Teamleader voor ...

Teamleader voor administratieve gebruikers

Ben jij de persoon die het bedrijf draaiende houdt? Maak jij je collega's blij door hun verlof en agenda te beheren? Zorg jij ervoor dat de facturen betaald worden? In dit artikel kom je alle manieren te weten waarop Teamleader je kan helpen.

Teamleader voor administratieve gebruikers


Ben jij de persoon die het bedrijf draaiende houdt? Maak jij je collega's blij door hun verlof en agenda te beheren? Zorg jij ervoor dat de facturen betaald worden? Dan ben je op de juiste plek! In dit artikel kom je alle manieren te weten waarop Teamleader je kan helpen in je job. 


Bellen

Als je de telefoon moet bemannen, zal je blij zijn om te horen dat we een aantal VoIP-integraties hebben om rechtstreeks vanuit Teamleader te kunnen bellen. Neem notities op hetzelfde scherm en registreer de call op de contact- of bedrijfspagina zodat iedereen weet waarover het gesprek ging.


Om je leven nog makkelijker te maken, kan je gespreksresultaten instellen waar opvolgacties aan gekoppeld zijn. Een mogelijk gespreksresultaat is bijvoorbeeld 'voicemail', met de opvolgactie 'call'. Als je dit resultaat selecteert, zal Teamleader automatisch een nieuw scherm openen waar je een moment kan plannen om terug te bellen. 


Plannen

Als je de telefoon opneemt, is de kans groot dat je ook verantwoordelijk bent om opvolgacties in te plannen voor je collega's. In Teamleader kunnen deze acties calls, taken of afspraken zijn. Klik op de links voor een overzicht van de manieren waarop je calls, afspraken en taken kan toevoegen. Aangezien je waarschijnlijk al bezig bent op de contact- of bedrijfspagina, kan je het best klikken op de grote groene plus in de rechterbovenhoek en de taak, call of afspraak zo toevoegen.

Calls

Nadat je op 'nieuwe call' geklikt hebt, kies je simpelweg de naam van je collega als verantwoordelijke om een call voor hem of haar toe te voegen.


Taken

Hetzelfde geldt voor taken, maar hier heb je de extra mogelijkheid om een taak aan een heel team toe te wijzen. Zo kunnen je collega's onderling beslissen wie de taak op zich zal nemen. Klik hier om meer te weten te komen over teams. Daarnaast heb je de keuze tussen een taak 'opslaan' of 'opslaan en inplannen'. Als je enkel opslaat, komt de taak in de takenlijst van je collega terecht (zoals een to-dolijst). Kies je voor 'opslaan en inplannen', dan kan je ook meteen een moment selecteren in de agenda wanneer de taak moet worden uitgevoerd. Een laatste interessante feature bij taken zijn de interne berichten, waar je bijlagen kan toevoegen of met elkaar communiceren via het @-symbool.


Afspraken

Om een afspraak voor je collega in te plannen, klik je op het potloodje naast 'collega's aanwezig' en kies je de juiste namen uit de lijst. Teamleader biedt ook de mogelijkheid om een vertrekadres in te stellen voor afspraken, zodat je weet hoeveel reistijd je moet voorzien tussen de afspraken. Als je bedrijf gebruikmaakt van de werkbonnen, kan je die zelfs al voorbereiden rechtstreeks in de afspraak.


Je kan de segmenten gebruiken op call-, afspraak- of taakniveau om specifieke overzichten te maken van de openstaande acties. Zo kan je de regel 'verantwoordelijke' gebruiken om een overzicht te krijgen van alle calls van een specifieke collega, of de regel 'aangemaakt door' voor een overzicht van de calls die je zelf hebt aangemaakt. Als je veel taken of calls moet toevoegen, kan je een segment maken op contact- of bedrijfsniveau en op acties klikken om ze in één keer toe te voegen aan alle bedrijven of contacten in het segment:



Als de opvolgactie gerelateerd is aan een deal waar je collega momenteel mee bezig is, zorg er dan zeker voor dat je de deal linkt, zodat de dealactiviteit up-to-date blijft.


Agenda

Wanneer je de acties in de agenda plant, kan je in de rechterbovenhoek de juiste collega selecteren. Als je geen collega's kan zien in deze lijst, klik dan hier. Als je de agenda wil kunnen zien terwijl je acties toevoegt, kan je Teamleader openen in een ander tabblad om beide schermen te vergelijken.


Naast een dag-, week- of maandoverzicht, kan je ook team selecteren om de agenda van verschillende collega's naast elkaar te zien. Zweef met je muis over de naam van een collega om hem of haar uit de lijst te verwijderen, of klik op het plusteken om iemand toe te voegen. Dit overzicht blijft hetzelfde gedurende je hele Teamleader-sessie, dus je hoeft niet telkens dezelfde collega's te selecteren. Pas wanneer je uitlogt, zal de standaardinstelling weer worden toegepast.


Zorg er ten slotte voor dat alle collega's hun persoonlijke agenda integreren met Teamleader. Zo heb je niet alleen een juist overzicht van hun beschikbaarheid, maar zullen de acties die jij plant ook in hun eigen agenda verschijnen.

HR

Is het ook jouw taak om alle verlof bij te houden? Geen zorgen, dat kan in Teamleader. Klik op de links om te weten te komen hoe je verlof kan toekennen, aanvragen en goedkeuren

Als je collega's ziek worden, kan je dit bijhouden door een verloftype aan te maken. Dit type maak je het best onbeperkt, aangezien je moeilijk kan voorspellen hoeveel dagen nodig zullen zijn. Als het bedrijf op bepaalde dagen gesloten is en niemand op kantoor zal verschijnen, kan je dit registreren als sluitingsdagen.


Om een overzicht te hebben van de verlofdagen van iedereen, ga je naar Instellingen > Medewerkers en klik je op het pijltje naast 'Sluitingsdagen'.


Als de nieuwe collega's ook jouw verantwoordelijkheid zijn, bekijk dan zeker deze Getting Started-reeks voor alle info om een collega toe te voegen en zijn of haar rechten te bepalen. Om in een mum van tijd met Teamleader te leren werken, kunnen de nieuwe collega's zich inschrijven voor onze online groepsopleidingen of onze webinars bekijken. 


Timetracking

Aangezien je een administratieve duizendpoot bent, is het bijhouden van je eigen tijd en die van je collega's waarschijnlijk ook een van je taken. In dit artikel vind je een overzicht van alle mogelijkheden om tijd te registreren in Teamleader. Als je tijd moet bijhouden voor je collega's, kan dat op deze manier.


Als je meer inzicht wil krijgen in de timetracking, lees dan dit artikel voor een overzicht van enkele rapportagemogelijkheden.

Facturatie

De laatste functie die we moeten vermelden is de facturatiemodule. Deze artikels loodsen je er stap voor stap door. Als je geen zin hebt om te lezen, kan je ook onze video's bekijken.


Eens je facturen begint te maken, zal je moeten beslissen of je de factuur meteen wil inboeken, of liever eerst een pro-forma wil maken. Zodra een factuur is ingeboekt, krijgt ze een datum en nummer en gaan we ervan uit dat ze finaal is. Als je een pro-forma maakt, kan je de factuur nog controleren en indien nodig aanpassingen maken voor je ze inboekt. Je kan ingeboekte facturen nog steeds aanpassen, maar er zijn minder mogelijkheden en enkel de laatste factuur kan verwijderd worden.


Als je ook tijdsregistratie wil factureren, lees dan dit artikel voor een overzicht van alle mogelijkheden. Stuur je ook recurrente facturen uit? Vraag zeker naar onze abonnementen en laat Teamleader de facturen automatisch sturen. Voeg daar ook nog een integratie met een boekhoudpakket en automatische herinneringen aan toe, en je zal jezelf veel tijd besparen.


Ook op dit niveau kan je de segmenten gebruiken om interessante overzichten te maken. Maak bijvoorbeeld een segment met de regels 'Betaald Is gelijk aan Nee' en 'Datum Is vorige maand' voor een overzicht van alle onbetaalde facturen van vorige maand. Als je nadien op export klikt in de rechterbovenhoek, kan je dit overzicht zelfs exporteren naar PDF of Excel.


Een laatste tip: klik op het pijltje naast 'Bedrijfsinformatie' op de bedrijfspagina en selecteer Facturatievoorkeuren om de instellingen aan te passen voor een specifiek bedrijf. Hier kan je een apart facturatiemailadres instellen, de betalingstermijn en valuta aanpassen, automatische herinneringen uitschakelen en een uurprijs instellen.


Heb je een tip die je graag wil delen? Laat het ons via deze weg weten! Gebruik je een van deze modules nog niet? Contacteer dan zeker onze sales via sales@teamleader.be/nl om ze gratis te testen.



Ben jij de persoon die het bedrijf draaiende houdt? Maak jij je collega's blij door hun verlof en agenda te beheren? Zorg jij ervoor dat de factur...
Vr, 12 Okt, 2018 at 3:23 PM
Integrations/Marketplace

Niet gevonden wat je zocht?

Contacteer ons