Zoals je misschien al weet, kan je met Zapier Teamleader koppelen aan meer dan duizend andere apps. Een van de meest interessante mogelijkheden is het koppelen van je online formulier aan je CRM en je deals. Op deze manier kan je van elke formulieraanvraag automatisch een nieuwe contactpersoon, een gelinkt bedrijf en een deal maken. Je hoeft er zelfs geen programmeerskills voor te gebruiken of developer te zijn. In dit artikel vertellen we je alles over:

  • De formulieren die gekoppeld kunnen worden aan Teamleader
  • De stappen die je moet nemen om je formulier te koppelen aan Teamleader

Uit welke formulieren kun je kiezen?

Dit zijn de meest voorkomende formulierintegraties die kunnen worden gekoppeld aan Teamleader:

  • Typeform
  • Google Forms
  • Gravity Forms
  • Wufoo
  • Jotform
  • Formstack
  • Ninja Forms
  • Zoho Forms
  • Linkedin Lead Gen Forms
  • WP Forms


Heb je het formulier dat je zocht niet gevonden? Zapier biedt een aantal extra formulierintegraties, misschien vind je hier je eigen formulier.

In dit voorbeeld gebruiken we Google Forms. We raden je aan om dezelfde volgorde van triggers en acties te gebruiken als beschreven in dit artikel om de best mogelijke workflow en maximale hoeveelheid beschikbare velden te hebben.

Welke stappen moet je volgen? 


Voordat je de integratie kunt installeren heb je een Zapier account nodig. Afhankelijk van de hoeveelheid zaps en taken die je wilt aanmaken wil je misschien eerst even de verschillende formules en prijzen bekijken. 


1. Selecteer de eerste app, trigger & test

Voordat je kiest voor Google Forms als eerste app, zorg je ervoor dat je een formulier hebt met minstens één antwoord (dat we zelf kunnen inzenden). De volgende velden kunnen van pas komen bij de integratie met Teamleader:

  • Naam contactpersoon
  • E-mailadres contactpersoon
  • Telefoonnummer contactpersoon
  • Bedrijf
  • Interesse (je kunt de 'interesse' van de klant later als je dealtitel gebruiken)
  • Budget (het budget van de klant zal het budget van je deal worden)
  • Commentaar


Zorg ervoor dat je bij het maken van het formulier al het juiste type veld hebt gekozen. Als je klant in staat is om een verkeerde waarde in te vullen (bv. tekst in een telefoonnummerveld), worden de gegevens niet geëxporteerd naar Teamleader (je kunt in de Teamleader interface ook geen tekst opslaan in een telefoonnummerveld).

Naast het test antwoord moet je het formulier ook koppelen aan een nieuwe spreadsheet. Om een formulier te koppelen aan een spreadsheet (waarin de antwoorden worden verzameld), kan je gewoon op deze knop klikken op de responspagina van je formulier. Dit is de spreadsheet die je zult koppelen aan Teamleader.

 

Je kan nu van start gaan in Zapier. Kies eerst Google Forms uit het dropdownmenu:

Daarna kies je ervoor om de zap te triggeren bij elk nieuw antwoord op het formulier. Erna kies je voor 'Continue'.


Eens een trigger werd geselecteerd kan je de eerste fase testen. Om dit te doen zal Zapier je vragen om een bestaande Google Account te koppelen om te weten over welk formulier het gaat. Connecteer je Google-account en klik op Continue.


Zodra de connectie succesvol tot stand is gebracht, krijg je de optie om een spreadsheet te kiezen (dit is de spreadsheet die aan je formulier is gekoppeld). In het veld 'Worksheet' hoef je enkel 'Form Responses 1' te selecteren.


Nadat het werkblad is gekoppeld, haalt Zapier in de stap 'Find Data' antwoorden op die je kunt gebruiken voor je test. Kies gewoon de eerste optie "Response A" en ga verder. We gaan nu over naar de tweede stap!


2. Selecteer de tweede app, actie en template: maak een contact aan

Selecteer Teamleader als je tweede app. Dit is namelijk waar de informatie uit het formulier moet terechtkomen.

 Je kan nu een bepaalde actie kiezen.


Let op: in deze stap is het belangrijk om te weten dat je meerdere acties achter elkaar kunt maken. Het aantal stappen binnen één zap is echter afhankelijk van je Zapier-licentie. Als je een gratis licentie hebt, kun je maar één actie kiezen (bij voorkeur 'Create company' of 'Create contact'). Als je een betalende licentie hebt, kun je meerdere acties kiezen (bijv. 'Maak contact', 'Maak bedrijf', 'Link contact met bedrijf' en 'Maak deal'). In ons scenario kiezen we ervoor om een multi-step zap te maken. Als je een gratis licentie hebt, kan je ervoor kiezen om slechts één van de in dit artikel beschreven acties te volgen.


We kiezen eerst de 'Create contact' actie:


Nadat je dit hebt gedaan moet je je Teamleader account verbinden en verder gaan:

 

In de volgende stap vraagt Zapier je om een template te definiëren van hoe een normaal antwoord eruit zou zien. Wat we hier in principe doen, is het definiëren van de waarde voor elk veld dat we willen exporteren vanuit ons formulier naar onze Teamleader account. Dit is waar je de testrespons van je formulier gebruikt: door deze waarden toe te voegen aan elk veld, vertel je Zapier waar je elk stukje informatie kunt vinden.

Om de juiste testreacties te selecteren, klik je op de "Insert a field"-knop aan de rechterkant van elk veld. Je ziet een dropdown van de formulierrespons, waaruit je de juiste waarde kunt selecteren.



In principe doe je dit ook voor elk veld dat in je formulier wordt genoemd. Bijvoorbeeld: als je de klant niet vraagt naar zijn btw-nummer in het formulier, laat dan het veld 'btw' leeg in je template.

Als je een veld handmatig invult (zonder een testreactie te selecteren), wordt deze informatie toegepast op elke input die naar Teamleader wordt gestuurd. Bijvoorbeeld: als je de taal als 'en' invult, zal elke nieuwe contactpersoon die door deze zap wordt aangemaakt de taal 'Engels' in Teamleader hebben.

Het laatste deel van de template gaat over de custom fields die je wilt exporteren naar Teamleader. Dit is misschien wel het moeilijkste deel van het instellen van deze zap, dus we bekijken dit nog even verder. 


Wanneer je custom fields identificeert, moet je de volgende informatie aan Zapier geven:

  • Het Teamleader ID van het custom field waarover het gaat
  • Een testwaarde vanuit de antwoorden van je formulier


Beiden moeten worden geregistreerd op de exacte manier waarop Zapier je vertelt dit te doen
Vervolgens vertelt dit artikel je waar je het Teamleader ID van elk van je custom fields kunt vinden.


Nadat je alle relevante velden hebt ingevuld kan je deze stap testen. Dit betekent dat Zapier de antwoorden op het formulier onder de vorm van een nieuwe contactpersoon naar Teamleader stuurt. Als alles goed gaat, is dit je eerste contact ooit gemaakt via Zapier!


3. Selecteer de derde app, actie en template: maak een bedrijf aan

Kies Teamleader als je derde app en selecteer de actie 'Create company'. Volg exact dezelfde procedure als degene die je volgde om een contact toe te voegen.


4. Selecteer de vierde app, actie en template: link een contact aan een bedrijf

In deze stap zorg je ervoor dat de contacten & bedrijven die via het formulier binnenkomen, ook daadwerkelijk gekoppeld worden in je Teamleader CRM. De velden in deze template zijn zeer beperkt, maar je zult merken dat twee ervan een ID van een eerdere stap vereisen (de contactpersoon en het bedrijf dat je hebt aangemaakt tijdens het testen van stap twee en drie). Je kunt de ID direct selecteren door op de knop rechts van je veld te klikken:








Na het invullen van het verplichte veld, kan je deze stap testen. Je zult zien dat de eerder aangemaakte contactpersoon en het bedrijf nu gekoppeld zijn in Teamleader.


5. Selecteer de vijfde app, actie en template: maak een deal aan

In de laatste stap van je zap selecteer je Teamleader als app en kies je de actie 'Create deal'. 


Test tot slot deze stap om erachter te komen of je eerder aangemaakte contactpersoon en bedrijf nu gekoppeld zijn aan deze nieuwe deal en of alle informatie correct is doorgekomen. Als dit het geval is, is je zap klaar en zal elke nieuwe input van een formulier een nieuwe contactpersoon creëren die gekoppeld is aan een bedrijf met een deal. Alle velden worden gesynchroniseerd volgens de manier waarop je je templates hebt ingesteld.