Voor velen van ons betekent een nieuw kalenderjaar ook een nieuw boekjaar of voorbereidingen voor het nieuwe jaar. Gelukkig is Teamleader hier op voorbereid zodat je zelf nog zo weinig mogelijk moet doen. Indien je toch nog wat onzeker bent over wat er precies moet gebeuren tegen het einde van het vierde kwartaal, dan kan je hier enkele praktische vragen en antwoorden vinden speciaal voor jou:


Facturatie

  • Moet ik mijn eigen boekjaar aanmaken voor 2021? 
  • Zal de nummering van mijn facturen opnieuw starten vanaf 1? En de nummering van de deals? En de nummering van alle andere documenten? 
  • Wat met creditnota's?
  • Kan ik mijn eigen boekjaar aanmaken? 
  • Kan ik nog steeds facturen inboeken in het vorige boekjaar? 
  • Mijn Teamleader account is verbonden met een boekhoudpakket. Moet ik iets veranderen?
  • De synchronisatie van mijn facturen naar mijn boekhoudprogramma faalde en ik weet niet waarom?


Q: Moet ik mijn eigen boekjaar aanmaken voor 2021? 

A: Neen. Als je boekjaar samenvalt met het kalenderjaar, dan zal Teamleader automatisch een nieuw boekjaar genereren samen met je eerste factuur van 2021- zelfs wanneer die factuur wordt gegenereerd uit een abonnement. Als je een van onze vele boekhoudintegraties gebruikt, dan zullen standaard dezelfde dagboeken als in het vorige boekjaar worden overgenomen.


Trouwens, dit geldt niet alleen voor boekjaren die samenvallen met het kalenderjaar. Stel dat je boekjaar eindigt op 31 maart en je je eerste factuur aanmaakt op 1 april, dan zal Teamleader op dezelfde manier automatisch een nieuw boekjaar genereren.


Q: Zal de nummering van mijn facturen opnieuw starten vanaf 1?

A: Ja. De nummering van je facturen zal opnieuw starten vanaf de allereerste factuur van je nieuwe boekjaar. De prefix zal ook de naam zijn van het nieuwe boekjaar. In het boekjaar 2021 zal de eerste factuur dus genummerd zijn als 2021/1.

Q: En de nummering van de deals?

A: Nee, de dealnummering zal gewoon verder lopen.

Q: En de nummering van alle andere documenten? 

A: Nee, deze nummering zal gewoon verder lopen. Als je deze nummering toch wilt wijzigen, kan je daar meer over lezen in dit artikel. Gelieve de instructies zorgvuldig door te nemen. 


Q: Wat met creditnota's?

A: Hier geldt hetzelfde principe als met de facturen. De nummering van de creditnota's zal ook vanaf 1 starten. Zoals je weet is dit een aparte nummering, die verschilt van de factuurnummering.


Q: Kan ik mijn eigen boekjaar aanmaken? 

A: Ja, dat kan. Ga naar Instellingen > Facturen > Boekjaren > symbool. Als je dit doet zal Teamleader niet automatisch nog een nieuw boekjaar aanmaken. Je eigen boekjaren aanmaken is aangeraden als je je eigen factuurnummering wilt bepalen. 


Q: Kan ik nog steeds facturen inboeken in het vorige boekjaar? 

A: Zeker, je kan altijd facturen inboeken in het vorige boekjaar. Zorg er enkel voor dat je op de datum let. Stel dat je laatste factuur van je boekjaar 20 december was, dan is het nog steeds mogelijk om facturen toe te voegen vanaf 20 tot en met 31 december. Wanneer je laatste factuur op 31 december ingeboekt staat, dan kan je enkel nog facturen toevoegen op deze datum.

 

Q: Mijn Teamleader account is verbonden met een boekhoudpakket. Moet ik iets veranderen?

A: De meeste types boekhoudprogramma's genereren automatisch een nieuw boekjaar bij het eindigen van het laatste boekjaar. Het kan uiteraard geen kwaad om dit nog eens extra te controleren. 


Q: De synchronisatie van mijn facturen naar mijn boekhoudprogramma faalde, waarom?

A: Om te weten te komen wat er precies fout gaat kan je nakijken of je een foutmelding krijgt. Navigeer naar je facturen en klik op de dubbele pijlen in de rechterbovenhoek om de manuele synchronisatie met je boekhoudpakket te starten. Je zult een notificatie ontvangen via het kloksymbooltje:

De foutmelding vertelt je waar de synchronisatie fout gaat of zal je aanraden ons te contacteren. Gelieve ons te laten weten welke foutmelding je precies krijgt. Het kan ook helpen om de kolom 'Boekstuknummer' toe te voegen aan het overzicht van je facturen door op het tandwieltje in de rechterbenedenhoek te klikken. De eerste factuur die niet kan worden gesynchroniseerd, is de factuur zonder een boekstuknummer. Het probleem ligt wellicht bij deze factuur.  


Artikelen

  • Hoe kan ik een indexatie van mijn artikelprijzen doorvoeren?
  • Ik heb de prijzen van mijn artikelen verhoogd, wat gebeurt er met mijn abonnementen?

Q: Hoe kan ik een indexatie van mijn artikelprijzen doorvoeren?

A: Eerst moet je je artikelen exporteren, erna de prijs aanpassen in Excel en vervolgens het bestand opnieuw importeren in Teamleader. Als je je huidige prijzen wilt blijven gebruiken en enkel voor bepaalde klanten een prijsstijging wilt doorvoeren, dan kan je werken met prijslijsten. Meer informatie hierover kan je lezen in dit artikel.


Q: Ik heb de prijzen van mijn artikelen verhoogd, wat gebeurt er met mijn abonnementen?

A: De prijzen van je artikelen in je abonnement(en) zullen niet automatisch wijzigen. In dit geval moet je naar het abonnement in kwestie navigeren, de prijzen van de artikelen aanpassen en het abonnement opnieuw opslaan. De hierna gegeneerde facturen zullen de aangepaste prijzen hebben.


HR-instellingen

  • Enkele gebruikers zullen vervangen worden door nieuwe collega's aan het begin van het jaar. Welke stappen moet ik ondernemen?
  • Moet ik nieuwe verloftypes aanmaken aan het begin van het jaar?
  • Hoe kan ik een jaaroverzicht krijgen van het verlof van mijn werknemers?


Q: Enkele gebruikers zullen vervangen worden door nieuwe collega's aan het begin van het jaar. Welke stappen moet ik ondernemen?

A: Deactiveer de gebruikersaccounts van de gebruikers die Teamleader niet meer zullen gebruiken. De plaats die is vrijgekomen kan je gebruiken om een nieuwe gebruiker aan te maken, zodat je collega met een schone lei kan starten. Meer informatie hierover vind je in dit artikel.


Q: Moet ik nieuwe verloftypes aanmaken aan het begin van het jaar?

A: We adviseren je om dit inderdaad te doen in plaats van de geldigheidsdatum van een bestaand verloftype aan te passen. Hetzelfde verloftype hergebruiken kan tot fouten leiden. De vakantiedagen van het vorige jaar zouden bv. kunnen verdwijnen en hierdoor opgeteld worden bij het geregistreerde verlof van het nieuwe jaar.


Q: Hoe kan ik een jaaroverzicht krijgen van het verlof van mijn werknemers?

A: Navigeer naar Instellingen > HR > Klik op de drie puntjes naast 'Sluitingsdagen' > Klik op 'Excel export'.


Ongefactureerde tijd factureren

(Deze functionaliteit is beschikbaar in ons Move-pakket of hoger)


Q: Hoe kan ik de resterende ongefactureerde tijd van mijn klanten in 2019 factureren?

A: Navigeer naar Facturen > Timetracking factureren. Je kunt ook klikken op Geavanceerde opties om enkel Timetracking te factureren tot en met een bepaalde datum.


Misschien is het een beetje vroeg, maar toch een gelukkig nieuwjaar!