Met custom fields kan je Teamleader verder personaliseren. We bieden per module verschillende standaardvelden aan, maar zijn er ons van bewust dat processen verschillen voor elke onderneming. Voor elk bedrijf is tenslotte andere informatie belangrijk. Om die reden bieden wij custom fields aan, zodat je jouw eigen werkwijze volledig in Teamleader kan integreren.


Hier vind je een algemeen overzicht van hoe je custom fields kan aanmaken.


Voordat je aan de slag gaat met custom fields, verzamel je best eerst de nodige informatie, en bepaal je op welk niveau je deze info nodig hebt. Het heeft bijvoorbeeld weinig nut om alle custom fields op CRM-niveau aan te maken, en vervolgens alle gegevens op te slaan bij het bedrijf of de contactpersoon. Hierdoor zal je moeilijk het overzicht kunnen bewaren, en kan je de custom fields-functie niet ten volle benutten.


Naast het toevoegen van belangrijke informatie, kan je met custom fields ook segmenten aanmaken op basis van die velden. Lees dit artikel zeker eens volledig door!


Om een custom field aan te maken, ga je naar Instellingen > Custom Fields > +.

Daar moet je vervolgens een aantal zaken invullen.


1. Naam

Naam: geef het custom field een naam die voor jou en je collega's makkelijk te herkennen valt. Je kan deze naam achteraf echter steeds wijzigen. Om dit te doen, ga je terug naar Instellingen > Custom fields en klik je op het potloodje naast het custom field.


2. Type

Type: het type van een custom field is essentieel en kan nadien niet meer gewijzigd worden. Daarom is het heel belangrijk om na te denken over wat je met dit custom field wil bereiken. Het type zal namelijk ook invloed hebben op de opties om segmenten toe te voegen.


1-lijn-tekst

Een leeg veld wordt aangemaakt waar je kan invullen wat je wil.


Meerdere lijnen tekst

  • Er wordt een wit veld aangemaakt, waarin je meer informatie kan toevoegen. Je kan dit veld enkel op CRM-niveau aanmaken, gekoppeld aan een contact of bedrijf dus.
    Opmerking: op dealniveau kan je het veld voor opmerkingen gebruiken als custom field type meerdere lijnen tekst. 
  • Het zal er dan zo uitzien:

custom fields - meerdere lijnen tekst


  • Opties voor segmenten: voor dit custom field kan je geen segmenten aanmaken.

Vaste opties waarvan er 1 kan gekozen worden

  • Er wordt een dropdown-menu aangemaakt met alle opties die je ingeeft.
  • Je kan de opties invullen wanneer je het custom field aanmaakt, of wanneer je het nadien bewerkt.
  • Wanneer je het custom field invult, kan je ook klikken op "Andere". Op deze manier kan je rechtstreeks een andere optie toevoegen.


Vaste opties waarvan er meerdere kunnen gekozen worden

  • Er wordt een dropdown-menu aangemaakt met alle opties die je aangemaakt hebt.
  • Je kan opties toevoegen wanneer je het custom field aanmaakt of wanneer je het later bewerkt.
  • Je kan meerdere opties kiezen op hetzelfde moment.

Datum

Als je een custom field van dit type invult, wordt automatisch een kalender geopend. Zo kan je makkelijk een datum selecteren.


Geldbedrag

Dit custom field geeft jou de mogelijkheid om een geldbedrag in te vullen. De gekozen valuta is de standaardvaluta van jouw account.


Geheel getal

Voor dit type wordt een leeg veld aangemaakt. Je kunt alleen maar gehele getallen invullen.


Nummer

Hier kan je gelijk welk nummer invullen. Je hoeft hier geen geheel getal in te vullen, het getal mag ook een komma bevatten.


Automatische nummering

Bij dit type heb je de mogelijkheid om een startwaarde (geheel getal) in te vullen. Het volgende item wordt dan automatisch aan het volgende nummer gelinkt. Een typisch voorbeeld voor dit veld: klantnummers. Maak eerst een custom field aan op bedrijfsniveau en vul een standaardwaarde in. Vanaf dan zal elk nieuw bedrijf automatisch aan een nummer gelinkt worden dat hoger is dan het vorige.


Ja/Nee

Hierbij wordt een slider aangemaakt die je op "Ja" of "Nee" kan instellen. Standaard staat de slider op "Nee".


Emailadres

Als je een emailadres invult in dit type veld, dan kan je vanuit Teamleader emails naar dit adres versturen. Als je op het e-mailadres klikt, verschijnt er een pop-upvenster.


Telefoonnummer

Als je een telefoonnummer in dit type veld ingeeft en daarop klikt, kan je een call starten indien je onze VoIP-diensten gebruikt. Klik hier als je daar meer info over wenst.


URL

Wanneer je in dit veld een URL invult, dan krijg je een link waarop je kunt klikken


Bedrijf

Er wordt een veld aangemaakt. Wanneer je de naam van een bedrijf begint te typen, doorzoekt Teamleader automatisch de lijst met bedrijven op basis van deze parameters:

  • Bedrijfsnaam
  • Postcode
  • Stad

Opmerking: het is niet mogelijk om op deze manier een nieuw bedrijf toe te voegen.


Contact

Er wordt een veld aangemaakt. Wanneer je de naam van een contactpersoon begint te typen, doorzoekt Teamleader automatisch de lijst met contactpersonen op basis van deze parameters:

  • Voornaam
  • Achternaam
  • Postcode
  • Stad

Opmerking: het is niet mogelijk om op deze manier een nieuw contact toe te voegen.


Artikel

Er wordt een veld aangemaakt. Wanneer je de naam van een product begint in te typen, doorzoekt Teamleader automatisch de lijst met artikelen.


Gebruiker

Er wordt een dropdown-menu aangemaakt waarin alle gebruikers van Teamleader worden weergegeven.


3. Voor

Voor: Algemeen gesteld is een custom field een extra veld dat je kan aanmaken op de volgende niveau's.


Functionaliteiten beschikbaar in elk pakket:


Contact

  • Je kan extra informatie toevoegen aan je CRM. Heel wat gebruikers kiezen ervoor om een tweede e-mailadres of wat extra informatie over een contactpersoon toe te voegen, bv. ontvangt een kerstkaart.
  • Je kan deze custom fields ook invullen wanneer je contactpersonen importeert. Daarom raden we je aan om ze op voorhand aan te maken. Voor meer informatie over het importen van contacten en bedrijven klik je hier.
  • Deze custom fields kunnen ook naar MailChimp en Campaign Monitor gesynchroniseerd worden. Zo kan je ze gebruiken wanneer je mailings uitstuurt.


Bedrijf

  • Je kan extra informatie toevoegen aan je CRM. Veel gebruikers kiezen er bijvoorbeeld voor om de verticals waarin ze actief zijn toe te voegen, of hoe ze met het bedrijf in contact zijn gekomen.
  • Je kan deze custom fields ook invullen wanneer je contactpersonen importeert. Daarom raden we je aan om ze op voorhand aan te maken. Voor meer informatie over het importen van contacten en bedrijven klik je hier.
  • Deze custom fields kunnen ook naar MailChimp en Campaign Monitorgesynchroniseerd worden. Zo kan je ze gebruiken wanneer je mailings uitstuurt.


Artikel

Je kan met custom fields meer informatie aan jouw artikelen toevoegen. Custom fields worden ook vaak voor vertalingen van artikelbeschrijvingen gebruikt. 


Deal

  • Indien je regelmatig gebruik wil maken van dealstatistieken (Statistieken > Deals), maak je best segmenten aan op dealniveau. Deze segmenten kan je namelijk ook als filter gebruiken. Daarom is het belangrijk dat je duidelijk aangeeft waarop je wil filteren, en welke bijkomende informatie je nodig hebt op dealniveau.
  • Custom fields op dealniveau kunnen bij het instellen van een target ook als beperking gebruikt worden. Dit werkt enkel voor custom fields van het type "vaste opties waarvan er 1 kan gekozen worden" of van het type "vaste opties waarvan er meerdere kunnen gekozen worden". Klik hier als je wil weten hoe je targets kan instellen.

Factuur



Move-functionaliteiten:


Project

Je kan ook meer informatie toevoegen aan jouw project. Deze custom fields worden dan automatisch toegevoegd aan de sectie "Opmerkingen" bij een factuur wanneer je een factuur aanmaakt op basis van dat project. Deze functie kan je ook uitschakelen. Indien je dit wenst, kun je ons contacteren via deze weg.


Fase

Je kunt meer informatie aan jouw project toevoegen. Let op dat deze informatie aan een fase gelinkt is, en niet aan het hele project.


Partijen bij projecten

Wanneer je een medewerker aan een project toevoegt dan heb je de optie om zijn/haar functie bij het project te bepalen. Indien je nog meer informatie wilt toevoegen, dan voeg je best een custom field toe.


Abonnementen

Je kan ook meer informatie toevoegen aan abonnementen. Veel mensen kiezen er bijvoorbeeld voor om een overzicht te maken van welk soort abonnementen ze aanbieden.


Bezoekverslag

Na een afspraak heb je de optie om een bezoekverslag op te maken. Je kunt ook hier meer informatie toevoegen, bv. of de afspraak al dan niet succesvol was.


Afspraak

De afspraak zelf kan je ook personaliseren. Je kan bijvoorbeeld de klantnaam toevoegen in het eerste pop-upvenster.


Taak

Wil je meer informatie toevoegen aan een taak? Dat kan gerust met custom fields.


Call

Naast de optie om informatie aan afspraak en taken toe te voegen, kan je er ook voor kiezen om meer details toe te voegen aan calls. Je kan ook op deze informatie filteren in de agenda-module of die gegevens exporteren.


Bestelbonnen

  • Bestelbonnen worden niet automatisch voor elke account geactiveerd. Indien je bestelbonnen wil gebruiken, stuur je best een mailtje.
  • Deze optie wordt vaak gebruikt om meer informatie over leveranciers toe te voegen.

Werkbonnen

Elk proces is anders. Als jouw werkbonnen cruciale informatie bevatten, kan je custom fields gebruiken.


Boost-functionaliteiten:


Ticket

Een custom field op ticketniveau kan je helpen om het overzicht te bewaren van de tickettypes. Als je op dit type veld filtert, zie je bijvoorbeeld waar de meeste tickets over gaan (wat de vaakst voorkomende problemen zijn).


4. Geavanceerde opties

Onder geavanceerde opties vindt je verschillende mogelijkheden, afhankelijk van welk type je gekozen hebt.


Groep

Deze optie is altijd beschikbaar. Op deze manier kan je een uitgebreid overzicht aanmaken. Als je meerdere custom fields aanmaakt die aan elkaar gelinkt zijn, kan je een groep aanmaken. De custom fields zullen dan onder één header verschijnen. Je kan de groep natuurlijk ook benoemen in functie van je proces. Dat zal er dan zo uitzien:


custom fields - geavanceerde opties groep


Verplicht veld

Je kan een veld instellen als verplicht veld. Dit betekent dat het veld moet ingevuld worden. Indien het veld niet ingevuld is, kan je de contactpersoon, het bedrijf of de deal niet opslaan.


Doorzoekbaar

Dit betekent dat je via het zoekveld bovenaan elke module kan zoeken op de inhoud van dit custom field. Je kan maximaal drie custom fields doorzoekbaar maken. Daarom zal je moeten bepalen welke velden voor jou het belangrijkst zijn. Je kan natuurlijk ook segmenten maken op basis van custom fields, dot geeft je bovendien een overzicht van alle contacten of bedrijven die dit custom field bevatten.