Onder het werkoverzicht van je project krijg je meteen te zien hoe het gesteld staat met het verbruikt budget, de winst en de timetracking. In dit artikel staan we even stil bij 'Verbruikt budget':


  • Wat betekent 'verbruikt budget' bij projecten?
  • Hoe wordt 'verbruikt budget' berekend?
    • Forecast
    • Kolommen in het overzicht voor projecten
    • Projectrapport
  • Het verschil tussen 'verbruikt budget' en 'winst'
  • Wie krijgt het 'verbruikt budget' te zien?


Indien je op zoek bent naar meer info over winst bij projecten, klik dan hier

We schreven ook enkele use cases uit om de logica achter budgetbeheer te verduidelijken.

Wat betekent 'verbruikt budget' bij projecten?

Tip: voor de beste resultaten, adviseren we je een externe uurprijs per gebruiker in te stellen. Vul ook de interne kostprijs per gebruiker in om te zien hoeveel winst je maakt.


Het projectbudget dat je afsprak met de klant hou je nu nog strakker in de gaten. Door externe kosten toe te voegen en een tijdsduur mee te geven aan geplande taken en afspraken, zie je gaandeweg hoeveel budget je spendeert. Transparante communicatie met de klant was nooit zo voor de hand liggend en houdt beide partijen goed geluimd.


Kort samengevat toont 'verbruikt budget' hoeveel van je klantenbudget aan verkoopprijs is verbruikt. Dit zowel voor materiaal als voor werkuren die je wenst door te rekenen. Hou er rekening mee dat dit laatste wordt berekend op basis van de externe uurprijs van je medewerkers.


Hoe wordt 'verbruikt budget' berekend?


Bij het aanmaken van een project kan je een budget ingeven. Het percentage bovenaan geeft weer hoeveel er al is verbruikt van het overeengekomen budget. Zodra iemand factureerbare timetracking ingeeft, zal dit afgetrokken worden van het budget aan de externe uurprijs van de uitvoerder of van het taaktype in kwestie. Hetzelfde geldt voor externe kosten: het materiaal dat je nodig hebt / aanrekent wordt vermenigvuldigd met de verkoopprijs.
Samengevat: Verbruikt budget = (factureerbare uren + materiaal) * verkoopprijs


Klik op  Fasebudget om het budget per fase in detail te bekijken. Hier zie je waar je de meeste middelen en werkuren aan besteedt.


Aanschouw in één oogopslag: 


  • De facturatiemethode per fase
  • Het al verbruikte bedrag
  • Het voorziene budget per fase
  • De Forecast indicator


Opmerking bij verbruikt bedrag: Als je ook de niet factureerbare werkuren wil meerekenen, kan je dit in de instellingen van je project aanduiden. Klik op het potlood naast het projectnummer; daar vind je de slider voor deze optie.


Forecast indicator:


Taken: Bij het inplannen van een taak gelinkt aan het project, kan je ook een tijdsduur ingeven. Op basis van de tijd die je inplant, geven we aan waar je budget heen gaat: achter de schermen wordt de externe uurprijs per gebruiker of per werktype vermenigvuldigd met de duur van je taken. 

Opmerking: Als je de taak toekent aan een team, zullen we rekening houden met de 'duurste medewerker' in dat team. Op die manier ben je voorbereid op het 'worst-case scenario'. 


Afspraken: Bij het inplannen van een afspraak gelinkt aan het project, kan je ook een tijdsduur ingeven. Op basis van de tijd die je inplant, geven we aan waar je budget heen gaat: achter de schermen wordt het aantal aanwezige collega's vermenigvuldigd met de duur van de afspraak. 

Voorbeeld: Als je afspraak een duur heeft van 2 uren en 3 collega's zijn toegevoegd aan de afspraak, zullen 6 uren (en de kostprijs van deze uren) toegevoegd worden aan de forecast. 


De symbolen en kleuren bij Forecast tonen of je binnen budget zal blijven of niet:


Deze drie kleuren staan voor de drie mogelijke budget indicaties:

  • Groen = de fase zal binnen budget blijven
  • Geel = de fase zit nog binnen budget, maar op basis van de Forecast zal die over budget gaan. De voorspelling overstijgt wat voorzien werd. In bovenstaand voorbeeld wordt er voor de tweede fase 'Prototyping'  € 80 000 voorzien, echter op basis van je geplande taken en afspraken werd berekend dat je € 99 999 zal verbruiken.
  • Rood = de fase zit al boven budget (je gaf meer uit dan voorzien). Ter hoogte van 'Fasebudget' krijg je ook een alarmerende melding in het rood wanneer je met een Fixed price fase over budget gaat. Onder Instellingen > Projecten > Waarschuwingen kan je overigens de e-mailnotificatie inschakelen.


Weergave overzicht projecten


We raden je aan om ook voor het algemene overzicht van je projecten enkele budgetgerelateerde kolommen te selecteren:


  • Budget status:
    • Rood uitroepteken = over budget
    • Geel uitroepteken = dreigt over budget te gaan
    • Groen vinkje = on track
  • Verbruikt budget (besteed aan Time & material)
  • Voorzien budget (ingevuld op projectniveau)
  • Voorspeld budget (besteed bedrag + onafgewerkte taken en afspraken)
  • Resterend budget (voorzien - verbruikt)


Projectrapport


Klik op het potlood bovenaan naast het projectnummer. Kies Rapport downloaden. Activeer de slider 'Budgettering' om voorzien budget, verbruikt budget en forecast per fase in je rapport bij te voegen.


Het verschil tussen 'verbruikt budget' en 'winst'

Het voornaamste verschil is dat er bij de winstberekening ook rekening wordt gehouden met je interne kosten, die geen invloed hebben op het verbruikt budget. 

Winst is het verschil tussen het bedrag dat je doorrekent aan de klant en alle kosten die je maakt voor het project. Het bedrag van de fixed price fase wordt integraal opgeteld bij de winst.


Wie krijgt het 'verbruikt budget' te zien?

Dit hangt af van de slider bij Instellingen > Projecten > Voorkeuren > Beperk toegang tot financiële informatie op projecten.


Staat deze slider UIT, dan krijgen volgende gebruikers toegang:

  • Admin gebruikers

  • Gebruikers met beheerder-toegang tot alle projecten 

  • Decision makers

  • Deelnemers in het project


Staat deze slider AAN, dan krijgen deze gebruikers toegang:

  • Admin gebruikers

  • Gebruikers met beheerder-toegang tot alle projecten 

  • Decision makers

  • Deelnemers in het project met toegang tot facturen


Lees dit artikel om meer te weten te komen over de verschillende rechten in een project. 


Wil je graag aan de hand van enkele use cases zien hoe budgetbeheer echt werkt? Klik dan hier.