Als je op een project in het projectoverzicht klikt, dan opent het Werkoverzicht van dat project. Dit laat je toe om duidelijke inschattingen te maken van je werk per projectfase en zo ook je projecten perfect onder controle te houden. Lees in dit artikel alles wat je moet weten over het werkoverzicht bij projecten!


Een project in overzichtelijke delen plannen en het werk gelijk verdelen onder collega's kan een huzarenstukje zijn. Zeker wanneer een project met meerdere fases uitbreidt, is het overzicht snel zoek. Met het werkoverzicht bij projecten bieden we je een oplossing voor dat probleem. 


Eerste stappen

Nadat je een project en de eerste fase hebt aangemaakt, kom je terecht op het werkoverzicht. Je kunt een beschrijving van het project toevoegen als je op op het potloodje klikt naast 'Beschrijving'.

Nu kun je alle volgende fases van je project plannen. Dit kan je doen door op de knop Fase toevoegen te klikken. Er opent dan een zijpaneel rechts waar je de belangrijkste stappen om het project tot een goed einde te brengen, kunt invullen.


Door te klikken op + Afhankelijkheid kun je afhankelijkheden tussen verschillende fases instellen. Lees er meer over in dit artikel.


Wanneer je alle informatie over de fase hebt toegevoegd druk je op Enter op je toetsenbord om de fase toe te voegen, of je klik je op de knop Fase toevoegen.


Indien je niet zo veel tijd hebt en je snel enkele fases aan je project wilt toevoegen, kun je ook klikken op + Fase toevoegen onderaan de pagina. Je hoeft enkel de titel van de fase in te vullen en op Enter op je toetsenbord te drukken. Erna kun je meer informatie aan de fase toevoegen door op de fase te klikken.



Taken en meetings toevoegen

Wanneer je de fases hebt toegevoegd, is het tijd om specifieke taken en afspraken per projectfase toe te voegen. 


Klik op Taak toevoegen in de rechterbovenhoek om te beginnen met taken toe te voegen. Als je liever een afspraak toevoegt, klik dan op het pijltje en kies voor Afspraak toevoegen:


Via deze knoppen Taak toevoegen/Afspraak toevoegen kun je deze items bij eender welke fase toevoegen. Kies de juiste fase onder 'Details':



Als je niet eerst een fase wilt uitkiezen maar direct een taak of afspraak aan een bepaalde fase wilt toevoegen, dan kan je met je muis over de fase bewegen om de knop Taak toevoegen/Afspraak toevoegen te zien:


Je kunt ook op + Taak toevoegen klikken onderaan de fase om snel taken toe te voegen. Je hoeft enkel de taaktitel in te vullen en op Enter te drukken. Je kunt later details aan de taak toevoegen door erop te klikken.



Wanneer je een taak toevoegt, is het niet nodig om meteen een verantwoordelijke voor de taak aan te duiden. Je kunt dit altijd nog later doen. Dit is handig omdat je dan eerst kan kijken wie er beschikbaar is en zo hou je iedereen tevreden. 

  • Belangrijke opmerking: wanneer je iemand een taak toewijst, wordt deze gebruiker automatisch deelnemer van dat project als dat nog niet het geval was.


Wijzig fases/taken/afspraken

Als je fases, taken of afspraken later wilt wijzigen* dan klik je gewoon op het item zodat een zijpaneel opent aan de rechterkant met meer details. Op deze manier kan je iets aanpassen/toevoegen terwijl je tegelijkertijd aan de linkerkant het overzicht over het volledige project bewaart. 


* Opmerking: hou er rekening mee dat je geen taken kunt wijzigen (of verwijderen) als deze al gemarkeerd zijn als 'Afgewerkt'. Je moet de taak heropenen om deze te bewerken. 


Voor fases en taken: in het zijpaneel klik je simpelweg op het veld dat je wilt wijzigen en druk je op Enter om je wijzigingen op te slaan. Je kunt ook op de blauwe knop 'Wijzigen' klikken. 


Voor afspraken: in het zijpaneel klik je op de blauwe knop 'Wijzigen' om je afspraakdetails te bewerken.


Wanneer je klaar bent met aan een bepaalde taak te werken, dan kun je: 

  • Klikken op de taak in het werkoverzicht zodat het zijpaneel open gaat
  • Klikken op Afwerken om de taak af te werken 
  • Wil je ook tijd registreren? Dan kan je klikken op het pijltje naast afwerken > timetracking. Zo hoef je niet eerst naar de taak te navigeren. 

Opmerking: Indien je niet veel tijd hebt en je je taken snel wilt afwerken, ga je met je muis over de taak in je werkoverzicht en klik je op het groene vinkje naast de taaktitel om de taak af te werken.


Specificaties werkoverzicht

Er zijn enkele specificaties van het werkoverzicht die we graag in dit deel van het artikel belichten.


Filteren op tijd of budget

Het werkoverzicht wordt standaard gefilterd op Tijd.



Je vindt hier een overzicht van:


  • Getrackte tijd: totaal van alle getrackte tijd van alle projectfases. Klik op 'getrackte tijd' in het blauw om naar het overzicht van de timesheets van het project te gaan. 
    • Timetracking op calls
    • Timetracking op taken
    • Timetracking op afspraken
    • 'Losse' timetrackings


  • Geschatte tijd: totale geschatte tijd van alle taken/afspraken van alle projectfases
    • Opmerking voor afspraken: de totale geschatte tijd voor een afspraak is het resultaat van het vermenigvuldigen van de duur van de afspraak met het aantal aanwezigen: het is alle tijd die jij en je je collega's verwacht worden om te besteden aan die afspraak.
      Voorbeeld: Als de duur van een afspraak één uur is, maar er zijn 6 aanwezigen, dan is de geschatte tijd 6 uur. Zorg ervoor dat elke deelnemer van de afspraak deze afspraak dan ook als afgewerkt markeert.
  • Afgewerkt: toont hoeveel van de gelinkte items (taken en afspraken) al als 'afgewerkt' werden gemarkeerd in vergelijking met het totaal aantal items.


Je kunt hetzelfde overzicht van de getrackte tijd vs. de geschatte tijd in detail per fase vinden, alsook in het zijpaneel bij het bekijken van een specifieke taak/afspraak. Vergelijk de geschatte tijd van de items met de getrackte tijd om te leren uit je planning.


Als je het verbruikte budget boven de getrackte/geschatte tijd verkiest, dan kan je filteren op Budget:


Hier vind je een overzicht van: 

  • Verbruikt budget: (factureerbare uren + material) * verkoopprijs.
  • Voorzien budget: het totale budget dat is voorzien voor het volledige project
  • Afgewerkt: hier zie je hoeveel gelinkte items (taak of afspraak) al afgewerkt zijn ten opzichte van het complete aantal items. 


Een gedetailleerder overzicht van het budget kan je vinden op de Projectinfo pagina in de header. Scroll op die pagina door naar de widget 'Verbruikt budget'. Meer info over budgetbeheer bij projecten en de exacte berekening kan je in dit artikel vinden.

Opleverdata en statussen

In je faseoverzicht vind je ook de kolom 'Opleverdatum'. De opleverdatum van de fase is zichtbaar, net zoals de opleverdata van de gelinkte taken en afspraken. Een opleverdatum kan vier verschillende 'statussen' hebben:

  • Rode status: de opleverdatum van het item is voorbij
  • Blauwe status: de opleverdatum van het item is vandaag
  • Grijze status: de opleverdatum van het item is ergens in de toekomst
  • Groene status: de gelinkte taak/afspraak is gemarkeerd als afgewerkt


Opmerkingen:

  • Een rood uitroepteken naast de opleverdatum van de fase betekent dat de opleverdatum van de fase voorbij is en de fase nog niet werd afgesloten.
  • Wanneer je een fase afsluit, zal de status 'Afgewerkt' worden toegewezen aan de opleverdatum van de fase.


Timetrackings niet gelinkt aan taken/afspraken

Timetrackings niet gelinkt aan taken/afspraken worden apart getoond per projectfase. Je kunt op deze notificatie klikken om een overzicht te krijgen van deze timetrackings. Timetrackings op calls gelinkt aan het project worden hier getoond, net zoals losse timetrackings.



Fases afsluiten/het project afsluiten

Wanneer je klaar bent met de taken, afspraken en calls die aan een bepaalde fase gelinkt zijn, dan raden we je aan om die fase af te sluiten. Dit kan je doen door met je muis over de fase te gaan en te klikken op fase afsluiten:


Als iedere fase in een project is afgesloten, dan zal het project als 'klaar' worden beschouwd. Je kan ook een project afsluiten door naar je project te navigeren > Projectinfo > klik op het pijltje naast het projectnummer > project afsluiten. Alle fases die aan het project gelinkt zijn, zullen automatisch afgesloten worden.


Smart filters om je project te beheren

Elk project heeft enkele filters die het mogelijk maken om te filteren op welke fases nog openstaand zijn, welke fases te laat zijn, hoeveel werk je nog moet uitvoeren, welk werk te laat is en welk werk tegen vandaag is. Je kunt meerdere filters selecteren door erop te klikken:


Dit was alles voor het werkoverzicht bij projecten! Op de Projectinfo pagina kan je details van de financiële gegevens van je project terugvinden. Daar vind je onder andere het Verbruikt budget en de Winst. De combinatie van het werkoverzicht en de financiële gegevens helpt je om je projecten op ieder moment onder controle te houden.