Absoluut. Een offerte die elektronisch ondertekend is, is net zo geldig als wanneer die schriftelijk ondertekend zou zijn. Zodra de bestemmeling jouw via Teamleader Focus verstuurde offerte elektronisch ondertekent, komt een rechtsgeldige overeenkomst tot stand.

De functionaliteit in Teamleader Focus die het digitaal ondertekenen van offertes mogelijk maakt, is volledig in lijn met de Europese eIDAS-verordening. Zo hebben wij alle redelijke maatregelen getroffen om de identiteit van de ondertekenaar vast te kunnen stellen en te voorkomen dat het verstuurde document achteraf nog gewijzigd wordt.

Om de rechtsgeldigheid van een aanvaarde offerte nog meer te onderstrepen, slaan we zowel de tijdstempel van de handtekening (weergegeven in Greenwich Mean Time (GMT)) als het IP-adres van de ondertekenaar op. Beiden zullen zichtbaar zijn op de offerte. Aangezien deze info deel uitmaakt van de handtekening van je klant, moet je ervoor zorgen dat de handtekening is toegevoegd aan je offertetemplate. Je leest er hier meer over.

Enkele tips:

• Voor de meeste commerciële overeenkomsten biedt een eenvoudige elektronische handtekening voldoende garanties. Voor sommige zwaarwichtige contracten is het aangewezen te opteren voor een handgeschreven handtekening of een geavanceerde of gekwalificeerde handtekening (bv. met e-ID).
• Wek niet de indruk dat de elektronische weg de enige optie voor  contractsluiting is, in het bijzonder wanneer de ontvanger een consument en geen professionele partij is. Als de klant zich comfortabeler voelt bij het schriftelijk ondertekenen van de offerte, laat dit dan ook toe.
• Vermeld in je algemene voorwaarden of op je offerte dat beide partijen akkoord gaan met de elektronische ondertekening van de offerte en dat dergelijke ondertekening een geldige overeenkomst tot stand doet komen.
• Is de tegenpartij een rechtspersoon (vennootschap, vzw, etc.)? Ga altijd na of de persoon die de offerte (elektronisch) ondertekent ook de bevoegdheid heeft om die rechtspersoon te vertegenwoordigen (bv. de zaakvoerder). Niet iedereen mag zomaar contracten afsluiten.
• Bevestig afspraken met de klant steeds per mail. In het geval er een betwisting is over het contract, dan kan je deze correspondentie samen met de ondertekende offerte voorleggen om eventuele onduidelijkheden uit te klaren.
• Ga altijd na hoe de tegenpartij de offerte ondertekend heeft. Het gebeurt al eens dat de ontvanger een kruisje plaatst of zijn/haar naam schrijft in het vakje waar de handtekening moet komen. Vraag de ontvanger dan om alsnog zijn/haar handtekening op de offerte te plaatsen. Een handtekening heeft meer bewijskracht, aangezien die moeilijker kan worden nagebootst.
• Meer informatie over de digitale handtekening? Neem een kijkje op:
  Voor België:
  

  -    https://overheid.vlaanderen.be/informatiemanagement/digitale-handtekening

  -    https://economie.fgov.be/nl/themas/online/elektronische-handel/elektronische-handtekening-en

  -    https://www.itsme.be/en/blog/signatures-eidas
  Voor Nederland:
  - https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/digitale-overheid/vraag-en-antwoord/wat-is-een-elektronische-handtekening