Teamleader is je nieuwe tool, maar dat betekent niet dat je al geen abonnementen hebt lopen. Goed nieuws: je kan deze makkelijk importeren in Teamleader!


Hou er echter rekening mee dat je bestand (CSV of Excel) bepaalde gegevens moet bevatten, en de juiste structuur moet hebben. Je leest hier meer over in dit artikel.


Zodra je bestand de juiste structuur heeft, stuur je het samen met je login-gegevens door naar support. Ons support team zal de import dan voor jou uitvoeren.


Opmerking: om veiligheidsredenen vragen we je om je wachtwoord te wijzigen voordat je ons je login-gegevens doorstuurt.


Belangrijke opmerkingen:

  • Bij een import kan je enkel nieuwe abonnementen toevoegen, je kan geen bestaande abonnementen wijzigen. Daarnaast werkt het importeren van abonnementen op dezelfde manier als het importeren van je CRM: de kolommen moeten met de juiste velden 'gematched' worden. De optie om een import ongedaan te maken blijft daarna ongeveer twee weken beschikbaar.
  • Indien je abonnementen voor verschillende departementen wil importeren, dan moet je deze departementen eerst aanmaken in Teamleader.
  • Als je de facturen zelf wil importeren (de artikelen op de factuur), dan worden alle facturen aangemaakt met het standaardtemplate. 
  1. Om een template in te stellen als standaardtemplate, ga je naar "Instellingen" > "Documenten layout" en kies je de template die je als standaard wil instellen. 
  2. Klik vervolgens op "Acties" om die template als standaard-layout in te stellen. Indien je met verschillende departementen werkt, moet je dit voor elk departement doen.


Importbestand


a) Velden voor het abonnement zelf


Verplichte kolommen

  • Klantnaam: Naam van de contactpersoon of het bedrijf; indien de klant in het CRM nog niet bekend is, dan wordt er een bedrijf aangemaakt.
  • Abonnementstitel
  • Betalingstermijn:
    • OD/CONT/CONTANT: contant (0 dagen)
    • 7, 21, 30, 7D, 21D, 30D...: Standaard betalingstermijn
    • 30DEM: 30 dagen voor het einde van de maand (zelfde principe voor 60DEM en 90DEM)
    • Opmerking: Indien je een betalingstermijn invult die niet in de lijst met betalingstermijnen staat, (zie dit artikel voor meer informatie), wordt deze termijn gebruikt voor de specifieke abonnementen in je lijst en alle facturen die daarop gebaseerd zijn. Let er echter op dat de betalingstermijn niet automatisch wordt toegevoegd aan de lijst met betalingstermijnen.
  • Herhalen na: na welke periode wordt het abonnement hernieuwd?
    • per 2 weken / Every two weeks
    • maandelijks / monthly
    • per 2 maanden / Every two months
    • per kwartaal / quarterly
    • per 4 maanden / Every four months
    • per half jaar / Every six months
    • jaarlijks / yearly
    • per 2 jaar / Every two years
    • Let op: De periode moet steeds in het Engels staan, Teamleader herkent enkel Engelse woorden.
  • Startdatum van het abonnement: De eerste factuur wordt op deze datum aangemaakt. Als deze datum in het verleden ligt, schuift de hernieuwingsdatum automatisch op totdat een datum in de toekomst wordt bereikt. Deze datum wordt dan de volgende hernieuwingsdatum. (aanbevolen indeling: jjjj-mm-dd).


Optionele kolommen

  • Einddatum: Einddatum van het abonnement (aanbevolen indeling: jjjj-mm-dd)
  • Departement: Dit moet je enkel invullen indien je met verschillende departementen werkt.
  • Direct inboeken: 0/1; 0 betekent dat de automatisch aangemaakte facturen pro-forma facturen zijn, 1 betekent dat de facturen niet enkel automatisch aangemaakt maar ook automatisch ingeboekt zullen worden.
  • Facturen automatisch versturen: 0/1: 0 betekent dat de factuur niet automatisch verstuurd wordt, 1 betekent dat de factuur wel automatisch verstuurd wordt.
  • Factuur versturen via post: 0/1: 0 betekent dat de factuur niet automatisch via post verstuurd wordt, 1 betekent dat de factuur wel automatisch per post verstuurd wordt.
  • Custom fields: custom fields op factuurniveau kunnen ook ingevuld worden bij een import. We raden je aan deze custom fields aan te maken voordat je de import uitvoert.
  • ID: Een ID om met een bedrijf te matchen (dit moet een custom field van het type 1-lijn-tekst zijn)


b) Velden voor de items op de factuur


1 lijn in het bestand per artikellijn, de bovenstaande kolommen worden voor elk van de lijnen ingevuld. Aan het eind van dit artikel vind je een voorbeeldbestand.


Verplichte kolommen

  • Naam item
  • Prijs item excl. BTW: Dit is de prijs per stuk zonder BTW. De valuta van dit bedrag moet gelijk zijn aan de valuta van je account.
  • BTW-tarief item: Dit is het BTW-tarief dat op het item van toepassing is, bv 0, 6, 12, CM (Intracommunautair), MC (medecontractant), EX (buiten EU), VCMD (Intracommunautaire diensten)
  • Aantal items: Hier vul je het aantal items in.


Optionele kolommen

  • Totale Prijs met BTW: ter verificatie (som van alle lijnen)
  • Tussentitel item: tussentitel die boven het item komt te staan
  • Rekening item: boekhoudkundige grootboekrekening, bijvoorbeeld 700000 (BE), 8000 (NL). De grootboekrekeningen moeten op voorhand aangemaakt worden via "Instellingen" > "Facturen" > "Grootboekrekeningen".