Scopri il Modulo di Pianificazione: la tua chiave per una gestione ottimizzata. Leggi in questo articolo come questo modulo ottimizza la pianificazione, massimizza l'uso delle risorse e ti aiuta a pianificare il futuro. Con il modulo di Pianificazione di Teamleader Focus, il coordinamento diventa molto semplice, assicurando che il tempo del tuo team sia utilizzato in modo efficiente e che i task siano ben organizzati e adattabili. Immergiamoci nel processo di Pianificazione!



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Benefici

La Pianificazione di Teamleader Focus può aiutarti a migliorare il tuo modo di lavorare:

  • Controllare la capacità:
    • Identifica in modo efficiente il personale e le risorse disponibili per utilizzare in modo ottimale il tuo tempo prezioso
    • Assegnare il giusto membro del team a ogni task diventa facile perché puoi conoscere in tempo reale la disponibilità e la capacità dei tuoi dipendenti. 
  • Pianificazione: pianifica con precisione i task nel futuro prossimo ma anche in quello remoto.
    Nota: il nostro modulo di pianificazione differisce dal modulo di calendario, in quanto la pianificazione offre solo una panoramica in cui puoi pianificare e riprogrammare i task. Non puoi vedere a che ora è prevista una determinata attività.
  • Flessibilità: adatta sempre il tuo programma quando si verificano cambiamenti inaspettati. Questo ti aiuta a mantenere il lavoro in linea senza sovraccaricare il tuo team.


Che cosa

Puoi trovare Pianificazione nella navigazione a sinistra. 

  • Qui troverai una panoramica settimanale di tutti i tuoi colleghi/dipendenti.
  • Se clicchi su Partecipanti nell'angolo in alto a sinistra, hai la possibilità di filtrare per persone, ma anche per team.
  • Se clicchi sulla ruota dentata in alto, puoi impostare le tue preferenze di pianificazione.
    • Puoi scegliere di visualizzare o meno i fine settimana disattivando o attivando il cursore "Mostra fine settimana".
    • Puoi anche selezionare le informazioni che vuoi vedere visualizzate su una scheda di pianificazione. Il titolo del task sarà sempre il titolo della scheda di pianificazione, ma quando visualizzi un task nella pianificazione puoi definire quali informazioni visualizzare sotto il nome del task. Ci sono tre opzioni, ma nota che questi metadati saranno visualizzati solo se l'orario previsto è di 2 o più ore: 
      • Nome Cliente
      • Titolo progetto
      • Tipo di lavoro

  • Se stai facendo clic o scorrendo la pianificazione, puoi sempre tornare alla data corrente cliccando su Oggi.

  • Inoltre, puoi regolare il periodo di tempo visibile della pianificazione effettuando uno zoom avanti e indietro sui pulsanti più e meno nella parte superiore della pagina. Puoi zoomare fino a un massimo di 4 settimane.


Dopo aver personalizzato la visualizzazione in base alle tue preferenze, è il momento di pianificare i task.

  • Clicca su Pianifica task nell'angolo in alto a destra.
  • Prima di tutto, puoi filtrare le task visualizzate in questa pagina: 
    • Cercandole nella barra di ricerca;
    • Definendo l'intervallo della data di scadenza del task;
    • Filtrando su progetti, partecipanti o tipi di lavoro.

      Nota: non puoi creare task nel modulo di pianificazione. Devi creare il task tramite il calendario o cliccando sul più e poi su "task" in alto.


  • Dopo aver trovato il task giusto, spostalo nella pianificazione della persona giusta nel giorno giusto.
    • Se hai inserito 6 ore al momento della creazione dell'attività, il task verrà immediatamente pianificato per 6 ore.

      Nota: questo avviene solo se in quel giorno c'è disponibilità sufficiente per quell'utente, altrimenti verrà pianificata la quantità di tempo disponibile.

    • Se non hai definito la durata del task, questo verrà automaticamente pianificato per 1 ora. 

    • I task già completamente pianificati non appariranno nella barra laterale per la pianificazione dei task. Verranno visualizzati con l'etichetta "Pianificato completamente" quando li cercherai.

Dopo aver pianificato i task, questo ha un impatto sulla tua capacità.

  • In alto a sinistra nella pianificazione c'è la barra dei totali. Qui puoi vedere quanto tempo pianificato e quanto tempo non pianificato hai in totale per tutti i tuoi colleghi/dipendenti per la durata del periodo di tempo visibile sullo schermo. 
  • Accanto alla barra dei totali, hai la visualizzazione del tempo pianificato e non pianificato per ogni singolo giorno.
  • Sotto la barra dei totali, puoi visualizzare il tempo pianificato e non pianificato per ogni singolo collega/dipendente.

Note:

  • Se hai pianificato una persona in modo eccessivo, la barra dei totali per quel giorno diventerà rossa.
  • Le opzioni di pianificazione settimanale sono diverse se hai impostato anche un orario settimanaleper una persona. 
    • Qui puoi indicare se ci sono giorni in cui una persona non è disponibile e quel giorno sarà ombreggiato nella pianificazione. 
    • Se pianifichi un task per quella persona in un giorno in cui non è disponibile, riceverai il seguente avviso:
    • Se clicchi su Pianifica comunque, la barra della capacità diventerà rossa. 
  • Se hai una licenza BOOST o FLOW, puoi anche determinare i tuoi giorni liberi. Quel giorno sarà visualizzato in grigio. Se provi a pianificare un task in quel giorno, anche la barra della capacità diventerà rossa.


Se ti sposti su un task, puoi vedere in quale data e per quanto tempo è previsto il task, il nome cliente, il titolo del progetto e il tipo di lavoro. Se fai clic sul task, puoi modificare il tempo previsto. Puoi anche modificare i dettagli del task attuale cliccando su Dettagli.

  • C'è anche l'opzione "Suggerisci tempo". Cliccando su questa opzione, il task verrà automaticamente pianificato per l'intera durata (se ovviamente c'è ancora abbastanza tempo disponibile per quell'utente in quel giorno), o per la durata rimanente.
  • Se hai già previsto del tempo per lo stesso task in un altro giorno, quell'ammontare di tempo sarà visibile tra le parentesi. Nell'esempio seguente, la durata totale del task è di 10 ore, ma hai già pianificato due ore in un altro giorno (+02h00):

    Nota: il modulo di pianificazione non è un calendario, quindi non puoi vedere l'ora esatta in cui è stato pianificato un task, ma solo la durata. Per maggiori informazioni sul collegamento con il modulo calendario, consulta il paragrafo seguente.


Per riprogrammare un task e spostarlo a un altro collega o a un altro giorno, puoi sempre trascinare il task a un'altra persona o a un altro giorno.


Facendo clic con il tasto destro del mouse su un task, si ottiene l'opzione Rimuovi la pianificazione. Facendo clic su questa opzione, si elimina il tempo pianificato nella pianificazione, ma non il task stesso.


Task, incontri e chiamate assumono una tonalità più chiara se appartengono al passato.


Collegamento con il modulo calendario

Il modulo di pianificazione è strettamente collegato a quello dell'agenda, in quanto le azioni che esegui nella pianificazione hanno un impatto sull'agenda e viceversa:

  • Dopo aver pianificato tutti i task a tuo piacimento nella pianificazione, spetta ai membri del tuo team programmare i task nel loro calendario. Le task non sono programmate nelle agende per un periodo di tempo specifico, ma quando accedono alla loro agenda, vedranno in alto il numero di task pianificati al giorno. Le barre di disponibilità al di sotto di un certo giorno si riempiranno tenendo conto di tutti i task pianificati, gli incontri e le chiamate della pianificazione. Per saperne di più sulle barre di disponibilità, leggi qui.
    Cliccando su "x task", l'utente viene reindirizzato alla visualizzazione del giorno in cui ogni singolo collaboratore ha la possibilità di spuntarli immediatamente o di cliccare e trascinarli nella pianificazione giornaliera per un periodo di tempo specifico.

  • Se pianifichi un task nel tuo calendario o in quello di un collega, questo verrà automaticamente visualizzato anche nella pianificazione. Inoltre, quando estendi l'orario programmato di un task nel tuo calendario, l'orario programmato del task verrà esteso anche nella pianificazione.

  • Se lavori con un'integrazione esterna per il tuo calendario, come Google Calendar o iCloud, gli elementi verranno copiati anche nella pianificazione. Analogamente a quanto accade nel tuo calendario, le caselle saranno oscurate nella pianificazione con l'etichetta "occupato". L'orario previsto per questa attività sarà incluso anche nella barra delle capacità e influenzerà la tua disponibilità.


Accesso alla pianificazione

Puoi anche modificare l'accesso alla pianificazione per tutti:

  • Vai su Impostazioni > Utenti > tre punti accanto a ogni utenti del tuo account.
  • Vedrai Pianificazione e Accesso. Oltre a disabilitare il modulo completo, puoi anche limitare l'accesso. Hai a disposizione 3 opzioni:


Note

  • Le chiamate programmate tramite il calendario sono visibili nella pianificazione. La durata di una chiamata è di 30 minuti per impostazione predefinita.
  • Anche gli incontri pianificati tramite il calendario sono visibili nella pianificazione. La durata dell'incontro viene rilevata e inclusa nella barra totale.
  • Se vuoi riprogrammare una chiamata o un incontro, devi farlo tramite il calendario perché non puoi spostare una chiamata o un incontro nel modulo di pianificazione.
  • Il segnatempo non appare nella scheda di pianificazione e non è possibile registrare il tempo su un task tramite la pianificazione.