Wanneer je aan een project werkt, heb je voornamelijk te maken met twee soorten kosten: interne en externe.
Voor de interne kosten kan je alle tijdregistratie bundelen, de tijd die jij en je collega's aan een bepaald project hebben besteed. Klik hier voor de verschillende manieren om de tijdregistratie van een project bij te houden.
Externe kosten zijn gekoppeld aan externe materialen of uitgaven die nodig zijn om het project te voltooien. Bijvoorbeeld: de huurprijs van een locatie, grondstoffen voor een bouwplaats of wat dan ook. De externe kosten kunnen al even divers zijn als je projecten. Kijk hoe je ze kunt toevoegen, welke invloed ze hebben op het budget en hoe je ze kunt factureren.
Externe kosten toevoegen
- Ga naar 'Projecten' en klik op het betreffende project.
- Klik op de drie puntjes naast de projectdetails > 'Externe kost toevoegen' of ga naar de tab Projectinfo en scrol naar beneden naar de + naast 'Externe kosten'.
- Vul in wat je nodig hebt. Kies een artikel uit Teamleader Focus, of vul een nieuw artikel in. Als je bestaande artikelen kiest en er al een aankoopprijs werd toegevoegd aan het artikel via de artikelpagina, zal deze hier automatisch verschijnen.
- Specificeer het project (eerste keuzemenu na Btw-tarief) en de fase (tweede keuzemenu na Btw-tarief).
- Beslis of je ook een bestelbon wilt aanmaken, door de schuifknop 'Bestelbon opstellen in PDF' op 'Ja' te zetten. Klik hier voor meer informatie over bestelbonnen.
- Klik op 'Opslaan'.
- De externe kost wordt toegevoegd en verschijnt in een afzonderlijk veld onder 'Facturen' op de Projectinfo pagina van het project. De externe kosten vind je ook bij 'Materials' onder 'Verbruikt budget'.
Externe kosten bewerken/verwijderen
- Ga naar het betreffende project > Projectinfo > scrol naar beneden naar "Externe kosten".
- Beweeg met de cursor over de gewenste kost en klik op het potlood of het vuilbakje om de externe kost te bewerken of te verwijderen.
Wie heeft toegang tot externe kosten?
Een eindverantwoordelijke heeft toegang tot alle projectgegevens en kan de externe kosten zien.
Je kunt beslissen wie de kosten van een project kan beheren. Ga daarvoor naar Instellingen > Projecten > Voorkeuren > Beperk toegang tot financiële informatie op projecten.
In het geval dat je de kosten wilt verbergen voor je medewerkers, moet je naast het aanzetten van bovenvermelde slider ook de toegang tot de facturatiemodule voor de medewerkers in kwestie deactiveren. Bekijk dit artikel voor meer informatie daarover.
- Als een deelnemer toegang heeft tot externe kosten en tot de facturen = hij of zij kan alle externe kosten zien
- Als een deelnemer toegang heeft tot externe kosten maar niet tot de facturen = hij of zij kan enkel de eigen externe kosten zien.
In het geval dat je de kosten wilt tonen aan je medewerkers, moet je de slider uitschakelen:
- Als een deelnemer toegang heeft tot externe kosten en tot de facturen = hij of zij kan alle externe kosten zien
- Als een deelnemer toegang heeft tot externe kosten maar niet tot de facturen = hij of zij kan nog steeds alle externe kosten zien
Externe kosten in het projectbudget
- De externe kosten maken uiteraard deel uit van je projectbudget. Je vindt ze bij 'Materials' onder 'Verbruikt budget' op de Projectinfo pagina.
- De externe kosten zullen ook automatisch berekend worden in de winst van je projecten. Klik op de link om meer te leren.
Externe kosten factureren
- Zorg ervoor dat de facturatie-instellingen van de fase die je wilt factureren op 'Time & Material' staat. Om deze instellingen te controleren, klik je op de 'Details' van een fase om deze te Wijzigen.
- Ga naar de Projectinfo pagina > Facturen > Klik op het '+'-teken.
- Selecteer 'Facturatie op basis van fase' als type.
- Kies de fase die je wilt factureren.
- Klik op 'Go'.
- Interne en externe kosten worden samen gefactureerd en worden als afzonderlijke posten weergegeven op je factuur, gegroepeerd onder de overeenkomstige fase.