Voor je de eigenlijke koppeling tussen Exact Online en Teamleader uitvoert, lees dan ook zeker eens ons artikel 'Hoe bereid ik mijn Exact Online- en Teamleader-accounts voor op de koppeling? Afhankelijk van de configuratie van jouw Teamleader en Exact, moet je eerst een aantal dingen in orde brengen. Vervolgens kun je starten met de eigenlijke koppeling met Teamleader.


Koppelen

Klik in Teamleader op je profielfoto in de rechter bovenhoek en selecteer 'Integraties'. Je komt terecht op de Marketplace. Selecteer de categorie 'Boekhouding' en zoek Exact Online:

  1. Koppel je account en selecteer het departement dat je wilt koppelen.
  2. Log in met je gebruikersnaam en wachtwoord van Exact Online om het volgende overzicht te openen:

  1. Vul een begindatum in, d.w.z. de datum waarop Teamleader je facturen en creditnota's voor het eerst moet synchroniseren.
  2. Selecteer de juiste indeling en definieer het dagboek voor zowel de facturen als voor de creditnota's.
  3. Beslis of je alle bedrijven en contacten van Exact Online wilt importeren (afhankelijk van je configuratie).
  4. Klik op 'Opslaan'.


Nu moet je een aantal zaken koppelen tussen Teamleader en Exact. Het belangrijkste zijn de btw-tarieven. De btw-tarieven in Exact moeten altijd van het type 'Exclusief' zijn, omdat Teamleader altijd het totaalbedrag exclusief btw synchroniseert.



Daarnaast kun je nog een account instellen om de (commerciële) kortingen op te boeken en eventueel bepaalde accounts zo instellen dat ze automatisch worden voorgesteld wanneer bepaalde btw-tarieven worden gebruikt (dit laatste is optioneel). Wij raden aan om de automatische synchronisatie pas in te stellen als de koppeling helemaal in orde is.


De synchronisatie manueel activeren

Nu de koppeling klaar is, kun je manueel de eerste synchronisatie uitvoeren. Klik eerst op 'Facturen' in de navigatie. Bovenaan rechts verschijnt er een synchronisatiesymbool.


Als je op dat symbool klikt, start de synchronisatie met Exact Online. Na een tijdje verschijnt er een melding met de resultaten van de synchronisatie. Als je problemen ondervindt, bekijk je het best eerst deze meldingen. Dit wordt gesynchroniseerd: de klanten die gekoppeld zijn aan facturen of creditnota's enerzijds, en de (geïmporteerde) facturen en creditnota's zelf anderzijds.


Wanneer boekingen in Exact afgepunt worden, worden de overeenkomstige facturen in Teamleader op betaald gezet.


Wanneer alles correct is ingesteld, kun je de synchronisatie van klanten en facturen automatisch laten uitvoeren. Betalingen van facturen worden sowieso automatisch op de achtergrond gesynchroniseerd. Als je dat zo instelt, ontvang je een melding telkens als een factuur op die manier op betaald wordt gezet.


Opmerking: wanneer een factuur de status 'Betaald' krijgt in Teamleader, dan zal die status ook worden overgenomen in Exact Online. Wanneer je echter de betaalstatus aanpast in Exact, zal de status in Teamleader op 'Betaald' blijven staan, tenzij je dit ook in Teamleader manueel aanpast.


De betaaltermijnen in Teamleader en Exact op elkaar afstemmen

De betaaltermijn die in Teamleader wordt gebruikt, wordt vergeleken met die van Exact Online. Als er geen correcte match is, wordt de standaardtermijn gebruikt.

  • De standaardtermijn wordt ook gebruikt voor creditnota's.
  • Teamleader ondersteunt geen betaaltermijnen met kortingen.
  • Zowel Teamleader als Exact Online ondersteunen 'Einde maand'.
  • Er is een verschil tussen normale betaaltermijnen en incasso/domiciliëringtermijnen. Zo kun je een betaaltermijn instellen voor domiciliëring: