannello laterale a destra
  • Clicca su Fatto per contrassegnarlo come fatto
  • Vuoi anche tracciare il tempo? Allora clicca sulla freccia accanto a Fatto > Traccia tempo

In questo modo non è necessario navigare prima verso quel task.




Nota: Se hai fretta e desideri segnare rapidamente i propri task come fatto, basta passare il mouse sul task nella suddivisione del lavoro e fare clic sul segno di spunta verde accanto al titolo del task per contrassegnarlo come fatto.




Suddivisione del lavoro: le specifiche


In questa parte dell'articolo ti indichiamo anche alcune specifiche della suddivisione del lavoro che vorremmo farti notare.


Tempo tracciato vs tempo stimato vs completato


Nell'intestazione della pagina di dettaglio della suddivisone del lavoro si trova questa panoramica:





Tempo tracciato: il totale di tutto il tempo tracciato di tutte le fasi insieme. Clicca sul pulsante 'Tempo tracciato' in blu per navigare immediatamente nella panoramica di questo progetto.


  • Segnatempo di chiamate
  • Segnatempo di task
  • Segnatempo di incontri
  • Segnatempo generale
  • Tempo stimato: tempo totale stimato su tutti i task/incontri di tutte le fasi del progetto
    • Nota per incontri:il tempo totale stimato per un incontro è il risultato della moltiplicazione della durata dell'incontro per il numero di partecipanti: è tutto il tempo che tu e i tuoi colleghi dovrete dedicare a quell'incontro. 

      Esempio: Se la durata è di un'ora ma ci sono 6 partecipanti, allora il tempo stimato sarà di 6 ore. Assicurati che ogni partecipante segni anche individualmente l’incontro come effettuato. 

  • Completato: conta quanti degli elementi collegati (task e incontri) sono già stati segnati come fatto rispetto al totale degli elementi collegati. 


È possibile trovare la stessa panoramica del tempo tracciato rispetto al tempo stimato in dettaglio per fase, e anche nel pannello laterale quando si visualizza uno specifico task/incontro. Confrontare il tempo stimato degli elementi collegati con il tempo tracciato per imparare dalla vostra pianificazione.


Data di scadenza e stati


Nella  panoramica delle fasi troverai anche la colonna "Data di scadenza". La data di scadenza della fase sarà visibile, ma anche le date di scadenza dei task e degli incontri collegati. Una data di scadenza può avere quattro diversi 'stati':


  • Stato rosso: la data di scadenza è passata
  • Stato blu: la data di scadenza è oggi
  • Stato verde: il task/incontro collegato è contrassegnato come fatto
  • Stato grigio: la data di scadenza è in un futuro prossimo

Note:


  • Un punto esclamativo rosso accanto alla data di scadenza della fase indica semplicemente che la data di scadenza della fase è passata e la fase non è stata ancora conclusa.
  • Quando si contrassegna una fase come conclusa, lo stato "Fatto" viene assegnato anche alla data di scadenza della fase.



Segnatempo non collegato a task/incontri


I segnatempo che non sono collegati a task/incontri sono mostrati separatamente per ogni fase del progetto. È possibile fare clic su questa notifica per avere una panoramica di questi segnatempo. Qui vengono inoltre mostrati i segnatempo delle chiamate collegate al progetto, nonché i segnatempo separati.



Questo è tutto sulla suddivisione del lavoro nei progetti! Sotto il widget per la suddivisione del lavoro sulla pagina del progetto è possibile trovare i dati finanziari del progetto, come ad esempio "Budget speso" e "Profitto". La combinazione di questa suddivisione del lavoro e delle informazioni finanziarie ti aiuta a mantenere il controllo dei vostri progetti in ogni momento.


Chiudere le fasi /il progetto


Quando hai finito i task, gli incontri e le chiamate legate a una certa fase, ti consigliamo di chiudere quella fase. Per farlo, passa il mouse su una fase e clicca su Chiudi fase:



Quando ogni fase di un progetto è impostata su "Chiuso", il progetto sarà considerato "Fatto".

 

Questo è tutto per la suddivisione del lavoro sui progetti! Sotto il widget sulla pagina del progetto è possibile trovare i dati finanziari del progetto come 'Budget speso' e 'Profitto'. 

La combinazione tra la suddivisione del lavoro e dei dati finanziari ti aiuteranno a mantenere il controllo dei tuoi progetti in ogni momento.


Filtri 'Smart' per gestire i tuoi progetti


Ogni progetto ha anche alcuni filtri che permettono di filtrare su quali fasi sono ancora aperte, quali fasi sono in ritardo, quale lavoro è ancora necessario fare, quale lavoro è in ritardo e quale lavoro è dovuto oggi. È possibile selezionare diversi filtri semplicemente cliccando su di essi:



Questo è tutto per la suddivisione del lavoro sui progetti! Sotto il widget per la suddivisone del lavoro sulla pagina del progetto è possibile trovare i dati finanziari del progetto, come ad esempio "Budget speso" e "Profitto". La combinazione di questa suddivisione del lavoro e delle informazioni finanziarie vi aiuta a mantenere il controllo dei vostri progetti in ogni momento.