Heb je een factuur opgemaakt en verstuurd naar je klant? Heeft je klant deze over het hoofd gezien? Dan is het misschien tijd voor een betalingsherinnering. Dit kan met Teamleader zowel manueel als automatisch!


Manuele herinnering

  1. Om een betalingsherinnering manueel uit te sturen, ga je eerst naar de onbetaalde factuur. Je ziet vervolgens de knop 'Herinnering' staan. Het cijfer tussen haakjes toont of je eerder al herinneringen hebt uitgestuurd.
  2. Klik vervolgens op de knop Herinnering. Je krijgt dan dezelfde opties te zien als wanneer je de eerste keer een factuur verstuurt: wil je de herinnering via e-mail, via post of manueel verzenden?
  3. Wanneer je op Zend via e-mail klikt, kan je zelf een begeleidende tekst ingeven of kiezen voor een voorgedefinieerd template. Hiervoor ga je naar Instellingen > Facturen > 'Templates voor verzendingen'


.

4. De betalingsherinnering die je uitstuurt, is de oorspronkelijke factuur met als stempel 'herinnering" bovenaan rechts. Indien je ook incassokosten wil toevoegen, kan je er dit artikel eens op nalezen.


Opmerking:

Wanneer je de kolom 'Laatste verzending' aan het overzicht van je facturen toevoegt, kan je zien hoe vaak de factuur al verstuurd werd.

  • Nog niet verzonden: Factuur is nog niet verstuurd.
  • X dagen geleden (#1): Factuur is X dagen geleden voor het eerste verstuurd.
  • X dagen geleden (#2): Factuur is X dagen geleden voor de tweede maal verstuurd - dit is de eerste herinnering.



Automatische herinneringen

Indien je manueel werk wil vermijden, kan je ook een automatische herinnering voor je facturen instellen. 

  1. Hiervoor ga je naar Instellingen > Facturen > 'Automatische herinneringen'.



2. In het bovenstaande scherm moet je verschillende waarden definiëren:

  • Je kan kiezen hoe lang je factuur onbetaald kan blijven voordat je een herinnering uitstuurt.
  • Je kan kiezen tussen e-mail en post als verzendingsmethode.
  • Je kan ervoor kiezen om kosten aan te rekenen. Wil je graag weten waar je die kosten kan instellen? Klik hier.
  • Standaardtemplate: Dit is het template dat je ingesteld hebt onder Instellingen > Facturen > 'Templates voor verzendingen'.
  • Extra taal toevoegen: Je kunt ook een standaardtemplate voor een ander taal instellen. Wil je graag weten hoe je de taal van facturen en herinneringen kan wijzigen? Dit artikel helpt je op weg.