De integraties die Teamleader aanbiedt met een van de boekhoudprogramma's bovenaan vermeld zijn allemaal diepgaand. Zowel de betalingsgegevens als de contacten van Teamleader en Exact Online worden gesynchroniseerd, zoals ook het geval is bij koppelingen met andere boekhoudingssoftware, bv. Octopus, Twinfield en Yuki.


Na de koppeling met je boekhoudpakket worden facturen en creditnota's van Teamleader geëxporteerd naar je boekhoudprogramma, zodat de boekhouding in deze afzonderlijke tool kan worden afgehandeld. De klanten die aan deze facturen verbonden zijn, zullen eerst worden geëxporteerd naar je boekhoudpakket. Werden je facturen afgepunt in je boekhoudpakket? Dan wordt de betaalstatus ook meteen geüpdatet in Teamleader. In je boekhoudpakket beheer je de grootboekrekeningen en bij elke synchronisatie worden ze daar opgehaald.


Hoe je je boekhoudpakket (Exact Online, Yuki, Octopus, Twinfield) precies moet koppelen aan Teamleader hangt wat af van de situatie. Er zijn namelijk drie manieren.


A. Mijn boekhoudpakket is leeg (en mijn Teamleader-account is al dan niet leeg)

Als je boekhoudpakket nog geen gegevens bevat, moet je eerst enkele zaken in orde brengen:

  • Maak boekjaren aan (periode/datumtabel).
  • Maak een dagboek voor facturen aan.
  • Maak een dagboek voor creditnota’s aan (verschillend van het factuurdagboek).
  • Definieer de grootboekrekeningen.

In Exact Online bv. vind je dit alles terug door rechtsboven op je bedrijfsnaam te klikken en 'Stamgegevens' te selecteren. Hieronder gaan we verder in op het aanmaken van een dagboek.



De dagboeken moeten van het type 'Verkoop' zijn, want Teamleader kan alleen in dit type dagboeken documenten opslaan. Wanneer je een dagboek aanmaakt, moet je ook altijd een grootboekrekening meegeven. Koppel hier een opbrengstrekening aan.


Alle opbrengstrekeningen worden bij elke synchronisatie uit je boekhoudpakket ingeladen in Teamleader. Je beheert je accounts dus steeds in je boekhoudpakket. Als je de accounts niet gebruikt, kun je gewoon een standaardaccount aanmaken en deze gebruiken voor alle factuurregels.


B. Mijn Teamleader-account is leeg en mijn boekhoudpakket bevat mijn klantenbestand

Tijdens het integratieproces kun je snel en gemakkelijk je klantenbestand importeren in Teamleader. Activeer gewoon de schuifknop 'Bedrijven importeren uit Exact Online, Yuki, Octopus of Twinfield'. Je kunt onmiddellijk beginnen koppelen. Volg deze stappen. Je hoeft verder niets voor te bereiden.


C. Zowel mijn Teamleader-account als mijn boekhoudpakket bevatten een klantenbestand

Als je zowel in je boekhoudpakket als in Teamleader al een klantenbestand hebt, is de import iets complexer. Om te voorkomen dat bedrijven tweemaal worden aangemaakt in je boekhoudpakket, moeten alle bedrijven eerst worden geïmporteerd in Teamleader. Dat doe je via de slider 'Bedrijven importeren uit...'. Deze verschijnt tijdens de eigenlijke koppeling. In het geval van Exact Online gaat de derde stap van de eigenlijke koppeling daar verder op in.


Na de import zitten vele klanten waarschijnlijk tweemaal in Teamleader. Om dat te voorkomen, activeer je het best de kolom 'Klantennummer boekhoudpakket' in je Teamleader-account. Zo zie je welke klanten een klantennummer hebben. Deze kolom is ook beschikbaar voor facturen.



Nu kun je de herhaalde klanten manueel of automatisch samenvoegen in Teamleader:

  • Manueel: voer de naam van een bedrijf in. Als er twee resultaten zijn, selecteer je 'Samenvoegen' onder 'Acties'. Je kunt ook samenvoegen via de detailpagina van een bedrijf (onder het pijltje bovenaan). Teamleader zal automatisch alle velden samenvoegen, dus ook het klantennummer. Als er een conflict is, kun je een van beide waarden kiezen.
  • Automatisch: als er meer dan 50 dubbels zijn, loont het vaak de moeite om automatisch samen te voegen, ook al is dat wat complexer. Dat kan met een mechanisme dat is ingebouwd in onze Excel- of CSV-import. Daarmee kun je de bedrijven automatisch samenvoegen en vervolgens de overige bedrijven (met bijvoorbeeld een net iets andere naam) manueel samenvoegen. Ga daarvoor als volgt te werk:
    1. Maak een segment aan met alle bedrijven die je hebt geïmporteerd. Al die bedrijven kregen automatisch een tag (in het geval van Exact Online 'Exact Online Import'), dus maak je het best een segment aan met de regel 'Tag' - 'bevat' - 'Exact Online Import'. Hier vind je een gids over tags aanmaken.
    2. Exporteer dat segment naar Excel.
    3. Voer in Teamleader de bulkactie 'Verwijderen' uit op dit segment: zo worden alle bedrijven opnieuw verwijderd.
    4. Verwijder de overbodige kolommen in het Excel-bestand, om te vermijden dat oudere gegevens uit je boekhoudpakket recentere gegevens van Teamleader overschrijven. Je hebt alleen de kolommen 'Naam' en 'Klantennummer boekhoudpakket' nodig, maar we raden aan ook het btw-nummer te importeren.
    5. Sla het Excel-bestand op en importeer het met onze importtool. Ook hier volstaan de velden 'Naam', 'Klantennummer boekhoudpakket' en 'Btw-nummer'.
    6. Wanneer Teamleader vraagt een criterium te kiezen voor het samenvoegen, kun je opteren voor de naam (als de naam bijna altijd dezelfde is) of het btw-nummer (als de meeste btw-nummers ingevoerd zijn). Je kunt het ook met verschillende criteria proberen en met de previewfunctie zien hoeveel nieuwe bedrijven worden toegevoegd. Dat aantal moet zo laag mogelijk zijn.
    7. Importeer de gegevens (opmerking: het veld 'Klantennummer boekhoudpakket' is niet standaard beschikbaar. Neem contact op met support om dit veld te activeren voor de import).
    8. Alle bewerkte bedrijven hebben nu een juist klantennummer.
    9. Alle toegevoegde bedrijven konden niet worden gematcht. Overloop deze manueel en voeg ze samen op de manier die we hierboven al beschreven.

Als alles goed verlopen is, zie je dat bij je facturen overal de kolom 'Klantennummer boekhoudpakket' is ingevuld. Als dat voor bepaalde klanten niet het geval is, moet je deze vergelijken met het geëxporteerde Excel-bestand. Als de klant daar niet instaat, zal de klant worden aangemaakt in je boekhoudpakket tijdens de volgende synchronisatie.