Pour beaucoup d'entre nous, une nouvelle année civile signifie également un nouvel exercice financier. Heureusement, Teamleader est bien préparé et vous aurez peu de choses à faire. Si vous n'êtes toujours pas certain de ce qui doit se passer d'ici la fin du quatrième trimestre, nous vous avons préparé une Q&A pratique, spécialement pour vous :


  • Dois-je créer mon propre exercice financier pour 2021 ?
  • Ma numérotation des factures va-t-elle recommencer à partir de 1 ? Et la numérotation des offres ? Et la numérotation de tous les autres documents ?
  • Qu'en est-il des notes de crédit ou avoir ?
  • Puis-je créer mon propre exercice financier ?
  • Puis-je encore réserver des factures pour l'exercice précédent ?
  • Mon Teamleader est lié à un logiciel de comptabilité. Ai-je besoin de faire des changements ?
  • La synchronisation de mes facture avec mon logiciel de comptabilité n'a pas fonctionné et je ne sais pas pourquoi ?


Factures et comptabilité 


Q : Dois-je créer mon propre exercice financier pour 2021?
R : Non. Si votre exercice financier coïncide avec l'année civile, Teamleader génère automatiquement une nouvelle exercice financier avec votre première facture de 2021, même si cette facture est générée à partir d'un abonnement. Si vous utilisez l'une de nos nombreuses intégrations comptables, alors par défaut les mêmes règles des livres comptables que l'exercice financier précédent sont adoptées.


En outre, cela n'est pas exclusif aux exercices financiers qui coïncident avec l'année civile. Supposons que votre exercice financier se termine le 31 mars et que vous créez une nouvelle facture le 1er avril, Teamleader génère automatiquement une nouvelle exercice financier.


Q : Ma numérotation des factures va-t-elle recommencer à partir de 1 ?

R :  C'est exactement ça. La numérotation de vos factures reprend à partir de la toute première facture du nouvel exercice. Son préfixe sera également le nom de l'exercice financier. Dans l'exercice financier 2021, cela fait une première facture numérotée 2021/1.


Q : Et la numérotation des devis ?

R : Non, la numérotation des devis se poursuivra comme les années précédentes.


Q : Et la numérotation de tous les autres documents ?

R : Non, si vous voulez que nous changions votre numérotation, nous l'expliquons dans cet article. Veuillez le lire attentivement et suivre les instructions.


Q : Qu'en est-il des notes de crédit ou avoirs ?

R : Même principe. La numérotation des notes de crédit ou avoirs est également réinitialisée pour recommencer à partir de 1. Comme vous le savez, cette numérotation est indépendante de la numérotation des factures.


Q : Puis-je créer mon propre exercice financier ?
R : Oui, vous le pouvez. Allez dans Paramètres > Factures > Exercices > Bouton +. Si vous faites cela, Teamleader ne générera plus automatiquement de nouveau exercice financier. La création de vos propres exercices est également conseillée si vous souhaitez définir votre propre numérotation des factures.


Q : Puis-je encore comptabiliser des factures pour l'exercice précédent ?

R :  Bien-sûr, vous pouvez toujours comptabiliser des factures pour l'exercice financier précédent. Assurez-vous juste que la date ne vous dérange pas. Supposons que votre dernière facture (provisoire) de l'exercice soit datée du 20 décembre, alors il est toujours possible d'ajouter des factures datant du 20 jusqu'au 31 décembre inclus. Est-ce que votre dernière facture datait du 31 décembre ? Alors dans ce cas, vous ne pouvez créer des factures que pour cette date uniquement.


Q : Mon Teamleader est lié à un logiciel de comptabilité. Ai-je besoin de faire des changements ?
R : La plupart des types de logiciels de comptabilité génèrent automatiquement une nouvelle exercice financier avec le passage du dernier. Cependant, il est conseillé de vérifier pour en être certain.


Q : La synchronisation de mes facture avec mon logiciel de comptabilité n'a pas fonctionné et je ne sais pas pourquoi ?

R : Afin de voir ce qui n'a pas fonctionné, vous pouvez vérifier si vous avez reçu une notification d'erreur. Allez à vos factures puis cliquez sur le bouton avec la double flèche afin de synchroniser manuellement avec le logiciel. Vous recevrez une notification sur la cloche :

Le message d'erreur vous dira où la synchronisation a coincé ou vous dira de nous contacter. Veuillez nous dire quel message d'erreur vous avez reçu précisément. Ajouter la colonne "numéro comptabilité" à votre vue d'ensemble des factures en cliquant sur la roulette en bas à droite de votre écran. La première facture à n'avoir pas pu être synchronisée est celle sans numéro de comptabilité. Le problème est probablement lié à cette facture. 


Produits


  • Comment mettre en place une indexation des prix de mes articles ?
  • J'ai augmenté les prix de mes produits, que va-t-il se passer avec mes abonnements ?

Q : Comment mettre en place une indexation des prix de mes articles ?

R : D'abord, vous devez exporter vos produits, changer le prix dans le fichier Excel et importer le fichier dans Teamleader. Si vous désirez garder les prix actuels dans Teamleader et seulement appliquer une hausse des prix à certains clients, vous pouvez travailler avec des listes de prix. Vous trouverez plus d'informations ici. 


Q : J'ai augmenté les prix de mes produits, que va-t-il se passer avec mes abonnements ? 

: Les prix des produits dans vos abonnements ne changeront pas automatiquement. Vous devrez aller à l'abonnement en question, modifier les prix des articles et enregistrer à nouveau le contenu de l'abonnement. Les factures générées ensuite auront les prix mis à jour. 


Paramètres RH


  • D'anciens employés vont être remplacés par des nouveaux collègues en ce début d'année. Que dois-je faire ? 
  • Dois-je créer de nouveaux types de vacances au début d'année ?
  • Comment puis-je obtenir une vue d'ensemble des absences de mes employés cette année ?

Q : D'anciens employés vont être remplacés par des nouveaux collègues en ce début d'année. Que dois-je faire ? 

R : Désactivez le compte utilisateur de votre ancien collègue. Cela créera une place pour créer le nouveau compte et votre nouveau collègue pourra commencer avec un nouveau compte. Vous trouverez plus d'informations ici.

Q :  Dois-je créer de nouveaux types de vacances au début d'année ?

R : Oui, nous vous conseillons fortement de faire cela au lieu d'étendre la période des types de vacances actuels. Utiliser les mêmes types de vacances à nouveau entraînera des erreurs. Par exemple, les vacances de l'année précédente pourraient disparaître et elles feraient alors partie des vacances de la nouvelle année. 


Q : Comment puis-je obtenir une vue d'ensemble des absences de mes employés cette année ?

R : Allez dans paramètres > RH > cliquez sur la flèches à côté de "jours de fermeture" > cliquez sur "Exportation Excel".


Facturer du temps non-facturé

(Cette fonctionnalité est disponible dans le forfait "Move" et supérieur)


Q : Comment puis-je facturer le temps non-facturé restant pour mes clients en 2019 ?

R : Allez dans factures > suivi du temps à facturer. Vous pouvez également cliquer sur les options avancées afin de ne facturer que le suivi du temps établi avant un à une certaine date. 


Il est peut-être un peu tôt mais nous vous souhaitons déjà une bonne année !