Twilio stelt je in staat om – zonder externe partij - te bellen via click-to-dial en rechtstreeks oproepen te ontvangen in Teamleader. Je koopt eenvoudig buitenlandse nummers aan om zo je servicekosten betaalbaar te houden. Daarbovenop communiceer je nog eens intern met je collega's.


In dit artikel lees je:

  • De setup van Twilio in Teamleader
    • Nummers aanschaffen
    • Voicemail configureren
    • Werkuren definiëren
    • Beschibaarheid instellen
  • Hoe Twilio werkt
    • Uitgaande gesprekken
    • Binnenkomende gesprekken
    • Gesprekken opnemen
    • Interne gesprekken
  • Pricing


De setup van Twilio

1. Klik op je profielfoto rechtsboven in Teamleader en dan op 'Integraties'.

2. In de Marketplace klik je op 'Ontdek' en tik je 'Twilio' in in de zoekbalk, of ga naar VoIP in het overzicht links en klik op Twilio.

3. Klik op 'Toevoegen'. Zorg ervoor dat je creditkaart reeds werd toegevoegd aan Teamleader om deze integratie op te zetten.

4. Op de volgende pagina zie je meteen een lijst met prijzen en kan je nummers aanschaffen. Hier kan je zoeken naar het nummer dat je wilt aanschaffen. Je ziet ook meteen of deze beschikbaar is.


Je eerste nummer aankopen kost € 25. Een nummer aankopen en bellen via Twilio kan enkel in combinatie met een creditcard. Elk extra nummer kost je slechts € 1/maand.


Let op: als gevolg van een wijziging in de lokale wetgeving, kunnen Belgische nationale (+3278) en / of gratis (+32800) nummers op uw Twilio-account niet gebruikt worden voor uitgaande gesprekken. De nummers zijn nog steeds volledig functioneel voor het ontvangen van inkomende oproepen; het zijn alleen uitgaande nummers die niet meer werken.

Als u uitgaande oproepen vanuit België wilt plaatsen, heeft u twee opties:
  • U kunt een Belgisch lokaal nummer opgeven; Houd er rekening mee dat u een adres in België nodig heeft om een Belgisch lokaal nummer te kopen.
  • U kunt een Belgisch mobiel nummer voorzien (+3246). Voor deze nummers is geen landadres vereist.


Ring-group opzetten

Voor elke nummer die je aanschaft, kan je een ring-group opzetten. Dit betekent dat je kan kiezen of één medewerker of het hele team verantwoordelijk is voor de binnenkomende oproepen op dit nummer. Als een team verantwoordelijk is, dan zal elke medewerkers in dat team de oproep ontvangen.


Voicemail configureren

Als niemand de oproep neemt, zal de beller geforward worden naar voicemail. Via text-to-speech kan je hiervoor een bericht aanmaken. Je krijgt de keuze tussen verschillende talen.


Werkuren bepalen

Eenmaal de voicemail geconfigureerd is, kan je je werkuren definiëren zodat je enkel oproepen kan ontvangen binnen deze tijdspanne. Alle oproepen hiervoor of na, zullen direct de voicemail bereiken. 


Beschikbaarheid instellen

Je krijgt nu een nieuw icoontje in de werkbalk bovenaan. Deze statusknop toont jouw beschikbaarheid, en die van je collega’s. Er zijn drie opties:

  1. Beschikbaar: je kan oproepen ontvangen en beantwoorden
  2. Bezet: je status is bezet voor je collega’s, maar je ontvangt wel nog oproepen. Aan jou de keuze of je ze beantwoordt. Als er een meeting op je Teamleader-agenda staat wordt je status automatisch aangepast naar bezet.
  3. Offline: je bent niet beschikbaar en ontvangt geen oproepen. Als je niet bent ingelogd in Teamleader, is je status standaard offline.


Hoe werkt Twilio?


Uitgaande oproepen

Omdat er geen fysiek toestel bij komt kijken, hebben we een toetsenblok voorzien waar je nummers kan intikken. Hiervoor klik je op het statussymbool bovenaan. Nu kan je gelijk welk nummer bellen, binnen- of buitenland. Heb je meerdere nummers aangekocht, dan kan je nog kiezen vanuit welk nummer je belt.


Dat is natuurlijk niet alles. We behouden bij Twilio ook de ‘click-to-dial’-functie. Deze functie houdt in dat je bij een contact of bedrijf maar op een telefoonnummer hoeft te klikken om dat nummer te bellen.


Notities maken blijft ook steeds mogelijk. Alles wat je hier noteert, komt achteraf in de tracking te staan. Nood aan een callback? Met één klik plan je er één in voor jezelf of voor een collega.


Inkomende oproepen

Krijg je een oproep binnen? Dan verschijnt er op je scherm rechts onderaan een pop-up met alle beschikbare informatie. Als Teamleader het nummer al kent, krijg je direct de juiste naam te zien. Onbekende beller? Neem op en vul onmiddellijk de gegevens aan.


Afhankelijk van de ringgroep die je ingesteld hebt, zullen één of meerdere personen de oproep ontvangen. Het principe is een beetje als ‘first come, first served’: wie de oproep aanvaardt, zal de call en de timetracking toegewezen krijgen. Bij de andere leden van de ringgroep verdwijnt dan de pop-up. Net als bij uitgaande calls voeg je ook onmiddellijk notities toe. Weiger je een inkomende oproep, dan krijgt de rest van de ringgroepleden de oproep alsnog binnen. Is er niemand beschikbaar, dan wordt de beller automatisch doorverwezen naar de wachtrij.


Gespreken opnemen

In de instellingen van Twilio kun je ook de optie inschakelen om gesprekken op te nemen. Dit kan handig zijn als je een gesprek met een lead of klant opnieuw wilt beluisteren. Enkel jijzelf of de leider van jouw team kan gesprekken herbeluisteren. Deze opnames blijven gedurende twee weken beschikbaar.


De wachtrij

Krijg je een inkomende oproep maar is er niemand beschikbaar om deze aan te nemen? Dan zal de beller automatisch in wachtrij komen te staan. Je ziet bovenaan in de werkbalk een icoontje verschijnen dat aangeeft dat er één of meerdere bellers in wacht staan. Klik je er op, dan kan je de beller uit wacht halen om de oproep te beantwoorden.

Bellers doorverbinden

Is een beller op zoek naar een specifiek persoon? Stuur hem of haar door naar de juiste collega: via de knop ‘doorsturen’ zet je de beller even in wacht. Jij krijgt ondertussen een lijst van alle collega’s en hun status te zien. Kies een collega. Die collega gaat dan een specifieke ring tone horen en de call komt in wacht te staan tot jouw collega hem beantwoord.

Intern bellen

Met Twilio kan je ook intern communiceren: als je graag iemand van een andere dienst wil bereiken, kan je op de statusknop klikken en intern iemand opbellen. Hij of zij krijgt dan direct de oproep binnen en kan nog kiezen om te aanvaarden of te weigeren.


Pricing

Niet onbelangrijk natuurlijk, de prijs. Een nummer aankopen kan je doen voor € 25 per maand, ongeacht of het een lokaal of internationaal nummer is. Je kunt dit enkel aankopen via een creditcard. Elk extra nummer kost je € 1/maand. De prijzen verschillen per oproep en hangen af van welk nummer je belt (lokaal/internationaal/mobiel).


Gesprekskosten die je maakt via Twilio worden afgetrokken van je Teamleader portefeuille. Om ervoor te zorgen dat je niet plots zonder credits komt te zitten, moet je de optie 'Portefeuille automatisch aanvullen' activeren. Dit doe je onder 'Teamleader licentie' in je persoonlijk menu. Hiermee zal Teamleader automatisch geld van je credit card op je portefeuille zetten, zodat je ongestoord kunt verder bellen.


Check Twilio's website, in depth prices on the bottom of the pages!

  • Exchange rate dollar/euro = 1
  • Prices may vary based on destination and provider


WebsitesBE
NL
DE
AT
FR
ES
IT