Al comenzar a trabajar con Teamleader, es posible que te interese importar todo el seguimiento temporal realizado en tu antiguo sistema, para tener de forma conjunta toda la información que necesitas. ¡Con Teamleader puedes hacer esto de forma sencilla!


Sin embargo, debes saber que el archivo (CSV o Excel) debe contener cierta información y debe tener la estructura adecuada. Te explicamos todo esto en este artículo.


Una vez el archivo tenga la estructura adecuada, puedes enviárselo a equipo de soporte junto con tu usuario y contraseña, y una persona del equipo llevará a cabo la importación en tu cuenta.


Notas: 


  • Por razones de seguridad, te pedimos que primero cambies tu contraseña por una temporal hasta que terminemos las gestiones.
  • A la hora de importar seguimiento temporal, solo puedes añadir seguimiento temporal nuevo. Es decir, no puedes modificar o sobrescribir seguimiento temporal ya existente. Al margen de esto, la importación de seguimiento temporal funciona de la misma manera que la importación de CRM: las columnas del Excel se tienen que emparejar con los campos existentes en Teamleader.
  • Sólo se puede importar seguimiento temporal general. Es decir, no se puede importar seguimiento temporal asociado a una tarea, llamada etc.
  • La opción de deshacer la importación está también disponible durante unas semanas.
  • El archivo Excel o CSV solo puede contener una hoja, y cada registro de seguimiento temporal debe estar en una única línea. Puedes encontrar un ejemplo de importación de seguimiento temporal al final de este tutorial.



Estructura del archivo Excel o CSV:


El archivo Excel o CSV debe tener una columna por cada campo que quieras importar (de los indicados a continuación), y una línea por cada registro de seguimiento temporal que desee ser importado.


Columnas obligatorias:


  • Fecha de inicio: Es la fecha de inicio del seguimiento temporal. El formato recomendado es AAAA-MM-DD hh:mm (por ejemplo 2018-01-15 14:15).


  • Fecha de finalización: Es la fecha de finalización del seguimiento temporal, y es obligatorio que se encuentre en el mismo día que la fecha de inicio (por ejemplo 2018-01-15 14:30).


  • Descripción: Descripción de la tarea o acción que se ha llevado a cabo.


  • Columna para relacionar el seguimiento temporal a un cliente o proyecto. Se tiene que rellenar una de las siguientes 3 opciones:
    • Cliente: Este campo puede ser el nombre de un contacto o de una empresa. Si el cliente no existe en el CRM, se creará a la hora de hacer la importación.
    • ID de empresa o contacto: Si en lugar de indicar el nombre de cada cliente (empresa o contacto), prefieres indicar un número de identificación de cliente, se puede hacer sin problema, pero entonces en caso de que no lo tengas ya, debes primero crear un campo personalizado para el módulo Empresas de tipo texto de una sola línea o tipo número y rellenarlo con un número para cada empresa.
    • ID de proyecto: Si quieres enlazar el seguimiento temporal con tus proyectos, puedes también realizar esta vinculación siempre y cuando estos proyectos ya se encuentren en Teamleader. Por tanto para realizar la vinculación puedes utilizar el campo 'Número de proyecto' que Teamleader ha asignado de forma automática a esos proyectos, o puedes utilizar cualquier campo personalizado que hayas creado en el módulo Proyectos, y que sean de tipo 'Número' o 'Número de incremento automático'. Ten en cuenta que:
      • Si decides relacionar el seguimiento temporal con proyectos...
        • ... se recomienda añadir una columna con el nombre del hito. Sino el seguimiento temporal se añadirá de forma automática al primer hito del proyecto.
        • ...las conexiones con las empresas o contactos se ignorarán, ya que se utilizará automáticamente el nombre del cliente del proyecto.


Nota: Nos hemos dado cuenta de que muchos archivos generalmente sólo contienen la fecha de realización de la tarea o acción y su duración, pero no la fecha de finalización. Sin embargo, en Teamleader es obligatorio indicar la fecha de finalización, es decir, necesitamos tanto la fecha y hora de inicio, como la fecha y hora de finalización.


Esto puede solucionarse muy fácilmente siguiendo estos pasos en el archivo Excel o CSV:


1. Copia la columna con la fecha de inicio, y pégala de nuevo en otra columna con el formato AAAA-MM-DD hh:mm.

2. Añade una columna nueva, llamada 'Fecha de finalización' y cambia el formato por AAAA-MM-DD hh:mm. En esta columna es donde introducirás la fórmula.

3. Asegúrate de que haya otra columna, llamada 'Duración' con el tiempo en que se ha trabajado (por ejemplo 2,5 son dos horas y media). La fórmula utiliza un reloj de 24 horas.

4. Utiliza la fórmula del ejemplo que te indicamos a continuación:




A
B
C
D
1
Fecha
Duración
Fecha de inicio
Fecha de finalización
2
2015-03-14
2,5
2015-03-14 00:00
2015-03-14 02:30



=A2
=C2+B2/24



Columnas opcionales:


  • Usuario: Nombre del usuario activo de Teamleader que ha registrado el tiempo.


  • Facturable: Debes indicar el número 0 o el 1. Debes indicar 0 si el seguimiento temporal no es facturable, o indicar el número 1 si el seguimiento temporal sí es facurable. El valor utilizado por defecto es siempre 0.


  • Tipo de tarea: Puedes elegir el tipo de tarea del seguimiento temporal realizado, pero ten en cuenta que debes crear los diferentes tipos de tarea por adelantado en Parametrización > Planificación > Tipos de tarea.



 Ejemplo seguimiento temporal