De koppeling met boekhoudpakket Yuki is een diepgaande integratie: zowel betalingsgegevens, facturen als contacten worden gesynchroniseerd tussen Teamleader en Yuki. Dit zorgt ervoor dat je altijd op de hoogte bent van de transacties binnen je organisatie. Hier leggen we uit hoe je een Yuki-account kunt koppelen en hoe de koppeling werkt.

  • De koppeling met Yuki exporteert facturen en creditnota's vanuit Teamleader naar Yuki, zodat daar de boekhouding gedaan kan worden. Met dat doel worden ook eerst de klanten aan wie facturen gekoppeld zijn, naar Yuki geëxporteerd. 
  • Indien een factuur afgepunt wordt in Yuki, wordt deze op betaald gezet in Teamleader. 
  • Grootboekrekeningen beheer je in Yuki, en worden voor elke synchronisatie daaruit opgehaald.

Nog geen Yuki-account? Via https://www.yuki.be/ kan je er één aankopen of een demo aanvragen.

De Yuki-koppeling activeren    

Om de koppeling te activeren:

  1. Ga je naar Integraties/Marketplace, via je gebruikersnaam rechtsboven. 
  2. Klik op 'Ontdek' en in het overzicht links op ‘Boekhouding’, of tik 'Yuki' in in de zoekbalk. 


Je administratie zal vermoedelijk nog niet gekoppeld zijn, dus dat kan je onmiddellijk hier doen. Hiervoor heb je wel enkele gegevens vanuit Yuki nodig, zoals je administratie- en toegangscode.


In Yuki

Om deze codes te vinden ga je, eenmaal je bent ingelogd in Yuki, rechtsboven naar je profielinstellingen. Daar kies je voor ‘Persoonlijke voorkeuren’. In de navigatie die links verschijnt, zoek je naar ‘Mijn domein’.

Hier krijg je je verschillende administraties te zien (als je er meerdere hebt). Klik door op de naam van de administratie die je met Teamleader wilt koppelen (Webinar Test in dit geval). 

In je menu links zie je onderaan ‘Web services’ staan. Hier kan je een Administratie-ID vinden, samen met een API key. De administratiecode geef je in in Teamleader bij 'Administratiecode', en de API-key dient als je 'toegangscode'.


In Teamleader

Heb je deze codes ingevoegd, dan moet je nog een aantal zaken ingeven in Teamleader:

  • De naam van je administratie.
  • De begindatum van de koppeling: alle facturen vanaf deze datum zullen dan worden gesynchroniseerd met Yuki. Dit zal meestal samenvallen met het begin van je boekjaar.

Klik hierna op ‘Opslaan’. De link met Yuki is nu gelegd en de instellingen overgezet naar Teamleader.

Je hebt verder nog twee instellingen die je optioneel kan configureren:

  • De standaardinstelling van je rekeningnummers
  • De automatische synchronisatie van facturen. Dit stel je zelf naar je eigen wensen in.

Je facturen synchroniseren

Om je facturen vanuit Teamleader te synchroniseren naar Yuki navigeer je naar de module ‘Facturen’ en klik je op het synchronisatiesymbooltje bovenaan (2 pijltjes). De synchronisatie zal in de achtergrond starten.

Je krijgt een melding zodra je facturen zijn overgezet van Teamleader naar Yuki.


Foutmelding

In sommige gevallen kan het zijn dat je een foutmelding krijgt. Vermoedelijk is er dan op één of meerdere facturen een niet-gedefinieerde rekening. Teamleader zal je in dat geval vertellen op welke facturen dit voorkomt. 


Belangrijk is ook dat de module 'Yuki Factuur' geactiveerd is in Yuki, anders krijg je een foutmelding in Teamleader. Contacteer je boekhouder als je niet zeker weet waar je dit kan instellen.


Gesynchroniseerde facturen terugvinden in Yuki

Heb je je facturen gesynchroniseerd, dan kan je deze terugvinden in Yuki. 


Ga hiervoor naar ‘Verkoop’ en selecteer links ‘Verkoopfacturen’.


Contacten en bedrijven synchroniseren

Jammer genoeg biedt Yuki geen automatische synchronisatie tussen contacten en bedrijven in Teamleader. Om dubbele data te vermijden, doe je dus best een export van alle contacten in Yuki die je vervolgens importeert in Teamleader. Indien je hier graag wat hulp bij wenst, kan je contact opnemen met support.

 

Opgelet: wanneer een factuur de status 'Betaald' krijgt in Teamleader, dan zal die status ook worden overgenomen in Yuki. Maar indien je de betaalstatus aanpast in Yuki, zal de status in Teamleader toch op 'Betaald' blijven staan, tenzij je dit ook in Teamleader manueel aanpast.


Opgelet:

  • Voor bedrijven: Teamleader ID (bijvoorbeeld 13292623) + 5 (bijvoorbeeld 132926235) wordt geëxporteerd naar Yuki in het veld 'Relatiecode'.
  • Voor contacten: Teamleader ID (bijvoorbeeld 13292623) + 0 (bijvoorbeeld 132926230) wordt geëxportered naar het veld 'Relatiecode'.
  • Als deze code niet in het veld 'Relatiecode' staat, zal het contact of bedrijf aan Yuki toegevoegd worden, wat dubbele data kan veroorzaken.