Entdecken Sie das Planungsmodul - Ihr Schlüssel zu einer effizienten Verwaltung. Lesen Sie in diesem Artikel, wie dieses Modul die Terminplanung optimiert, die Ressourcennutzung maximiert und Ihnen hilft, für die Zukunft zu planen. Mit dem etablierten Planungsmodul von Teamleader Focus wird Ihre Koordinierung sehr einfach und stellt sicher, dass die Zeit Ihres Teams effizient genutzt wird und Ihre Aufgaben gut organisiert und anpassbar sind. Lassen Sie uns in den Planungsprozess eintauchen!



Sehen Sie sich lieber unser instruktives Video an? Machen Sie das hier:


Vorteile

Die Teamleader Focus-Planung kann Ihnen helfen, Ihre Arbeitsweise zu verbessern: 

  • Kapazität überprüfen:
    • Identifizieren Sie effizient verfügbares Personal und Ressourcen, um Ihre wertvolle Zeit optimal zu nutzen.
    • Die Zuweisung des richtigen Teammitglieds für jede Aufgabe wird zum Kinderspiel, da Sie in Echtzeit Einblick in die Verfügbarkeit und Kapazität Ihrer Mitarbeiter haben. 
  • Terminplanung: Präzise Planung von Aufgaben in der nahen, aber auch in der fernen Zukunft.
    Hinweis: Unser Planungsmodul unterscheidet sich von unserem Kalendermodul, da die Planung nur eine Übersicht bietet, in der Sie Aufgaben planen und umplanen können. Sie können nicht sehen, zu welcher Zeit eine bestimmte Aufgabe geplant ist.
  • Flexibilität: Passen Sie Ihren Zeitplan stets an, wenn sich unerwartete Änderungen ergeben. So können Sie Ihre Arbeit auf Kurs halten, ohne Ihr Team zu überlasten. 


Was

Die Planung finden Sie in der Navigation auf der linken Seite. 

  • Hier finden Sie eine wöchentliche Übersicht über alle Ihre Kollegen/Mitarbeiter.
  • Wenn Sie oben links auf Teilnehmer klicken, haben Sie die Möglichkeit, nach Personen, aber auch nach Teams zu filtern.
  • Wenn Sie auf das Zahnrad am oberen Rand klicken, können Sie Ihre Planungspräferenzen einstellen.
    • Sie können wählen, ob Wochenenden angezeigt werden sollen oder nicht, indem Sie den Schieberegler 'Wochenenden anzeigen' ein- oder ausschalten.
    • Sie können auch auswählen, welche Informationen Sie auf einer Planungskarte anzeigen möchten. Der Titel der Aufgabe wird immer der Titel der Planungskarte sein, aber wenn Sie eine Aufgabe in der Planung ansehen, können Sie einstellen, welche Informationen Sie unter dem Namen der Aufgabe sehen. Es gibt drei Optionen, aber beachten Sie, dass diese Metadaten nur angezeigt werden, wenn die geplante Zeit 2 Stunden oder mehr beträgt: 
      • Kundenname
      • Projektname
      • Arbeitstyp
  • Wenn Sie sich durch die Planung klicken/scrollen, können Sie jederzeit zum aktuellen Datum zurückkehren, indem Sie auf Heute klicken.

  • Außerdem können Sie den sichtbaren Zeitraum der Planung anpassen, indem Sie mit dem Plus und dem Minus oben auf der Seite zoomen. Sie können bis auf maximal 4 Wochen herauszoomen. 


Nachdem Sie die Ansicht an Ihre Wünsche angepasst haben, können Sie Aufgaben planen. 

  • Klicken Sie auf Aufgaben planen in der oberen rechten Ecke.

  • Zunächst können Sie filtern, welche Aufgaben hier angezeigt werden, indem Sie: 
    • in der Suchleiste danach suchen;
    • den Bereich des Ablaufdatums der Aufgabe definieren;
    • nach Projekten, Teilnehmern oder Arbeitstypen filtern.

      Hinweis: Sie können im Planungsmodul keine Aufgaben erstellen. Sie müssen die Aufgabe über den Kalender erstellen oder indem Sie oben auf das Plus und dann auf "Aufgabe" klicken.
  • Wenn Sie die richtige Aufgabe gefunden haben, ziehen Sie sie per Drag & Drop in die Planung der richtigen Person am richtigen Tag.
    • Wenn Sie bei der Erstellung der Aufgabe 6 Stunden angegeben haben, wird die Aufgabe sofort für 6 Stunden geplant.
      Hinweis: Dies geschieht nur, wenn an diesem Tag genügend Zeit für den Benutzer zur Verfügung steht, andernfalls wird so viel geplant, wie verfügbar ist.
    • Wenn Sie die Dauer der Aufgabe nicht definiert haben, wird sie automatisch für 1 Stunde geplant. 
    • Aufgaben, die bereits vollständig geplant sind, werden nicht mehr in der Seitenleiste zum Planen von Aufgaben angezeigt. Sie werden bei der Suche nach ihnen mit der Bezeichnung "Vollständig geplant" angezeigt.


Nachdem Sie die Aufgaben geplant haben, beeinflusst dies Ihre Kapazität.

  • Oben links in der Planung finden Sie die Gesamtbeträge-Balken. Hier können Sie sehen, wie viel geplante und ungeplante Zeit Sie insgesamt für alle Ihre Kollegen/Mitarbeiter für die Dauer des sichtbaren Zeitraums auf Ihrem Bildschirm haben.
  • Neben dem Gesamtbeträge-Balken sehen Sie die Visualisierung der geplanten und ungeplanten Zeit für jeden einzelnen Tag.
  • Unter dem Gesamtbeträge-Balken haben Sie die Visualisierung der geplanten und ungeplanten Zeit für jeden einzelnen Kollegen/Mitarbeiter.


Hinweise: 

  • Wenn Sie jemanden überplant haben, färbt sich sein Gesamtbeträge-Balken für diesen Tag rot. 
  • Die Optionen für die Wochenplanung sind anders, wenn Sie auch einen Wochenplanfür jemanden erstellt haben.
    • Hier können Sie angeben, ob es Tage gibt, an denen jemand nicht verfügbar ist, und dieser Tag wird in der Planung schattiert dargestellt. 
    • Wenn Sie eine Aufgabe für diese Person an einem Tag planen, an dem sie nicht verfügbar ist, erhalten Sie die folgende Warnung:

    • Wenn Sie auf Dennoch planen klicken, wird der Kapazitätsbalken rot. 
  • Wenn Sie eine BOOST- oder FLOW-Lizenz haben, können Sie auch Ihre freien Tage bestimmen. Dieser Tag wird dann grau angezeigt. Wenn Sie versuchen, an diesem Tag eine Aufgabe zu planen, wird der Kapazitätsbalken ebenfalls rot. 


Wenn Sie auf eine Aufgabe klicken, sehen Sie, an welchem Datum und wie lange die Aufgabe geplant ist, den Kundennamen, der Projektname und den Arbeitstyp.

  • Wenn Sie auf den Stift klicken, können Sie die geplante Zeit bearbeiten.
    • Es gibt auch die Option "Zeit vorschlagen". Wenn Sie darauf klicken, wird automatisch die gesamte Dauer der Aufgabe geplant (natürlich nur, wenn an diesem Tag noch genügend Zeit für diesen Benutzer zur Verfügung steht) oder die verbleibende Dauer.

    • Wenn Sie für dieselbe Aufgabe schon an einem anderen Tag Zeit eingeplant haben, wird diese Zeit in Klammern angezeigt. Im folgenden Beispiel beträgt die Gesamtdauer der Aufgabe 10 Stunden, aber Sie haben bereits zwei Stunden an einem anderen Tag (+02h00) eingeplant:

      Hinweis: Das Planungsmodul ist kein Kalender, so dass Sie nicht sehen können, zu welcher genauen Zeit eine Aufgabe geplant ist, sondern nur die Dauer. Im unten stehenden Abschnitt finden Sie weitere Informationen über die Verbindung mit dem Kalendermodul.
  • Wenn Sie auf die drei Punkte klicken, haben Sie drei Möglichkeiten:
    • Geplante Zeit bearbeiten: siehe oben
    • Aufgabendetails anzeigen: Sie werden auf die Detailseite der Aufgabe weitergeleitet, wo Sie die Details der Aufgabe bearbeiten können. 
    • Geplante Zeit entfernen: Wenn Sie darauf klicken, löschen Sie die geplante Zeit in der Planung, aber nicht die eigentliche Aufgabe selbst.
      Hinweis: Sie können diese drei Möglichkeiten auch anzeigen lassen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine Aufgabe in der Planung klicken.


Um eine Aufgabe neu zu planen und sie auf einen anderen Kollegen oder einen anderen Tag zu verschieben, können Sie die Aufgabe jederzeit per Drag & Drop auf eine andere Person/einen anderen Tag ziehen. 


Aufgaben, Besprechungen und Anrufe werden heller, wenn sie in der Vergangenheit liegen.


Verbindung mit dem Kalendermodul

Das Planungsmodul ist eng mit dem Kalendermodul verknüpft, da die Aktionen, die Sie in Ihrer Planung durchführen, sich auf Ihren Kalender auswirken und umgekehrt:

  • Nachdem Sie in Ihrer Planung alle Aufgaben nach Ihren Wünschen geplant haben, liegt es an Ihren Teammitgliedern, die Aufgaben in ihren Kalendern einzuplanen. Die Aufgaben sind in den Kalender nicht für einen bestimmten Zeitraum eingeplant, aber wenn sie auf ihren Kalender gehen, sehen sie die Anzahl der geplanten Aufgaben pro Tag oben. Die Verfügbarkeitsbalken unter einem bestimmten Tag füllen sich, da sie alle geplanten Aufgaben, Besprechungen und Anrufe aus der Planung berücksichtigen. Lesen Sie hier mehr über die Kapazitätsbalken.
    Mit einem Klick auf "x Aufgabe" wird der Benutzer zur Tagesansicht weitergeleitet, wo jeder einzelne Mitarbeiter die Möglichkeit hat, sie sofort abzuhaken oder sie anzuklicken und in den Tagesplan für einen bestimmten Zeitraum zu ziehen.
  • Wenn Sie eine Aufgabe in Ihrem Kalender oder im Kalender Ihres Kollegen planen, wird sie automatisch auch in der Planung angezeigt. Und wenn Sie die geplante Zeit einer Aufgabe in Ihrem Kalender verlängern, wird die geplante Zeit der Aufgabe auch in der Planung verlängert.

  • Wenn Sie zur Detailseite der Aufgabe navigieren, können Sie wählen, ob Sie die Aufgabe in Ihrer Planung über In der Planung planen oder in Ihrem Kalender über Im Kalender planen einplanen möchten. Hinweis: Wie bereits erwähnt, wird eine Aufgabe, die Sie in Ihrem Kalender planen, sofort auch in Ihrer Planung angezeigt. Wenn Sie eine Aufgabe in Ihrer Planung planen, wird sie nicht für eine bestimmte Zeit in Ihrem Kalender eingeplant.
  • Wenn Sie mit einer externen Integration für Ihren Kalender arbeiten, wie z. B. Google Calendar oder iCloud, werden die Einträge auch in die Planung kopiert. Ähnlich wie in Ihrem Kalender werden die Kästchen in Ihrer Planung ausgegraut und mit dem Label "beschäftigt" versehen. Die geplante Zeit dieser Aktivität wird auch in den Kapazitätsbalken aufgenommen, so dass sie sich auf Ihre Verfügbarkeit auswirkt.


Zugang zur Planung

Sie können auch den Planungszugang für alle ändern:

  • Gehen Sie zu Einstellungen > Benutzer > drei Punkte neben jedem Benutzer in Ihrem Konto.
  • Sie sehen Planung und Zugang. Neben der Deaktivierung des ganzen Moduls können Sie auch den Zugang beschränken. Sie haben 3 Möglichkeiten:


Hinweise

  • Anrufe, die über den Kalender geplant werden, sind in der Planung sichtbar. Die Dauer eines Anrufs beträgt standardmäßig 30 Minuten.
  • Besprechungen, die über den Kalender geplant werden, sind auch in der Planung sichtbar. Die Dauer der Besprechung wird übernommen und ist auch im Gesamtbeträge-Balken enthalten.
  • Wenn Sie einen Anruf oder eine Besprechung verschieben möchten, müssen Sie dies über den Kalender tun, da Sie einen Anruf oder eine Besprechung im Planungsmodul nicht verschieben können.
  • Die erfasste Zeit wird nicht auf Ihrer Planungskarte angezeigt, und es ist auch nicht möglich, die Zeit für eine Aufgabe über die Planung zu erfassen.