Met de module Abonnementen van Teamleader kun je terugkerende facturen configureren. Je klant ontvangt zijn factuur dan op regelmatige tijdstippen. Sommige klanten vinden domiciliëring in dat geval handig, om zich geen zorgen te hoeven maken over de tijdige betaling van hun facturen. In dit artikel gaat het over:


  1. Domiciliëren met Teamleader
  2. SEPA gebruiken met Teamleader
  3. Facturen opvolgen


Domiciliëren met Teamleader

Als je klant dat wenst, kun je in de factuur verwijzen naar de domiciliëring. 

  1. Wanneer je een abonnement configureert, kun je 'Geavanceerde opties' selecteren. 
  2. Daar vind je de schuifknop ‘Domiciliëring'. 
  3. Als je deze activeert, wordt de gestructureerde mededeling op elke factuur vervangen door de volgende zin:

“Dit bedrag zal bij uw financiële instelling worden gedomicilieerd met de gestructureerde mededeling +++000/2913/04033+++.”



Zo weet je klant dat de factuur wordt geïnd via de afgesproken domiciliëring en dat hij zich geen zorgen hoeft te maken over de betaling.

N.B.: Teamleader zet alleen de melding op de factuur, maar voert de domiciliëring niet uit. Die moet je altijd via een bank regelen.

Meer informatie kan je vinden in dit artikel

Hoe kan ik domiciliëring (SEPA) gebruiken?


De gemeenschappelijke eurobetalingsruimte (Single Euro Payments Area – SEPA) is een initiatief van de Europese unie om betalingen te integreren en overschrijvingen in euro te vereenvoudigen. Het is een manier om gemakkelijker facturen van verschillende klanten tegelijk te innen.


Er zijn momenteel twee manieren om domiciliëring (SEPA) te gebruiken in Teamleader: 


1. Een gemakkelijke, gratis integratie gebouwd door onze partner Twikey. Je kan er hier meer over lezen. Na verbinding met Twikey kunnen alle geboekte facturen onmiddellijk naar Twikey worden verzonden voor betaling, of uw klant nu betaalt via domiciliëring/automatische incasso, een betalingslink of zelfs een reguliere overschrijving. Meer informatie kan je vinden in dit artikel


2. Wanneer je de integratie niet gebruikt is er een gemakkelijke workaround. Doe het volgende:

  • Zorg er eerst en vooral voor dat je exportrechten hebt (neem voor meer informatie contact op met de beheerder van je Teamleader-account).
  • Controleer of voor elke klant in je CRM een IBAN-nummer is ingevuld. Anders zijn SEPA-betalingen niet mogelijk.


Ga vervolgens verder met deze stappen:

  1. Ga naar Facturen en maak het factuursegment aan dat je wilt innen via SEPA.

  2. Klik op ‘Exporteren’ en kies ‘Exporteren naar Excel'.
  3. Selecteer het segment dat je wilt exporteren.
  4. Kies in de kolomkiezer 'nieuw sjabloon' en selecteer de velden die je wilt exporteren.

Opmerking: selecteer zeker het veld 'IBAN-nummer'. Wellicht heb je ook andere verplichte velden nodig. Daarom raden we aan om SEPApp-documentatie te selecteren.

  5. Download en installeer de tool ‘SEPApp’. SEPApp is een tool om Excel-bestanden om te zetten in XML-bestanden die je kunt uploaden tijdens het online bankieren. Je kunt de tool 60 dagen lang gratis proberen. Nadien betaal je een eenmalige bijdrage van € 49,90 voor onbeperkt gebruik.

  6. Open SEPApp. Vul de nodige informatie in en upload het Excel-bestand in SEPApp. Je hebt daarvoor een Creditor-ID nodig. Je bank kan je er indien nodig een bezorgen.




       7. Klik op ‘SEPA-bestand aanmaken’. Er wordt een XML-bestand opgeslagen op je computer. Je kunt het aangemaakte bestand het best nakijken voor je het uploadt naar de bank. Sommige banken hebben daar een online tool voor. Dit is een voorbeeld van BNP Paribas Fortis.

       8. Als je bestand in orde is, kun je het uploaden in je tool voor online bankieren.

       9. Alle facturen in het geüploade bestand worden vervolgens geïnd via de bankrekeningen van je klanten.


Opmerking: met deze werkwijze stel je geen terugkerende SEPA-betaling in voor je klanten. Je moet deze stappen herhalen om andere facturen te innen via SEPA.

 

Facturen opvolgen

Als bepaalde klanten hun terugkerende facturen via domiciliëring betalen, vind je alle facturen in een oogwenk terug aan de hand van een segment. Maak in Facturen (niet Abonnementen) een nieuw segment aan met de parameter 'Domiciliëring' > ‘is gelijk aan’ > 'ja’. Er verschijnt een lijst van alle facturen die met domiciliëring worden betaald. Je kunt meteen nagaan welke betaald zijn op je bankrekeningen.