Als je met Teamleader aan de slag gaat, wil dit niet zeggen dat je van nul begint. Het kan bijvoorbeeld dat je al een lijst met deals hebt die je graag zou toevoegen: of deze deals nu al aanvaard zijn of niet, je kan ze makkelijk in Teamleader importeren!


Hou er rekening mee dat je importbestand (CSV of Excel) bepaalde gegevens moet bevatten en de juiste structuur moet hebben. Meer informatie hierover vind je in dit artikel.


Zodra je bestand de juiste structuur heeft, stuur je het simpelweg door naar support met een schriftelijke bevestiging om de import uit te voeren. Ons supportteam zal de import dan voor jou uitvoeren.


Opmerkingen:


  • Wanneer je deals importeert, kan je enkel nieuwe deals toevoegen. Je kan via een import geen bestaande deals aanpassen. Los daarvan werkt het importeren van deals op dezelfde manier als het importeren van je CRM: de kolommen moeten met de juiste velden 'gematcht' worden. De optie om een import ongedaan te maken blijft daarna ongeveer twee weken beschikbaar.
  • Wanneer je meer dan 1 bedrijfsentiteit hebt, dan moet je een apart excel bestand maken per bedrijfsentiteit. Anders zullen je deals allemaal in voor je standaard bedrijfsentiteit worden toegevoegd. Vergeet niet om de velden voor de gelinkte offerte offerte te linken (cf. b) Velden voor de gelinkte offerte).


Bestand importeren

a) Velden van de deal zelf

1 lijn in het bestand per artikellijn. Je vindt een voorbeeldbestand aan het eind van dit artikel.


Verplichte kolommen:

  • Naam van de klant:contact of bedrijf in jouw CRM.
    • Als de klant niet gevonden wordt, wordt er een nieuw bedrijf aangemaakt.
    • Als de klant al bestaat, controleer dan zeker of de voor- en achternaam in de juiste volgorde staan en dat de naam van het bedrijf of contact volledig overeenkomt met de naam in Teamleader.
    • Als je verschillende deals voor dezelfde klant in je Excel-bestand hebt, zorg er dan voor dat ze niet vlak onder elkaar in je bestand staan, anders zal Teamleader deze deals voor deze klant samenvoegen. Als je de andere deal helemaal onderaan in je Excel-bestand plaatst, zal Teamleader deze gegevens als afzonderlijke deals herkennen.
  • Titel: titel van de deal

Optionele kolommen:

  • Verantwoordelijke: Elk deal heeft een verantwoordelijke nodig. Dit moet een actieve Teamleader-gebruiker zijn. Indien deze kolom ontbreekt of een veld niet ingevuld werd, zal Teamleader je tijdens de import vragen welke gebruiker je wil aanduiden. Standaard is dit de gebruiker die de import uitvoert, maar je kan dus gelijk welke andere actieve Teamleader-gebruiker selecteren.
  • Contact: Dit is de contactpersoon die aan het bedrijf gelinkt is. Dit veld kan alleen maar ingevuld worden indien de de klant van de deal een bedrijf is.
  • Fase: de naam van de fase zoals in de instellingen gedefinieerd. Dit kan je doen via Instellingen > Deals > Dealfases.
  • Datum in huidige fase: Je kan aanduiden wanneer de deal in de huidige fase is beland, bv. de datum van aanvaarding of weigering. (aangeraden format: yyyy-mm-dd)
    Opmerking: Er is een groot verschil tussen de export en import van deals. Bij het exporteren van deals is het mogelijk om 3 verschillende data te verkrijgen: datum aanvaard, datum geweigerd en datum toegevoegd. Bij het importeren van een deal is het slechts mogelijk één datum te importeren en dat is de datum van de deal in zijn huidige fase. 
  • Herkomst: Dit is de herkomst van de deal. Indien de herkomst onbekend is, laat je dit veld best gewoon leeg. (Vul niet "Onbekend" in.)
  • Slaagkans (%): Dit is de slaagkans van de deal. De waarde moet een geheel getal zijn tussen 0 en 100.
  • Reden geweigerd: Korte reden voor de weigering. Dit wordt later in de statistieken gebruikt.
  • Reden geweigerd (uitgebreid): Een gedetailleerdere omschrijving, waarin je aangeeft waarom de deal geweigerd werd.
  • Bedrag excl. btw: indien er geen offerte gelinkt is aan een deal, kan je hier een algemeen bedrag (waarde van de offerte) invullen. De munteenheid van deze bedragen moet overeenkomen met de munteenheid die je koos voor je Teamleader-account.
  • ID: Een ID die met het bedrijf gelinkt wordt (dit moet een custom field van het type 1-lijn-tekst zijn)
  • Custom fields: Custom fields op dealniveau kunnen bij een import ook ingevuld worden. Wij raden je aan om de nodige custom fields aan te maken voordat je de import uitvoert.
  • Verwachte beslissingsdatum: Dit is de datum dat je verwacht dat een deal aanvaard/gewonnen zal zijn (aangeraden format: yyyy-mm-dd)


b) Velden voor de gelinkte offerte

In het CSV-/Excelbestand moet er één regel zijn voor elk item op de offerte. Vervolgens vul je de informatie hierboven in voor elke regel. Onderaan dit artikel vind je een voorbeeldbestand.


De artikelen van de offerte worden opgeslagen, maar er wordt nog geen offerte aangemaakt. Dit moet manueel gebeuren, net zoals de begeleidende tekst, de layout, enz.


Verplichte kolommen:

  • Naam item
  • Prijs item excl. btw: Dit is de prijs per stuk zonder btw. De munteenheid van dit bedrag moet overeenkomen met de munteenheid die je koos voor je Teamleader-account.
  • Btw-tarief item: Dit is het btw-tarief voor het artikel, bv. 0, 6, 12, 21, CM (intracommunautair), MC (medecontractant), EX (buiten EU), VCMD (intracommunautaire diensten)
  • Aantal items: Hier vul je het aantal items in.

Optionele kolommen:

  • Totale Prijs met btw: Dit veld gebruik je ter verificatie. Dit is de som van alle artikelen op de factuur. De munteenheid van dit bedrag moet overeenkomen met de munteenheid van jouw Teamleader-account.
  • Tussentitel Item: Tussentitel die boven het item komt te staan.
  • Rekening Item: Je kunt een grootboekrekening aan de posities toekennen, bijvoorbeeld 700000 (BE), 8000 (NL). De grootboekrekeningen moeten op voorhand aangemaakt worden onder Instellingen > Facturen > Grootboekrekeningen.