Aunque Teamleader sea una herramienta con la que acabes de empezar a trabajar, no significa que no puedas introducir rápidamente todas tus facturas recurrentes, es decir, todas tus suscripciones actuales. Afortunadamente, puedes importarlas de forma muy sencilla con pocos clics.


Sin embargo, debes saber que el archivo (CSV o Excel) debe contener cierta información y debe tener la estructura adecuada. Te explicamos todo esto en este artículo.


Una vez el archivo tenga la estructura adecuada, puedes enviárselo a equipo de soporte junto con tu usuario y contraseña, y una persona del equipo llevará a cabo la importación en tu cuenta.


Notas: 

  • Por razones de seguridad, te pedimos que primero cambies tu contraseña por una temporal hasta que terminemos las gestiones.
  • A la hora de importar suscripciones, solo puedes añadir suscripciones nuevas. Es decir, no puedes modificar o sobrescribir suscripciones ya existentes. Al margen de esto, la importación de suscripciones funciona de la misma manera que la importación de CRM: las columnas del Excel se tienen que emparejar con los campos existentes en Teamleader.
  • La opción de deshacer la importación está también disponible durante unas semanas.
  • El archivo Excel o CSV solo puede contener una hoja, y cada suscripción debe estar en una única línea. Puedes encontrar un ejemplo de importación de suscripciones al final de este tutorial.
  • Si quieres importar suscripciones de departamentos diferentes, debes crearlos primero en Teamleader yendo a Parametrización > Información de la empresa > Departamentos > Botón +.
  • Si quieres importar facturas de deparamentos diferentes, debes crear estos departamentos primero en Teamleader. Esto se hace en Parametrización > Información de la empresa > Departamentos > Botón +.
  • Los PDF de las facturas que se crearán a partir de estas suscripciones, tendrán todos el formato de plantilla de facturas predeterminado que exista en Parametrización > Formato de documento > Facturas. Si quieres utilizar otro formato diferente de los que tienes creados en Teamleader, debes primero fijar éste como el predeterminado. Esto se hace en en botón 'Acciones' que encontrarás cuando sigas los pasos indicados hace unos instantes.




Estructura del archivo Excel o CSV:


El archivo Excel o CSV debe tener una columna por cada campo que quieras importar (de los indicados a continuación), y una línea por cada suscripción que desee ser importada.


a) Campos de la suscripción en sí:


Columnas obligatorias

  • Nombre del cliente: Es el nombre del contacto o de la empresa. Si aún no existe en Teamleader, el sistema lo creará cuando se realice la importación.
  • Título de la suscripción
  • Condiciones de cobro: Es el número de días que das a tu cliente para que pague la factura:
    • 0D/CONT/CONTANT: Contado (0 días)
    • 7, 21, 30, 7D, 21D, 30D...: Condiciones de cobro estándar (7 días, 21 días...)
    • 30DEM: 30 días antes de fin de mes (lo mismo para 60DEM y 90DEM)
    • Notas: Si añades al Excel condiciones de cobro que no existan en Teamleader de forma predeterminada (lee este artículo para más información), estos valores aparecerán correctamente en estas facturas que se están importando, pero no se añadirán automáticamente al listado de condiciones de cobro de Teamleader, sino que tendrías que añadirlos manualmente si quisieras utilizarlos en facturas posteriores.
  • Plazo: periodo de tiempo tras el cual la suscripción debe renovarse
    • Cada semana (everyweek) 
    • Cada 2 semanas (twoweekly)
    • Mensual (monthly)
    • Cada 2 meses (twomonthly)
    • Trimestral (quarterly)
    • Cada 4 meses (fourmonthly)
    • Semestral (sixmonthly)
    • Anual (yearly)
    • Cada 2 años (twoyearly)
    • Cada 3 años (3yearly)
    • Cada 4 años (4yearly)
    • Cada 5 años (5yearly)
    • Cada 6 años (6yearly)
    • Cada 7 años (7yearly)
    • Cada 8 años (8yearly)
    • Cada 9 años (9yearly)
    • Cada 10 años (10yearly)
  • Fecha de inicio: Esta es la fecha en que se creará la primera factura. Si esta fecha se encuentra en el pasado, se añadirán los plazos necesarios hasta que se llegue a una fecha futura, que será a su vez la fecha de la siguiente renovación. El formato recomendado es AAAA-MM-DD (por ejemplo 2018-01-15).


Columnas opcionales

  • Fecha de finalización: Es la fecha de finalización de la suscripción. El formato recomendado es AAAA-MM-DD (por ejemplo 2018-01-15).
  • Departamento: Solo tienes que rellenar esta columna si trabajas con más de un departamento.
  • Registrar directamente: Debes indicar el número 0 o el 1. Debes indicar 0 si quieres que las facturas que se creen sean aún proforma, y el número 1 si quisieras que las facturas que se creen estén ya registradas.
  • Enviar factura automáticamente: Debes indicar el número 0 o el 1. Debes indicar 0 si no quieres que las facturas se envíen automáticamente por email o indicar el número 1 si quieres que las facturas sí se envíen automáticamente por email.
  • Campos personalizados: Los campos personalizados a nivel suscripción también se pueden rellenar con una importación. Para ello te recomendamos que los crees antes de realizar la importación.
  • ID de empresa: Si en lugar de indicar el nombre de cada cliente (empresa o contacto), prefieres indicar un número de identificación de cliente, se puede hacer sin problema, pero entonces en caso de que no lo tengas ya, debes primero crear un campo personalizado para el módulo Empresas de tipo 'Texto de una sola línea' o tipo 'Número' y rellenarlo con un número para cada empresa.


b) Campos de las facturas que se creen por suscripciones:


Nota: La primera factura se creará en la siguiente fecha de renovación registrada.


Columnas obligatorias

  • Nombre del artículo: Nombre del producto o servicio facturado.
  • Precio del artículo sin IVA: Es el precio del artículo sin IVA. Asegúrate de que este importe esté en la misma divisa en que se haya configurado tu cuenta.
  • Tipo de IVA del artículo: Este es el tipo de IVA del artículo. Por ejemplo 0, 6, 12, 21, CM (Otro Estado miembro de la UE), MC (contratista), EX (Fuera de la UE).
  • Cantidad de artículos: Se debe rellenar con el número de artículos de cada factura.


Columnas opcionales

  • Cantidad con IVA (para su verificación): Puede utilizarse para verificar los importes y es la suma de todos los artículos de tu factura. Asegúrate de que este importe esté en la misma divisa en que se haya configurado tu cuenta.
  • Subtítulo de artículo: Puedes añadir un subtítulo que será añadido encima del artículo.
  • Cuenta de artículo: Puedes añadir una cuenta contable para este artículo, por ejemplo 350, 351…. Las cuentas contables deben crearse previamente en Parametrización > Facturas > Cuentas contables.


 Ejemplo suscripciones