Je gaat net met Teamleader van start, maar dit hoeft niet te betekenen dat je tot nu geen facturen hebt opgemaakt. Daarom kan het handig zijn om eerdere facturen toe te voegen in Teamleader. Of deze facturen nu betaald zijn of niet, je kan ze heel makkelijk in Teamleader importeren!


Hou er rekening mee dat je importbestand (CSV of Excel) bepaalde informatie moet bevatten en de juiste structuur moet hebben. Meer informatie hierover vind je in dit artikel.


Als je bestand de juiste structuur heeft, stuur je het samen met je login-gegevens door naar support. Wij zullen de import dan voor jou uitvoeren.


Opmerking: om veiligheidsredenen vragen wij je om je wachtwoord aan te passen voordat je je login-gegevens naar ons doorstuurt.


Belangrijke opmerkingen:

  • Via een import kan je enkel nieuwe facturen toevoegen, bestaande facturen kunnen niet gewijzigd worden. Daarnaast werkt de import van deals op dezelfde manier als een import van je CRM: de kolommen moeten met de juiste velden 'gematched' worden. De optie om een import ongedaan te maken blijft ongeveer twee weken beschikbaar.
  • De boekjaren moeten aangemaakt worden. Dit betekent: als je facturen van 2015 wil importeren, moet je eerst onder "Instellingen" > "Facturen" > "Boekjaren" het boekjaar 2015 aanmaken.
  • Als je facturen van verschillende departementen wil importeren, moet je deze departementen eerst toevoegen in Teamleader.
  • Als je de facturen zelf ook wil toevoegen (de artikelen op de factuur), dan worden alle facturen aangemaakt in het standaardtemplate. 
  1. Om een andere layout als standaard in te stellen, ga je naar "Instellingen" > "Documenten layout" en kies je vervolgens de factuur die je als standaard wil instellen. 
  2. Klik daarna op "Acties" om de layout als standaard in te stellen. Indien je met verschillende departementen werkt, moet je dit voor elk departement doen.


Importbestand


a) Velden op de factuur zelf


Verplichte kolommen

  • Klantnaam: Naam van de contactpersoon of het bedrijf; indien de klant in het CRM nog niet bekend is, dan wordt er een bedrijf aangemaakt.
  • Betalingstermijn:
    • OD/CONT/CONTANT: contant (0 dagen)
    • 7, 21, 30, 7D, 21D, 30D...: Standaard betalingstermijn
    • 30DEM: 30 dagen voor het einde van de maand (zelfde principe voor 60DEM en 90DEM)
    • Opmerking: Indien je een betalingstermijn invult die niet in de lijst met betalingstermijnen staat, (zie dit artikel voor meer informatie) dan wordt die betalingstermijn gebruikt voor de specifieke facturen die je hebt opgegeven, maar niet aan de lijst van betalingstermijnen toegevoegd.
  • Permanent: 0/1: 0 betekent dat er een pro-forma factuur aangemaakt wordt, 1 betekent dat er een ingeboekte factuur aangemaakt wordt
  • Nummer: Factuurnummer, enkel cijfers zonder de prefix (enkel nodig indien de factuur ingeboekt wordt)
  • Betaald: 0/1: 0 factuur is nog niet betaald, 1: factuur werd betaald
  • Datum van de factuur: Datum (aanbevolen indeling: jjjj-mm-dd)


Optionele kolommen

  • Datum betaald: Datum waarop de factuur betaald werd (aanbevolen indeling: jjjjj-mm-dd)
  • Departement: Deze kolom moet je enkel invullen als je met meerdere departementen werkt.
  • Custom fields: Custom fields op factuurniveau kunnen bij een import ook ingevuld worden. We raden je aan om deze velden aan te maken voor je de import uitvoert.
  • ID: Je kan een ID invullen om met een bedrijf te matchen (dit moet een custom field van het type 1-lijn-tekst zijn)
  • Projectnummer of custom field om met een project te matchen: Op deze manier heb je de optie om een factuur toe te voegen aan een project.


b) Velden op de factuur zelf


1 regel in het bestand per artikellijn, de bovenstaande kolommen worden voor elk van de regels ingevuld. Onderaan dit artikel vind je alvast een voorbeeldbestand terug.


Verplichte kolommen

  • Naam item
  • Prijs item excl. BTW: Dit is de prijs per stuk zonder BTW. De munteenheid van deze bedragen moet gelijk zijn aan de munteenheid van je account.
  • BTW-tarief item: Dit is het BTW-tarief dat op dit artikel van toepassing is, bv. 0, 6, 12, 21, CM (intracommunautair, MC (medecontractant), EX (buiten EU), VCMD (Intracommunautaire diensten)
  • Aantal items: Hier geef je het aantal items per artikel in.


Optionele kolommen

  • Totale Prijs met BTW: ter verificatie (som van alle lijnen)
  • Tussentitel item: tussentitel die boven het item komt te staan
  • Rekening item: boekhoudkundige grootboekrekening, bijvoorbeeld 700000 (BE), 8000 (NL). De grootboekrekeningen moeten op voorhand worden aangemaakt via "Instellingen" > "Facturen" > "Grootboekrekeningen".