Je werk factureren kan op verschillende manieren. Zoals eerder vermeld is dit een cruciaal aspect wanneer je de structuur van je project bepaalt.


Vooraleer we de verschillende facturatiemogelijkheden bespreken, loont het de moeite om een kijkje te nemen naar de facturatievoorkeuren voor een project en je milestones.


Als je een nieuw project aanmaakt, kan je kiezen tussen meerdere facturatievoorkeuren. Die bepalen hoe je budgetgebruik wordt berekend, en je zal dus eerst een uurtarief moeten ingeven. De getrackte tijd wordt vervolgens opgeteld zodat je steeds ziet hoeveel van je budget nog beschikbaar is. Zelfs als je met een vast budget werkt en geen getrackte tijd factureert, kunnen deze budgetberekeningen handig zijn - hetzij voor interne rapportering, hetzij om te controleren of je initiële budget realistisch was.


Facturatievoorkeuren voor het volledige project:

  • Prijs per gebruiker: in dit geval is het belangrijk wie een taak uitvoert, en niet welke taal er wordt uitgevoerd. Je kan een uurtarief instellen voor elke gebruiker via Instellingen > HR.
  • Prijs per taaktype: als je deze facturatiemethode kiest, wordt je prijs gebaseerd op de taak en niet wie de taak voltooit. Om het uurtarief per taaktype te bepalen, ga je naar Instellingen > Agenda.
  • Vaste prijs per uur: hiermee stel je een vaste uurprijs in voor dit specifiek project, ongeacht wie welke taak uitvoert.

Let op:je hebt niet enkel de optie om facturatievoorkeuren in te stellen voor het volledige project. Je kan ook je instellingen selecteren voor afzonderlijke milestones. Wil je graag een specifieke milestone facturereren? Werk je met een vast budget voor die milestone, of hangt je tarief af van de tijd en materialen die je investeert? Die vragen zal je moeten beantwoorden vóór je je milestones aanmaakt.


Facturatievoorkeuren voor de milestone:

  • Factureerbaar: dit betekent dat de milestone op zich factureerbaar is en gefactureerd kan worden aan je klant.
  • Niet-factureerbaar: Je hebt ook de mogelijkheid om de volledige milestone als niet-factureerbaar in te stellen. Dit betekent dat alle timetracking voor die milestone standaard niet-factureerbaar is.
  • Vaste prijs: Hier is je budget de belangrijkste waarde. Het maakt niet uit hoeveel geld of tijd je aan een project besteedt, je factureert gewoon het budget dat je vooropgesteld hebt.
  • Tijd & materiaal: als je deze optie kiest, factureer je de interne en externe kosten. De facturatievoorkeur voor het volledige project zal hier een impact hebben.

Tot slot moet je ook voor elke taak of meeting kiezen of ze al dan niet factureerbaar zijn. Dit is vooral belangrijk indien je timetracking wil factureren aan je klant.


Facturatievoorkeur voor een taak of meeting:

  • Factureerbaar: als je deze optie kiest, wordt getrackte tijd gelinkt aan een taak/meeting toegevoegd aan het uitgegeven budget, afgetrokken van het budget van je milestone en zal je de taak/meeting kunnen factureren aan je klant.
  • Niet-factureerbaar: dit betekent dat de gelinkte timetracking voor deze taak of meeting niet gefactureerd kan worden aan je klant. De getrackte tijd wordt wel toegevoegd aan je budget om zo een duidelijk overzicht te bewaren van de gebruikte resources.

Zodra je alle mogelijke facturatievoorkeuren bepaald hebt, kan je factureren. Hiervoor biedt Teamleader twee mogelijkheden: ofwel factureer je de oorspronkelijke deal, ofwel maak je een factuur aan op basis van het project en je milestones.


Je factureert de deal en koppelt je factuur aan het project:

Je kan een vast budget factureren met de gedetailleerde beschrijving van je offerte. De factuur kan je linken aan je project, en wordt beschouwd als een voorschotfactuur als je nadien bijkomende diensten wil factureren op basis van je milestones of je project.


Je factureert vanuit het project op basis van een milestone:

Als je naar facturen navigeert binnen het project en op het plusteken klikt, kan je een factuur aanmaken op basis van je milestone. Kies "Factureer op basis van milestones" als factuurtype. Je krijgt dan de naam van de milestone te zien op je factuur, maar je kan dit uiteraard altijd nog aanpassen.


Je factureert vanuit het project, maar niet op basis van je milestone (je maakt zelf de factuur aan):

Je kan altijd zelf een factuur aanmaken indien je gewoon een bepaald bedrag wil factureren aan je klant dat niet gebaseerd is op je budget of gemaakte kosten. Dit kan gebruikt worden als voorschotfactuur. In dit geval blijft alle factureerbare timetracking openstaan en beschouwd als niet-gefactureerd. Om alle openstaande timetracking te verwijderen, moet je ofwel de taken/meetings of de volledige milestone instellen als niet-factureerbaar.


Klik hier om het volgende deel over projecten te lezen: Getting started: Hoe kan je een project beheren?