Bestaat je onderneming uit meerdere afdelingen? Wil je die graag tot op zekere hoogte gescheiden houden? Of ben je actief in twee bedrijven, en wil je nog steeds alles kunnen zien in een oogopslag? De optie om verschillende departementen aan te maken in Teamleader komt je ongetwijfeld van pas!


1. Een nieuw departement aanmaken

  1. Om een nieuw departement toe te voegen, ga je naar "Instellingen" > "Bedrijfsinfo" > “Departementen” en klik je vervolgens op het "+"-teken. In het vervolg kan je voor elk departement de juiste bedrijfsgegevens invoeren.
  2. Zoals je kan zien, kan je voor je nieuw departement een aantal zaken kiezen: een andere naam, een ander BTW-nummer, een ander adres, enz. Je kan verder ook aparte betalingsgegevens toevoegen, of een nieuw e-mailadres voor facturen.
  3. Zodra je alle relevante gegevens hebt ingevuld voor je nieuwe departement, klik je op "Opslaan" om te bevestigen.


2. Verschil tussen departementen

Bedrijfsinfo: Een nieuw departement aanmaken is de eerste stap. Wanneer je naar "Instellingen" > "Bedrijfsinfo" gaat, en vervolgens op het potloodje klikt naast het nieuwe departement, krijg je de optie om ook algemene voorwaarden en een logo toe te voegen.


Document layout: Je kan per departement ook verschillende layouts aanmaken voor offertes, facturen, enz. Hiervoor ga je naar "Instellingen" > "Document layout" en klik je op "Nu instellen". Je krijgt vervolgens een keuzemenu te zien met de verschillende departementen. Selecteer het nieuwe departement, en stel de juiste layout in voor offertes, facturen, ... 

  • Deze layout zal automatisch geselecteerd worden wanneer je een factuur aanmaakt voor dit departement. 
  • Bij offertes moet je het departement en de bijbehorende layout manueel selecteren.



Handtekening voor uitgaande e-mails: Via "Instellingen" > "Email layout" heb je de optie om een algemene handtekening in te stellen voor elk departement. Opgelet: deze handtekening is geen persoonlijke handtekening, maar een algemene handtekening voor je volledige Teamleader-account, dus voor alle e-mails verstuurd vanuit één departement.


E-mail templates voor facturen: Via "Instellingen" > "Facturen" > "Templates voor verzendingen" heb je de optie om e-mail templates aan te maken voor elk departement. Dit is vooral interessant voor automatische herinneringen.


Nummering van facturen en creditnota's: De nummering van facturen en creditnota's is afhankelijk van het departement. Wanneer je een factuur opmaakt, vraagt Teamleader je om een departement kiezen. Standaard wordt altijd het departement gekozen dat als eerste werd aangemaakt.


Wanneer je de eerste factuur of creditnota aanmaakt voor een nieuw departement, moet je het startnummer kiezen. Nieuwe facturen of creditnota's krijgen automatisch het daarop volgende nummer.


Statistieken: Via "Statistieken" krijg je o.a. de pipeline te zien voor elk departement. Om de weergavemodus te wijzigen, klik je op het pijltje bovenaan en selecteer je het juiste departement.



Opgelet: je kan geen medewerkers aan een departement toewijzen. Het is verder ook niet mogelijk om de toegang tot CRM, deals, facturen, enz. van een departement afhankelijk te maken. Indien je een collega toegang verleent tot facturen, dan ziet hij/zij alle facturen van alle departementen.