Bestaat je onderneming uit meerdere afdelingen? Wil je die graag tot op zekere hoogte gescheiden houden? Of ben je actief in twee bedrijven, en wil je nog steeds alles kunnen zien in een oogopslag? De optie om verschillende bedrijfsentiteiten aan te maken in Teamleader komt je ongetwijfeld van pas!



1. Een nieuwe bedrijfsentiteit aanmaken

  1. Om een nieuwe bedrijfsentiteit toe te voegen, ga je naar "Instellingen" > "Bedrijfsinfo" > “Bedrijfsentiteiten” en klik je vervolgens op het "+"-teken. In het vervolg kan je voor elke bedrijfsentiteit de juiste bedrijfsgegevens invoeren.
  2. Zoals je kan zien, kan je voor je nieuwe bedrijfsentiteit een aantal zaken kiezen: een andere naam, een ander BTW-nummer, een ander adres, enz. Je kan verder ook aparte betalingsgegevens toevoegen, of een nieuw e-mailadres voor facturen.
  3. Zodra je alle relevante gegevens hebt ingevuld voor je nieuwe bedrijfsentiteit, klik je op "Opslaan" om te bevestigen.
  4. Wil je deze bedrijfsentiteit instellen als standaard bedrijfsentiteit? Dan vink je gewoon het vakje aan naast 'Standaard'.


2. Verschil tussen bedrijfsentiteiten


Bedrijfsinformatie

Een nieuwe bedrijfsentiteit aanmaken is de eerste stap. Wanneer je naar "Instellingen" > "Bedrijfsinfo" gaat, en vervolgens op het potloodje klikt naast de nieuwe bedrijfsentiteit, krijg je de optie om ook algemene voorwaarden en een logo toe te voegen.


Document lay-out

Je kan per bedrijfsentiteit ook verschillende layouts aanmaken voor offertes, facturen, enz. Hiervoor ga je naar "Instellingen" > "Document layout". Je krijgt vervolgens een keuzemenu te zien met de verschillende bedrijfsentiteiten. Selecteer de nieuwe bedrijfsentiteit, en stel de juiste layout in voor offertes, facturen, ... 

  • Deze layout zal automatisch geselecteerd worden wanneer je een factuur aanmaakt voor deze bedrijfsentiteit. 
  • Bij offertes moet je de bedrijfsentiteit en de bijbehorende layout manueel selecteren.



E-mailhandtekening en e-mails vanuit verschillende bedrijfsentiteiten versturen


Een e-mailhandtekening instellen

Iedere bedrijfsentiteit heeft haar eigen e-mailadres en eventueel een eigen facturatie e-mailadres. Via "Instellingen" > "Email layout" heb je de optie om een algemene handtekening in te stellen voor elke bedrijfsentiteit. Opgelet: deze handtekening is geen persoonlijke handtekening, maar een algemene handtekening voor je volledige Teamleader-account, dus voor alle e-mails verstuurd vanuit één bedrijfsentiteit.

Door deze handtekening in te stellen, is het meteen visueel duidelijk voor je klanten van welke bedrijfsentiteit ze precies mail ontvangen.


E-mails vanuit bedrijfsentiteiten versturen

Facturen, offertes en bestelbonnen zijn al aan een bedrijfsentiteit gelinkt vooraleer ze verzonden zijn. Wanneer je je document verstuurt, kan je als gebruiker het e-mailadres zien waaruit je verstuurt. Bij het versturen van een offerte zal je het te gebruiken e-mailadres kunnen selecteren. Dit kan een van de volgende e-mailadressen zijn:

  • het primaire e-mailadres van het gelinkte bedrijf 
  • het e-mailadres van de gebruiker die is ingelogd
  • het e-mailadres van de eerste verantwoordelijke van de deal

Op hetzelfde moment zal de e-mailhandtekening van de juiste bedrijfsentiteit worden toegevoegd. Als je de handtekening/bedrijfsentiteit wil aanpassen, ga dan terug naar de factuur (als ze nog niet is ingeboekt), offerte of bestelbon om de bedrijfsentiteit manueel aan te passen.



Uitnodigingen voor afspraken en afzonderlijke e-mails naar contacten zijn niet standaard gelinkt aan een bedrijfsentiteit vooraleer ze verzonden zijn.

  • Het 'Afzender'-e-mailadres is standaard het primaire e-mailadres dat aan je gebruiker gelinkt is. Als je gebruik maakt van ons Boost-pakket dan kan je er ook voor kiezen om een e-mailadres uit één van je alternatieve e-mailadressen te kiezen. Lees dit artikel om er meer te weten over te komen.
    Je kan kiezen welke handtekening je wil toevoegen voor deze mails.
  • Je kan het 'Afzender'-e-mailadres ook aanpassen naar een e-mailadres van één van je bedrijfsentiteiten. De handtekening die aan de gekozen bedrijfsentiteit is gelinkt, zal dan aan je e-mail toegevoegd worden.


Waarom is mijn 'Afzender' email@teamleader.be'?

Als er nog geen whitelabeling voor je account is ingesteld, dan worden alle mails vanuit het Teamleader-domein verzonden en kan je ook geen ander e-mailadres als verzender selecteren. Lees dit artikel om meer over whitelabeling te weten te komen en hoe je je eigen domeinnaam kan instellen wanneer je e-mails met Teamleader verstuurt. Als je de whitelabeling niet instelt, dan kan je wel nog steeds de handtekening kiezen (tenzij het document dat je per e-mail wil versturen aan een bedrijfsentiteit is gelinkt, dan zal in dat geval de handtekening van die bedrijfsentiteit gebruikt worden).


E-mail templates voor facturen

Via "Instellingen" > "Facturen" > "Templates voor verzendingen" heb je de optie om e-mail templates aan te maken voor elke bedrijfsentiteit. 


Nummering van facturen en creditnota's

De nummering van facturen en creditnota's is afhankelijk van de bedrijfsentiteit. Wanneer je een factuur opmaakt, vraagt Teamleader je om een bedrijfsentiteit kiezen. 


Wanneer je de eerste factuur of creditnota aanmaakt voor een nieuwe bedrijfsentiteit, moet je het startnummer kiezen. Nieuwe facturen of creditnota's krijgen automatisch het daarop volgende nummer.


Statistieken

Via "Statistieken" krijg je o.a. de pipeline te zien voor elke bedrijfsentiteit. Om de weergavemodus te wijzigen, klik je op het pijltje bovenaan en selecteer je de juiste bedrijfsentiteit.



Opgelet: je kan geen medewerkers aan een bedrijfsentiteit toewijzen. Het is verder ook niet mogelijk om de toegang tot CRM, deals, facturen, enz. van een bedrijfsentiteit afhankelijk te maken. Indien je een collega toegang verleent tot facturen, dan ziet hij/zij alle facturen van alle bedrijfsentiteiten.