Dès ce 1ᵉʳ septembre 2023, la législation belge relative aux factures impayées ou en retard de paiement changera. À partir de cette date, vous ne pourrez plus facturer le premier rappel de paiement que vous envoyez à votre client. Qu'est-ce qui change exactement pour votre PME et quelles sont les nouvelles exigences auxquelles vous devrez bientôt vous conformer ?

Qu'est-ce qui change concrètement ?

La première lettre de rappel est gratuite : en tant que fournisseur, vous ne pouvez donc plus facturer la première lettre de rappel aux clients qui paient en retard. Cette nouvelle réglementation vise à protéger les consommateurs contre le non-paiement ou le paiement tardif des factures et les coûts déraisonnables qui en découlent.

! Remarque importante : cette législation ne s'applique qu'aux clients sans numéro de TVA !

Après un premier rappel, les clients disposent de 14 jours pour payer. Lors d'un deuxième rappel, les fournisseurs sont autorisés à facturer, mais ce montant est plafonné.

Le solde dû est inférieur ou égal à 150 euros ? Dans ce cas, vous pouvez facturer un maximum de 20 euros de frais de rappel.

Pour un montant compris entre 150 et 500 euros, le maximum est de 30 euros, avec 10 % du montant dû en plus. Par exemple, si votre client a une facture en retard de 500 euros (le montant excède ici le seuil 150€ de 350€), vous êtes autorisé à facturer 65 € d'intérêts de retard : 30 euros + (10 % de 350 €). 

Si le montant dépasse 500 euros, les frais de retard s'élèvent à 65 euros et à 5 % du montant dépassant 500 euros, avec un maximum de 2000 euros. Pour une facture en retard de 1 000 €, cela signifie une pénalité de retard de 90 € : 65 € + (5 % de 500 € (parce qu'elle dépasse de 500 € le seuil de 500 €)).

Pour les nouveaux contrats, ces nouvelles règles s'appliqueront à partir du 1er septembre 2023. Pour les contrats antérieurs au 1ᵉʳ septembre, vous avez encore jusqu'au 1er décembre pour les modifier.

Que devrait faire votre entreprise ?

Mettre à jour vos conditions générales de vente

Prenez le temps d'examiner attentivement vos conditions générales de vente et de les adapter si nécessaire. Indiquez clairement que le premier rappel est gratuit. Si vous ne le faites pas, vous ne pourrez pas récupérer les frais supplémentaires.

Voici le texte que vous pouvez insérer dans vos conditions générales :

En cas de non-paiement complet de la part du client dans les 14 jours calendaires (+ trois jours ouvrables en l'absence de voie électronique) après l'envoi du premier rappel de paiement, une indemnité sera due de plein droit et sans préavis :

20 € si le montant dû est inférieur ou égal à 150 € ; 

30 € majorés de 10 % du montant dû au-delà de 150 € ; 

65 € majorés de 5 % du montant dû au-delà de 500 €, avec un plafond total de 2 000 €.

En cas de non-paiement complet de la part du client dans les 14 jours calendaires (+ trois jours ouvrables en l'absence de voie électronique) après l'envoi du premier rappel de paiement, le client devra, de plein droit et sans préavis, des intérêts correspondant au taux d'intérêt légal pour retard de paiement dans les transactions commerciales, conformément à l'article 5, paragraphe 2 de la loi du 2 août 2002 relative à la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales. Ces intérêts seront calculés sur le montant restant à payer.

Ajustez également les points de vos contrats qui font référence aux frais, aux intérêts de retard et à d'autres questions de recouvrement pour les mettre en conformité avec la nouvelle législation.

Avertissement = Teamleader n'offre pas de conseils juridiques et, en fin de compte, c'est à vous, en tant que client, qu'incombe la responsabilité finale de mettre en œuvre les changements et de vérifier que tout est correct conformément à la nouvelle législation.

Informez vos clients

Informez vos clients des modifications apportées aux conditions de paiement et de ce qui se passe s'ils ne paient pas. Une communication transparente permet d'éviter les malentendus.

En outre, il n'y a pas de base juridique pour les pénalités de retard si les conditions n'ont pas été mises à jour.

Par conséquent, informez-les aussi qu'après avoir reçu un premier rappel, ils disposent d'un délai de 14 jours pour payer. Devez-vous envoyer un deuxième rappel après ce délai ? Dans ce cas, vous êtes autorisé à facturer des frais (limités).

Que se passe-t-il si vous ne modifiez pas vos conditions générales de vente ?

Si vous n'adaptez pas vos conditions générales de vente à la nouvelle réglementation, vous ne pouvez pas exiger d'intérêts ou prendre des mesures de recouvrement. Vous risquez également des contrôles et des sanctions de la part de l'inspection économique.

Mettez donc à jour vos conditions générales à temps, informez-en vos clients et protégez votre entreprise contre les coûts inutiles et les problèmes juridiques. Non seulement vous êtes légalement tenu de respecter ces nouvelles règles, mais il est également essentiel de maintenir un flux de trésorerie et des opérations commerciales saines.

Il vaut mieux prévenir que guérir

Mais bien sûr, dans un scénario idéal, votre client paie toujours à temps et vous n'avez jamais de retard de paiement. Avec Teamleader Focus, nous essayons donc de rendre ce processus aussi efficace que possible.

Comment ? Entre autres, en facilitant les paiements en ligne grâce à notre logiciel. De cette manière, les factures sont payées jusqu'à 14 jours plus rapidement et 37 % de plus à temps. Si vous apposez un code QR sur votre facture, vous serez payé en moyenne 3 jours plus vite que sans code QR !

Votre facture n'est toujours pas payée ? Dans ce cas, vous pouvez transmettre votre facture à une agence de recouvrement via une intégration dans Teamleader Focus.

Paramètres d'automatisation sur Teamleader Focus

Avec Teamleader Focus, nous voulons vous aider à respecter cette nouvelle législation. C'est pourquoi nous avons ajouté deux paramètres pour vous aider à plafonner automatiquement vos frais de retard ou à calculer les intérêts sur la base de la première date de rappel au lieu de la date d'échéance de la facture.

Il est important de noter que vous ne trouverez ces curseurs dans votre compte que si vous avez au moins une entité d'entreprise belge.

Vous trouverez ces curseurs en suivant les étapes ci-dessous :

1. Dirigez-vous vers les Paramètres > Information d'entreprise
2. Cliquez sur le crayon à côté de l'entité d'entreprise
3. Allez ensuite sur Informations de paiement
4. Sous les champs intérêts et les intérêts de retard vous trouverez ces curseurs :
   

• Limiter les frais de retard sur base du montant dû pour les clients sans TVA:

  Ce paramètre est lié au plafonnement susmentionné des intérêts de retard calculés. Ainsi, si ce paramètre est activé et que 14 jours se sont écoulés depuis le premier rappel, les intérêts de retard sont appliqués à la facture, mais ne dépassent pas automatiquement les limites mentionnées ci-dessus :

• 20 € si le montant dû est inférieur ou égale à 150 € ;
• 30 € plus 10 % du montant dû sur la tranche comprise entre 150,01 et 500 euros si le montant dû est compris entre 150,01 et 500 euros ;
• 65 € plus 5 % du montant dû sur la tranche supérieure à 500 €, avec un maximum de 2000 € si le montant dû est supérieur à 500 €.
  
  ==> Si la somme attendue dépasse la limite, les intérêts de retard sont ajustés au montant maximum possible en fonction du montant dû.
  ==> Si 14 jours ne sont pas encore passés, les intérêts de retard ne sont pas appliqués.

• Calculer des intérêts sur base du premier rappel pour les clients sans TVA :

  Habituellement, nous calculons les intérêts sur les factures au moment où elles sont en retard, c'est-à-dire à la date d'échéance de la facture. Toutefois, conformément à la législation belge relative aux clients sans numéro de TVA, nous devons calculer les intérêts après 14 jours à compter de la date du premier rappel, au lieu de la date d'échéance de la facture. Le client doit disposer de 14 jours pour payer le premier rappel de facture. L'activation de ce curseur signifie donc :

• Les intérêts ne sont calculés qu'après 14+1 jours à compter de la date du premier rappel. À retenir : si vous envoyez le rappel par voie électronique, ce délai commence à courir le jour calendaire suivant le jour de l'envoi. Si vous informez le consommateur par courrier, le délai commence à courir le troisième jour ouvrable suivant l'envoi.
• Pour les rappels automatiques, les intérêts sont calculés automatiquement. Pour les rappels manuels, vous pouvez cliquer sur le bouton Recouvrement sur une facture où vous trouverez la date à laquelle le consommateur a reçu le rappel. Cette date peut être modifiée manuellement.
  

Rappels automatiques

Vérifiez également les paramètres de vos rappels automatiques, en particulier si vous avez appliqué des intérêts et/ou des intérêts de retard. Ces rappels seront toujours envoyés et les intérêts seront toujours facturés si vous ne les désactivez pas.