Je facturatie in orde brengen was nooit zo makkelijk als met de facturatiemodule van Teamleader. We schreven dit artikel om je wegwijs te maken in één van de meest tijdbesparende aspecten van de module: bulkacties.


Bulkacties?

Inderdaad. Bij Teamleader staan we voor efficiëntie en bulkacties laten je toe meerdere facturen in enkele klikken in te boeken, te verzenden, als 'betaald' te markeren of te verwijderen. Als je zo hard werkt als wij en dagelijks heel wat timetracking toevoegt, wacht je misschien tot het einde van de maand om je facturen op te stellen. Het  is dan dat deze functie van pas komt en je een hoop stress kan besparen.


Voor het doeleinde van dit artikel nemen we aan dat je reeds pro-forma (draft) facturen hebt aangemaakt. Klik op de link om te weten te komen wat de mogelijkheden zijn.


Inboeken, verzenden, als betaald markeren en verwijderen

Zie je de vakjes links van het overzicht naast elke factuur? Klik die aan om een reeks facturen te selecteren om een bulkactie op uit te voeren. Het vakje in de bovenhoek uiterst links zal elke factuur selecteren in het overzicht van de pagina. Je kan dus een maximum van 50 facturen in één keer selecteren.



Als je selectie is gemaakt heb je 4 opties: Inboeken, Verzenden, Markeer als betaald en Verwijderen met een cijfer ernaast die op het aantal facturen slaat waarop de actie kan uitgevoerd worden. Als de actie niet van toepassing is op die facturen, staat de optie in het grijs.


Facturen in bulk inboeken

Dit betekent dat alle geselecteerde facturen ingeboekt worden op die dag. Ze worden chronologisch een nummer toegewezen en zijn klaar om verzonden te worden.


Facturen verzenden in bulk

Dit is wat complexer. Je wilt natuurlijk facturen verzenden met de juiste templates en in de juiste talen.


Wanneer je op 'Verzenden' klikt verschijnt het volgende scherm:


Teamleader zal facturen bundelen per taal van de klanten. Je kan hier nog steeds een selectie maken en de template die je hier kiest zal toegepast worden op elke factuur die je selecteert. Verzeker dus dat de template in de juiste taal staat. Indien nodig kan je variabelen toevoegen voor aanvullende informatie. Om het jezelf extra gemakkelijk te maken kan je segmenten maken van je facturen per taal.


Pro-formafacturen zullen ingeboekt en verzonden worden in eenzelfde actie. Je wordt in dat geval op de hoogte gebracht:


Belangrijk om te weten is dat er steeds een mailadres zal moeten gelinkt zijn aan de klant om te verzekeren dat de factuur kan verzonden worden. Je kan de kolom e-mailadres toevoegen aan het overzicht van de facturen om te zien of dat het geval is. Als geen adres werd gevonden voor een klant, krijg je een melding te zien.


Facturen in bulk op 'betaald' zetten

Een selectie facturen op 'betaald' zetten kan enkel voor onbetaalde ingeboekte facturen. Als er pro-forma facturen in de selectie zitten krijg je daar een melding van, alsook de facturen die reeds gecrediteerd werden.


Facturen verwijderen in bulk

Enkel pro-formafacturen kunnen in bulk verwijderd worden. Het is niet mogelijk om ingeboekte facturen te verwijderen aangezien deze al een nummer hebben. Het verwijderen van facturen zou resulteren in gaten in je factuurnummering en zou bovendien de chronologie van de nummering verstoren. 


Wat met herinneringen?

Voor optimale efficiëntie raden we aan automatische herinneringen toe te voegen om te verzekeren dat ze op het juiste moment worden verstuurd. Lees het segment onderaan het artikel om te leren hoe.


Meer vragen? Contacteer ons supportteam door op het vraagteken te klikken rechtsboven in je account en op 'Support' te klikken.