Als je met Teamleader aan de slag gaat, betekent dit niet noodzakelijk dat je absoluut van nul begint. Mogelijks heb je al een lijst met projecten die je graag in Teamleader zou importeren. Wel, dat kan!


Hou er echter rekening mee dat je importbestand (CSV of Excel) bepaalde informatie moet bevatten en een bepaalde structuur moet hebben. Meer informatie daarover vind je in dit artikel.


Zodra je bestand juist gestructureerd is, stuur je het samen met je logingegevens naar ons support. Ons support team zal dan de uiteindelijke import uitvoeren.


Opmerking: Om veiligheidsredenen vragen we je om je wachtwoord aan te passen voordat je je logingegevens naar ons doorstuurt.


Belangrijke opmerkingen:

  • Via een import kan je enkel nieuwe projecten toevoegen, je kan geen bestaande projecten wijzigen. Daarnaast werkt het importeren van projecten op dezelfde manier als het importeren van je CRM: de kolommen moeten met de juiste velden 'gematched' worden. De optie om een import ongedaan te maken blijft ongeveer twee weken beschikbaar.
  • Een project moet uit minstens één en maximaal tien fases bestaan.
  • Je kan via een CSV-import geen extra medewerkers aan een project toevoegen. Als je een nieuw segment aan het project toevoegt, kan je medewerkers toevoegen als deelnemers of eindverantwoordelijke via "Acties".


Importbestand

a) Velden voor het project zelf

Verplichte kolommen

  • Projectnaam: Naam/Titel van het project
  • Budget: Indien er geen vast budget is, dan kan je hier gewoon 0 invullen.
  • Startdatum: Start datum van het project (aangeraden formaat: yyyy-mm-dd)
  • Klantnaam: Naam van de klant
    • Wanneer een klant uit je Excel- of CSV-bestand nog niet bestaat in Teamleader, dan wordt er na de import een nieuw bedrijf aangemaakt door Teamleader.
    • Wanneer dezelfde bedrijfs-/contactnaam al twee keer bestaat in Teamleader, dan wordt na de import het project gekoppeld aan het bedrijf/contact dat het laatst aan Teamleader werd toegevoegd.

Optionele kolommen

  • Verantwoordelijke: Naam van de Teamleader-gebruiker die voor het project verantwoordelijk is.
  • Projectnummer: Vul hier het projectnummer in; je kan hier geen letters invullen, alleen maar getallen.
  • Custom fields: Custom fields op projectniveau kunnen ook ingevuld worden bij een import. We raden aan deze custom fields voor de import aan te maken.
  • Status:Je kan kiezen uit deze opties:
    • actief (active): dit is de standaardwaarde
    • klaar (done): project werd afgewerkt
    • geannuleerd (cancelled): geannuleerd project
    • on hold (on hold): project staat on hold op dit moment
    • Opmerking: De namen van de projectstatussen moeten worden toegevoegd in het Engels. Indien je deze zou vertalen of wijzigen zouden ze niet worden herkend door Teamleader.
  • ID om met een bedrijf te matchen: ID om met een bedrijf te matchen. Dit moet een custom field zijn op bedrijfsniveau van het type 1-lijn-tekst.


b) Velden voor gelinkte fases

Verplichte velden

  • Naam van de fase
  • Budget: Indien er geen vast budget is, dan geef je gewoon 0 in. Let op: De som van de fases mag niet groter zijn dan het budget van het volledige project zijn.
  • Facturatiemethode:Een van de volgende drie opties. Wanneer een verkeerde optie werd opgegeven zal "time_and_materials" worden gebruikt: 
    • time_and_materials
    • fixed_price
    • non_invoiceable
  • Opleverdatum: opleverdatum van de fase. Deze datum moet later zijn dan de startdatum van het project (aangeraden format: yyyy-mm-dd).

Optionele kolommen

  • Verantwoordelijke: Indien dit veld leeg is, dan wordt de verantwoordelijke van het gelinkte project automatisch geselecteerd.
  • Gesloten: 0/1: 0 betekent dat de fase nog openstaat (standaardwaarde), 1 betekent dat de fase werd afgesloten. Voor afgesloten projecten is de standaardwaarde 1.