Moet je vaak telefoneren? Vind  je het vervelend om constant nummers in te toetsen, notities te nemen met één hand of je blauw te betalen aan internationale telefoontjes? Dan hebben wij een handige oplossing voor je. 


Twilio stelt je in staat om – zonder externe partij - te bellen via click-to-dial en rechtstreeks oproepen te ontvangen in Teamleader. Je koopt eenvoudig buitenlandse nummers aan om zo je servicekosten betaalbaar te houden. Daarbovenop communiceer je nog eens intern met je collega's.


In dit artikel lees je:

  • De setup van Twilio in Teamleader
    • Nummers aanschaffen
    • Voicemail configureren
    • Werkuren definiëren
    • Beschibaarheid instellen
  • Hoe Twilio werkt
    • Uitgaande gesprekken
    • Binnenkomende gesprekken
    • Gesprekken opnemen
    • Interne gesprekken
  • Prijzen


De setup van Twilio

1. Klik op je profielfoto rechtsboven in Teamleader en dan op 'Integraties'.

2. In de Marketplace klik je op 'Ontdek' en tik je 'Twilio' in in de zoekbalk, of ga naar VoIP in het overzicht links en klik op Twilio.

3. Klik op 'Toevoegen'. Zorg ervoor dat je je kredietkaart aan Teamleader toevoegde om deze integratie op te zetten.

4. Op de volgende pagina zie je meteen een lijst met prijzen en kan je nummers aanschaffen.  Je ziet meteen welke nummers nog beschikbaar zijn, inclusief landnummers over de hele wereld. Hou er rekening mee dat je identiteitsregistraties aan onze supportdienst moet bezorgen als je nummers voor Italië of Duitsland wil aankopen. Zodra we bevestiging krijgen van Twilio, kan je deze nummers aanschaffen. 


Je eerste nummer aankopen kost €25 en is momenteel enkel mogelijk met een kredietkaart. Als een extraatje is je eerste nummer gratis tijdens de eerste maand en elk bijkomend nummer kost je slechts €1 per maand.


Let op: als gevolg van een wijziging in de lokale wetgeving, kunnen Belgische nationale (+3278) en/of gratis (+32800) nummers op je Twilio-account niet gebruikt worden voor uitgaande gesprekken. De nummers werken nog steeds volledig voor het ontvangen van inkomende oproepen, enkel uitgaande nummers werken niet meer.

Als je uitgaande oproepen vanuit België wilt plaatsen, heb je twee opties:

  • Je kan een Belgisch lokaal nummer opgeven. Houd er rekening mee dat je een adres in België nodig heeft om een Belgisch lokaal nummer te kopen.
  • Je kan een Belgisch mobiel nummer voorzien (+3246). Voor deze nummers is geen landcode vereist.

Ringgroep opzetten

Voor elke nummer dat je aanschaft, kan je een ring-group opzetten. Dit betekent dat je kan kiezen of één medewerker of het hele team verantwoordelijk is voor de binnenkomende oproepen op dit nummer. Als een team verantwoordelijk is, zal elke medewerker in dat team de oproep ontvangen.


Voicemail configureren

Als niemand de oproep beantwoordt, zal de beller doorgeschakeld worden naar voicemail. Via text-to-speech kan je daarvoor een boodschap aanmaken. Je krijgt hierin de keuze tussen verschillende talen.


Werkuren bepalen

Eenmaal de voicemail geconfigureerd is, kan je je werkuren definiëren, zodat je enkel oproepen ontvangt binnen deze tijdspanne. Alle oproepen dier hiervoor of -na plaatsvinden, zullen direct naar voicemail doorgeschakeld worden. Eenmaal je klaar bent, klik je gewoon op "Opslaan" om te starten met Twilio.  


Beschikbaarheid instellen

Je ziet nu een nieuw icoontje in de werkbalk bovenaan. Deze statusknop toont jouw beschikbaarheid, en die van je collega’s. Er zijn drie opties:

  1. Beschikbaar: je kan oproepen ontvangen en beantwoorden
  2. Bezet: je status is bezet voor je collega’s, maar je ontvangt wel nog oproepen. Daardoor heb je zelf de keuze of je ze beantwoordt. Als er een meeting in je Teamleader-agenda staat, wordt je status op dat moment automatisch naar "Bezet" veranderd.
  3. Offline: je bent niet beschikbaar en ontvangt geen oproepen. Als je niet bent ingelogd in Teamleader, is dit je standaardstatus.


Hoe werkt Twilio?


Uitgaande oproepen

Omdat er geen fysiek toestel bij komt kijken, hebben we een toetsenblok voorzien waarbij je nummers kan intikken. Hiervoor klik je op het statussymbool bovenaan. Nu kan je gelijk welk nummer bellen, binnen- of buitenland. Als je meerdere nummers hebt aangekocht, kan je selecteren welk nummer je wil gebruiken om te bellen. 


Dat is natuurlijk niet alles. We behouden bij Twilio ook de ‘click-to-dial’-functie. Deze functie houdt in dat je bij een contact of bedrijf slechts op een telefoonnummer hoeft te klikken om het bijbehorende nummer te bellen.


Notities maken blijft ook steeds mogelijk. Alles wat je hier noteert, komt achteraf in de tracking te staan. Nood aan een callback? Met één klik plan je er één in voor jezelf of voor een collega.


Inkomende oproepen

Krijg je een oproep binnen? Dan verschijnt er op je scherm rechts onderaan een pop-up met alle beschikbare informatie. Als Teamleader het nummer al kent, krijg je direct de juiste naam te zien. Onbekende beller? Neem op en vul onmiddellijk de gegevens aan.


Afhankelijk van de ringgroep die je ingesteld hebt, zullen één of meerdere personen de oproep ontvangen. Het principe is een beetje zoals "first come, first served": wie de oproep aanvaardt, zal de call en de timetracking toegewezen krijgen. Bij de andere leden van de ringgroep verdwijnt de pop-up dan. Net als bij uitgaande calls, voeg je ook onmiddellijk notities toe. Weiger je een inkomende oproep, dan krijgt de rest van de ringgroepleden de oproep alsnog binnen. Wanneer er niemand beschikbaar is, wordt de beller automatisch doorverwezen naar de wachtrij.


Gesprekken opnemen

Via de instellingen van Twilio kun je de optie inschakelen om gesprekken op te nemen. Dit kan handig zijn als je een gesprek met een lead of klant opnieuw wilt beluisteren. Enkel jijzelf of de leider van jouw team kan gesprekken herbeluisteren. Deze opnames blijven gedurende twee weken beschikbaar.


De wachtrij

Krijg je een inkomende oproep maar is er niemand beschikbaar om deze aan te nemen? Dan zal de beller automatisch in wachtrij komen te staan. Je ziet bovenaan in de werkbalk een icoontje verschijnen dat aangeeft dat er één of meerdere bellers in wacht staan. Klik je er op, dan kan je de beller uit wacht halen om de oproep te beantwoorden.

Bellers doorverbinden

Is een beller op zoek naar een specifiek persoon? Verbind hen met de juiste collega: via de knop ‘doorsturen’ zet je de beller even in wacht. Jij ziet vervolgens een lijst van alle collega’s en hun status, waarna je een collega kan kiezen. Deze collega krijgt een specifieke ringtone te horen en de call komt in wacht te staan tot jouw collega hem beantwoordt.

Intern bellen

Met Twilio kan je ook intern communiceren: als je graag iemand van een andere dienst wil bereiken, kan je op de statusknop klikken en intern iemand opbellen. Hij of zij krijgt dan direct de oproep binnen en kan kiezen om je call te aanvaarden of te weigeren.


Prijzen

Een nummer aankopen kan vanaf €25 per maand, ongeacht of het een lokaal of internationaal nummer betreft. Je kunt nummers enkel aankopen via een kredietkaart. Elk extra nummer kost je €1/maand. De prijzen verschillen per oproep en hangen af van welk nummer je belt (lokaal/internationaal/mobiel).


Gesprekskosten die je maakt via Twilio, worden afgetrokken van je Teamleader-portefeuille. Om ervoor te zorgen dat je niet plots zonder credits komt te zitten, moet je de optie "Portefeuille automatisch aanvullen" activeren. Dit doe je onder 'Teamleader licentie' in je persoonlijk menu. Hiermee zal Teamleader automatisch geld van je kredietkaart aan je portefeuille toevoegen, zodat je ongestoord kunt verder bellen. Als je het bedrag van je automatische aanvulling later nog wilt aanpassen, zal je een e-mail moeten sturen naar support met daarin vermeld het nieuwe bedrag. Ons technisch team zal dit vervolgens veranderen voor jou.


Bekijk de website van Twiliobsite, voor meer informatie over de prijzen. 

  • Wisselkoers tussen dollar en euro: 1
  • Prijzen kunnen variëren, afhankelijk van bestemming en provider

WebsitesBE
NL
DE
AT
FR
ES
IT