Net als voor bedrijven en contacten, kun je gemakkelijk een bestaande lijst met artikelen importeren in Teamleader. Je moet dus niet elk artikel manueel invoeren.


Hier lees je meer over:

  • Je import voorbereiden
  • Artikelen toevoegen via import
  • De import van artikelen ongedaan maken


Je import voorbereiden

Je kunt zowat alle bestanden in XLS-, XLSX- of CSV-formaat importeren. Toch moet je met enkele zaken rekening houden wanneer je het bestand klaarmaakt om het te importeren in Teamleader.

Opmerking: in de bijlage vind je een voorbeeldbestand.

  • Zorg ervoor dat elke lijn één artikel bevat.
  • Je kunt waarden importeren in alle velden van een artikel, maar:
    • Elke rij moet ten minste een veld 'naam' of 'ID' bevatten.

    • Je kunt ook beschrijvingen importeren, d.w.z. een korte tekst met informatie over het artikel.

    • Als je het veld 'ID' gebruikt, gaat Teamleader ervan uit dat elke ID slechts een keer voorkomt in het bestand. Is dat niet het geval, dan krijg je een foutmelding met de herhaalde ID's.

    • Als je geen ID gebruikt, moet de artikelnaam uniek zijn, anders kunnen de verschillende artikelen niet van elkaar onderscheiden worden. Ook hier zal het systeem melden welke namen herhaald worden en hoe vaak.

    • Prijs, aankoopprijs en stock zal een foutmelding geven wanneer het bestand niet-numerieke of negatieve waarden bevat.

    • Wanneer je leveranciers importeert op basis van hun naam, zal Teamleader in contacten en bedrijven zoeken naar verbanden met bestaande contacten/bedrijven die reeds in Teamleader zitten. Om een artikel te koppelen aan een leverancier, voeg je een kolom toe aan je blad en typ je de naam in de overeenkomstige rij.

      • Om een leverancier te koppelen aan een bedrijf, voeg je de bedrijfsnaam toe.

      • Om een leverancier te koppelen aan contacten, voer je 'Voornaam Achternaam' in. Als Teamleader niets vindt, wordt er een bedrijf aangemaakt met de naam die je hebt toegevoegd.

    • Departement: je kunt je artikel aan een bepaald departement koppelen door de naam van dat departement toe te voegen als een waarde.

    • Btw-tarieven: deze waarden worden aanvaard: '0', '6', '12' en '21' voor de respectievelijke normale btw-tarieven. Verder zijn er speciale codes:

      • CM: intracommunautair

      • MC: medecontractant

      • EX: buiten EU

      • VCMD: intracommunautaire diensten

    • Custom fields: wij raden aan om eerst de aangepaste velden aan te maken en pas dan te importeren. In dit artikel vertellen we alles over custom fields aanmaken.

  • Het bestand mag niet groter zijn dan 5 MB en mag niet meer dan 35.000 rijen en 200 kolommen bevatten.

Artikelen toevoegen via import

1. Ga naar 'Artikelen' > Klik op 'Import' in de rechter bovenhoek.

2. Klik in het pop-upvenster op 'Kies bestand'.

Opmerking: je kunt alleen XLS-, XLSX- en CSV-bestanden uploaden.

3. Blader naar het gewenste bestand op je pc.

4. Match de kolommen met de juiste velden.

Opmerkingen:

  • Teamleader matcht bepaalde kolommen automatisch. Controleer evenwel alle kolommen en zorg ervoor dat ze correct gematcht zijn.
  • Elke beschikbare waarde in het keuzemenu mag maar één keer worden gekozen.


5. Vul standaardwaarden in voor wanneer een cel van een verplichte waarde leeg is.

  • Departement
  • Btw-tarief
  1. Klik op 'Preview'.

Opmerking: doe het volgende wanneer je een foutmelding krijgt:

  • Controleer of je elke waarde echt maar één keer hebt gematcht.
  • Controleer of je alle cellen van de verplichte velden hebt ingevuld (ID of artikelnaam).
  1. Klik op 'Import nu uitvoeren'.


De import van artikelen ongedaan maken

Als je artikelen hebt geïmporteerd, maar vaststelt dat er iets is fout gelopen, kun je de import ongedaan maken.


  1. Ga naar het overzicht van de artikelen. Onderaan rechts zie je 'Import'.
  2. Klik op 'Ongedaan maken' om de import ongedaan te maken. Dit kun je doen tot twee weken na de import of totdat je klikt op 'OK'.

Opmerking: we raden aan om niet op 'OK' te klikken, zodat je de optie om ongedaan te maken open houdt.