Verkoop je diensten? Onvermijdelijk kom je dan in aanraking met uurregistratie en de daaruit volgende facturatie. 


Bijvoorbeeld: Je stelt een uurtarief in per medewerker in en wanneer ze een dienst hebben verleend wil je de gewerkte uren factureren. Dit kan op verschillende manieren en met verschillende uurtarieven. 


In dit artikel leggen we uit hoe je uurtarieven kan gebruiken in Teamleader. Dit zijn de twee belangrijkste methodes: 

  • Selecteer een uurtarief voor al je klanten (gebaseerd op 3 verschillende keuzes) 
  • Stel verschillende uurtarieven in per klant of project


1. Keuze van het uurtarief

Allereerst moet je vaststellen op welke manier een uurtarief bepaald moet worden, daarbij zijn er drie keuzes:

A. Prijs per medewerker

B. Prijs per taaktype

C. Vaste prijs 


A. Prijs per medewerker

Je kan voor elke medewerker in de organisatie een prijs bepalen. Dit wordt vaak gebruikt om bijvoorbeeld een onderscheid te maken tussen een junior en senior profiel.

Voorbeeld:

Jan werkt aan 80 EUR per uur, terwijl Maarten aan 100 EUR per uur werkt.

Beiden zijn designers die elk vijf uur gepresteerd hebben. Je wilt de gepresteerde tijd uiteraard doorfactureren aan de klant. Op de factuur zullen er dan twee factuurlijnen voorzien worden:

Beschrijving
Prijs excl. btw
Aantal
Subtotaal
Design
80
5
400
Design
100
5
500


In Teamleader kan je de prijs per medewerker instellen via Instellingen > Medewerkers > "Medewerkers". Klik daar op het potloodje. Bij het bewerken van een medewerker krijg je de mogelijkheid om een vast tarief in te stellen.


B. Prijs per taaktype

Je kan er ook voor kiezen om per taaktype te factureren. Zo kan je er bijvoorbeeld voor kiezen om development een hoger uurtarief toe te kennen dan analyse.

Voorbeeld:

In de onderneming reken je 65 EUR per uur voor analyse, terwijl er een uurtarief van 85 EUR per uur voor development geldt.

Stel dat er tien uur werd gepresteerd op analyse en vijf uur op development. Op de factuur zullen dan volgende twee factuurlijnen voorzien worden:


Beschrijving
Prijs excl. btw
Aantal
Subtotaal
Analyse
65
10
650
Development
85
5
425


Het uurtarief per taaktype kan je in Teamleader bepalen via Instellingen > Agenda > "Soorten taken". Bij het toevoegen of bewerken van soorten taken kan je dan een uurprijs definiëren.

C. Vaste prijs per uur

Tot slot kan je ook één tarief instellen, ongeacht het taaktype of de medewerker.


Voorbeeld 


In de onderneming geldt een tarief van 90 EUR per uur. Stel dat er dan 10 uren werden gepresteerd op analyse en 5 uur op development. Op de factuur zullen er twee factuurlijnen voorzien worden:

Beschrijving
Prijs excl. btw
Aantal
Subtotaal
Analyse
90
10
900
Development
90
5
450


Je kunt een standaardtarief voor je organisatie instellen via Instellingen < Facturen < Stel een standaard uurprijs in.

2. Verschillende uurtarieven per klant of project

Voor sommige klanten of projecten kan je ook dan nog kiezen om uitzonderingen in te stellen. 


A. Op klantniveau

B. Op projectniveau

C. Type uurtarief wijzigen


A. Op klantniveau

Op klantniveau kan je steeds instellen of een klant aangerekend wordt volgens de drie hierboven besproken principes: prijs per medewerker, prijs per taaktype of vaste prijs. 


Voor klanten zal dus steeds het standaardtarief aangerekend worden, tenzij je via deze optie een nieuw uurtarief instelt. 


Ga je bij een contact of bedrijf bovenaan naar "Facturatievoorwaarden", dan krijg je volgende opties te zien:


Op klantniveau zijn er dus drie opties:

  1. Prijs per medewerker: de vooraf ingestelde prijs per medewerker wordt gebruikt bij het factureren.
  2. Prijs per taaktype: de vooraf ingestelde prijs per taaktype zal gebruikt worden bij het opmaken van de factuur.

Dit zijn standaardwaarden die altijd gelden. Hier kan niet van afgeweken worden.

  1. Vaste prijs: dit is in te stellen per klant. Als je het uurtarief wijzigt, zal het systeem altijd vragen of ongefactureerde tijd ook aangepast moet worden. Je kan ook kiezen of timetracking pas vanaf een bepaalde datum van toepassing is. Dit kan handig zijn bij bijvoorbeeld een indexaanpassing bij het begin van het nieuwe jaar.


B. Op projectniveau

Ook op projectniveau kan je instellen of het project aangerekend wordt volgens de principes prijs per medewerker, prijs per taaktype of vaste prijs.

Hier kunnen echter nog extra uitzonderingen voorzien worden.

1. Je kiest voor een uurtarief per medewerker maar het uurtarief wijkt af voor dit specifieke project.

Voorbeeld: Jan werkt normaal gezien altijd aan 80 EUR per uur, maar voor dit project spreek je af dat zijn tarief 85 EUR per uur zal zijn. Dit pas je aan in het project zelf, in het kader medewerkers. Klik je op het potloodje, dan kan je nog een aangepaste uurprijs ingeven.

2. Het uurtarief per medewerker wijzigt in de loop van het project

Voorbeeld: Jan werkt aan 85 EUR per uur in project A. Maar vanaf 1 januari wordt dat tarief 90 EUR per uur door bijvoorbeeld een indexatie.

Vanaf nu zullen alle prestaties van Jan in project A aan 90 EUR gerekend worden. Vooraleer je de wijziging kan doorvoeren, zal er ook gevraagd worden wat er moet gebeuren met de nog niet gefactureerde prestaties. Met andere woorden, mogen de prestaties uit het verleden ook aangepast worden of enkel deze in de toekomst?



3. Je kiest voor een vast tarief en dit wijzigt in de loop van het project.

Voorbeeld: Normaal reken je alle prestaties in project B af aan 100 EUR per uur. Maar door de complexiteit van het project spreek je af met de klant om alle niet gefactureerde prestaties te factureren aan 110 EUR.

Dan kan je het nieuwe tarief instellen en aangeven dat alle prestaties uit het verleden die nog niet werden gefactureerd, aangepast mogen worden. Dit doe je ook via de facturatievoorkeuren bovenaan in het project.

C. Veranderen van soort uurtarief

Stel je voor dat je het soort uurtarief wijzigt voor een klant of project. Bijvoorbeeld van prijs per medewerker naar vaste prijs. Ook dan zal het systeem vragen of de ongefactuurde tijd uit het verleden aangepast dient te worden, direct alles ofwel pas vanaf een bepaalde datum.