Bij het opmaken van een offerte in Teamleader, kan je kiezen voor je eigen benaming in plaats van de standaard naamgeving in Teamleader (het woord 'Offerte' + het dealnummer). Lees dit artikel om te ontdekken waarom deze functionaliteit belangrijk is, hoe je de naam van je offerte kan wijzigen en welke variabelen en shortcodes je kan gebruiken om de naam van je offerte in de communicatie met je klanten weer te geven.



Waarom?

De naam van je offerte zal worden weergegeven op de detailpagina van je deal, in je bestanden, als bijlage voor uitgaande e-mails, in de mobiele app en ga zo maar door. Het hernoemen van je offerte maakt het voor jou mogelijk om:

  • Je uitgaande documenten een persoonlijke touch te geven
  • Je offertes een meer beschrijvende titel te geven in plaats van 'Offerte + dealnummer'


Standaard naamgeving van een offerte in Teamleader

Wanneer je een offerte maakt zonder je eigen offertenaam in te voeren (cf. hieronder), zal Teamleader de offertenaam opslaan als "Offerte + dealnummer" in de taal van de contactpersoon van de deal.

Bijvoorbeeld: Als de taal van je contactpersoon Spaans is, dan zal de naam van je offerte 'Presupuesto X (dealnummer)' zijn.


Opmerking:

Wat als je de taal van je klant verandert na het maken van de offerte? 

  • De offerte zal de naam hebben in de taal die de klant had op het moment van aanmaak van de offerte
  • Je zal de naam van de offerte achteraf handmatig moeten wijzigen
  • Namen van toekomstige offertes voor deze klant zullen natuurlijk wel in de meest recente taal zijn


Naam kiezen tijdens het aanmaken van een offerte

  1. Maak een offerte aan en voeg artikelen toe aan de offerte
  2. In het volgende scherm kun je in het veld 'Naam' de standaard Teamleader-naamgeving 'Offerte + Dealnummer' vervangen door je eigen gekozen offertenaam.


Je bestaande offerte hernoemen

Je kan op elk moment de naam van je bestaande offerte wijzigen door de volgende stappen te volgen:

  1. Ga naar je dealpagina
  2. Ga naar 'Volg je deal op'
  3. Klik op de drie puntjes naast je offerte

  4. Kies voor Hernoemen en klik op Opslaan

Opmerking: Je kunt hier elke naam kiezen die je wilt, zolang de naam niet langer is dan 80 tekens, enkel letters of cijfers bevat en geen speciale tekens bevat (behalve _ of -).


E-mail templates voor offertes + Templates voor begeleidende tekst offertes 

In de e-mail templates voor offertes en de templates voor begeleidende tekst van je offerte staan een aantal variabelen die je kunt gebruiken om naar je deal of je offerte te verwijzen en zo meer informatie aan je klant te geven.


Ga naar Instellingen > Deals om deze templates te vinden en klik op het potloodje naast een template om ze te bewerken en de beschikbare variabelen voor de dealtitel en de naam van de offerte weer te geven:


Shortcodes op offerte-template

Via Instellingen > Document lay-out > Offertes kun je de Word-template voor je offerte vinden. Door te klikken op de knop Lijst shortcodes krijg je een overzicht van de shortcodes die je kunt gebruiken op je template. De volgende shortcodes kunnen worden gebruikt voor de naam van de deal, het dealnummer en de naam van de offerte:


Opmerking: De shortcode QUOTATION_NAME staat niet op de standaard offerte-template. Voeg de code toe als je de naam wel wil weergeven. Raadpleeg hier onze Templategalerij voor een voorbeeldtemplate met de naam van de offerte.


Algemene opmerkingen

  • Je kan niet op offertenaam zoeken via de globale zoekfunctie of via de zoekbalk in je deallijst
  • Op dit moment is het niet mogelijk om andere documenten te hernoemen zoals facturen, werkbonnen, bestelbonnen,...