Je eigen huisstijl integreren in Teamleader? Fluitje van een cent. Met de opbouwfunctie voor Word-templates kun je in een handomdraai facturen, offertes en andere documenten personaliseren. Geen tijd om te lezen? In onze videotutorials vind je ook een opgenomen webinar over dit thema.


Een woordje uitleg

Microsoft Word

Een huisstijl integreren in Teamleader doe je door een document van Microsoft Word (.docx) te combineren met bepaalde shortcodes. Aangezien je Word gebruikt om je document op te stellen, kun je alle stijlfuncties erin gebruiken om je lay-out vorm te geven. Teamleader herkent deze elementen en past ze toe in de lay-out van jouw facturen en offertes.


Shortcodes

Shortcodes zijn korte tekstfragmenten die Teamleader herkent en vervangt door de overeenkomstige gegevens uit de tool. Plaats ze in je Word-document daar waar de gegevens moeten verschijnen. Dit is een voorbeeld van een shortcode:


$DEPARTEMENT_INFO$

De volledige lijst van beschikbare shortcodes vind je in de opbouwfunctie voor templates.


Je eigen huisstijl aanmaken

Algemeen

  1. Ga naar 'Instellingen' en klik op 'Document layout'.
  2. Klik op 'Nu instellen' en kies een departement uit het keuzemenu.
  3. Klik op de lay-out die je wilt wijzigen.
  4. Klik op 'Template downloaden' en kies 'Onze voorbeeldtemplate downloaden'.
  5. Nu kun je je creativiteit de vrije loop laten in het gedownloade Word-document of je eigen design ontwerpen in een nieuw document.


Dit zijn enkele tips:

  • Gebruik tabellen: tabellen hebben een vaste positie in een document, zodat de elementen in de tabel niet per ongeluk van plaats kunnen veranderen. Dit is vooral aanbevolen voor facturen en offertes.
  • Je logo: importeer een afbeelding direct in het Word-bestand. Het verschijnt dan in je facturen/offertes en je kunt de grootte van de afbeelding aanpassen. Hetzelfde geldt voor andere afbeeldingen die je eventueel wilt toevoegen.
  • De tabel: de tabel bevat de belangrijkste informatie voor je klant. Zorg ervoor dat deze duidelijk en overzichtelijk is, en gebruik altijd de verstrekte shortcodes om de correcte gegevens op te halen.
  • Pagina-eindes: gebruik de shortcode $PAGEBREAK$ om vanaf deze plaats in het document een nieuwe pagina te beginnen.
  • Tekst: als een bepaalde tekst op al je facturen of offertes moet staan, kun je deze gewoon toevoegen aan het Word-document. Die tekst zal dan altijd zichtbaar zijn.
  • Aangepaste velden: als je custom fields hebt aangemaakt in Teamleader, kun je ze gebruiken in je template. Je vind ze onderaan in de lijst met shortcodes.
  1. Klaar met de lay-out? Sla je document op als een .docx-bestand.
  2. Ga terug naar Teamleader en klik op 'Upload docx bestand'. Als je eerder al een factuur of offerte had opgesteld, zal Teamleader onmiddellijk een preview aanmaken op basis van je document.


Aangepaste lettertypes gebruiken

In dit artikel over je eigen lettertype insluiten in een document vind je de nodige informatie.


Aangepaste CSS

Ben je vertrouwd met CSS (Cascading Style Sheets)? In 'Geavanceerde opties' kun je CSS gebruiken om de lay-out nog verder te bewerken. Dit artikel over de CSS van je templates bewerken helpt je verder.


Enkele opmerkingen

  • Je mag niet hetzelfde Word-document uploaden voor offertes als voor facturen. Ze werken met verschillende shortcodes, die niet dezelfde gegevens ophalen.
  • Je bestand mag niet groter zijn dan 1 Mb, dus voeg geen te grote afbeeldingen toe. Is je bestand groter dan 1 Mb en kan je het echt niet kleiner maken? Neem contact op met support, dan zien we wat we kunnen doen.