Als je één van onze tweerichtingsintegraties voor boekhouding zoals Exact Online, Octopus, Yuki of Twinfield gebruikt, is dit artikel niet van toepassing voor jou. Lees wel verder als je een eenrichtingskoppeling tussen Teamleader en je boekhoudprogramma gebruikt.


In dit artikel kom je alles te weten over het volgende:

  1. Je Teamleader-account voorbereiden
  2. De facturen exporteren
  3. De facturen in je boekhoudprogramma laden

Je Teamleader-account voorbereiden

In deze stap moet je twee dingen doen: de klantennummers beheren en grootboekrekeningen instellen.


Klantennummers beheren

Vanaf het ogenblik dat je met Teamleader begint te werken, is het de bedoeling dat je jouw klanten beheert in Teamleader en dat je ze vervolgens naar je boekhoudprogramma stuurt. Je mag dus geen nieuwe klanten aanmaken in je boekhoudprogramma. Teamleader synchroniseert je klanten op basis van hun nummer in het boekhoudprogramma. We raden daarom aan om de klantgegevens van je boekhoudprogramma eerst te importeren in Teamleader.

  1. Exporteer vanuit je boekhoudprogramma een lijst met de klantennummers.
  2. Lees dit artikel over het importeren van contacten en bedrijven en importeer je bestand. Match daarbij zeker het veld 'Klantennummer boekhoudpakket'.
  3. Wellicht had je al bedrijven geïmporteerd en staan bepaalde bedrijven nu tweemaal in de database, bv. omdat de bedrijfsnamen net iets anders geschreven zijn.

  4. Je kunt de dubbele bedrijven verwijderen door de import ongedaan te maken (alleen nieuwe bedrijven worden verwijderd; de bedrijven waarvoor al een klantennummer was ingevoerd, worden niet verwijderd).

  5. Overloop de andere bedrijven nu manueel en voer de klantennummers in. Doe het volgende om in één oogopslag te zien welke klanten een nummer hebben en welke niet: ga naar CRM > Bedrijven > Keuzemenu naast het vergrootglas > Nieuw segment maken. Kies voor het segment de regel: 'Klantennummer boekhouding' - 'is niet ingevuld'. Je ziet dan meteen alle bedrijven zonder nummer. Als die bedrijven/contacten al in het boekhoudpakket zitten, moet je het klantennummer voor elke klant manueel invullen. Je vindt het klantennummer in het bestand dat je hebt geëxporteerd uit je boekhoudprogramma.

  6. Wanneer alle klantennummers geïmporteerd zijn uit je boekhoudpakket, kun je aangeven dat de nieuwe klantennummers automatisch moeten worden aangemaakt tijdens de export. Meer daarover in stap 2.

  7. Vanaf nu zal Teamleader opeenvolgende klantennummers toekennen, te beginnen bij de beginwaarde die jij kiest. Om veiligheidsredenen is die waarde standaard ingevuld met 100000. Raadpleeg je boekhouder alvorens deze waarde te verlagen. Anders loop je het risico dat bestaande klanten in je boekhoudpakket worden overschreven.

Opmerkingen:

  • Als er geen klanten in je boekhoudpakket staan, kun je de optie 'Automatisch genereren' selecteren wanneer je je facturen exporteert. Meer hierover in stap 2.

  • Als er maar weinig klanten (< 30) uit je boekhoudpakket moeten worden toegevoegd aan Teamleader, hoef je niet te importeren. Je kunt de relevante klanten gewoon overlopen en bewerken, en het veld 'Klantennummer boekhoudpakket' invullen.


Grootboekrekeningen instellen

Elke positie in je factuur moet toegewezen zijn aan de juiste grootboekrekening.

  1. Ga naar Instellingen > Facturen > Grootboekrekeningen
  2. Maak alle grootboekrekeningen aan die je gebruikt. Als je commerciële kortingen gebruikt, moet je ook een rekening voor kortingen instellen.
  3. Wanneer je de rekeningen hebt aangemaakt, kun je 'Rekeningen voorstellen bij gebruik van btw-tarieven' selecteren. Je kunt het programma dan zo instellen dat je factuurlijn automatisch een specifieke rekening selecteert wanneer een btw-tarief wordt gekozen.
  4. Je kunt de rekeningen ook snel instellen op basis van de btw-tarieven voor alle bestaande facturen in Teamleader. Je hoeft ze dan niet meer manueel te overlopen.


De facturen exporteren

  1. Ga naar 'Facturen' en klik op 'Export' in de rechter bovenhoek.
  2. Kies 'Exporteren naar boekhoudprogramma'.

  3. In het volgende scherm kun je de periode instellen waarvoor je facturen wilt exporteren. Je kunt ook je eigen boekhoudprogramma kiezen.

  4. Voor je verdergaat, kun je eerst nog je klantennummers beheren. Hierboven legden we al uit hoe dat moet.

  5. Vervolgens worden de kosten berekend. Omdat we met deze boekhoudprogramma's geen tweerichtingssynchronisatie hebben, rekenen we een toeslag van €0,10 per factuur aan. Dat bedrag wordt geïnd via je Teamleader-portefeuille. Elke factuur wordt maar eenmaal aangerekend. Als er iets fout loopt tijdens de export, zal je dezelfde facturen de volgende keer dus gratis kunnen exporteren.

  6. Als je verdergaat met de import, kom je op een scherm waarin je een aantal parameters moet invullen. Veel van die parameters verschillen van pakket tot pakket, maar de volgende zijn (bijna) altijd aanwezig:

    VAT: On total/ On lines. Teamleader berekent de btw per lijn, dus hier kies je steeds voor 'On Lines'.
    Customers: vink 'Export customers too' aan. Zo worden de klanten mee geëxporteerd.
    Invoice journal: dit is de code van het dagboek waarin je facturen worden ingeboekt.
    Credit note journal: dit is het dagboek waarin creditnota's worden ingeboekt. Dat kan hetzelfde dagboek zijn als dat van de facturen.

    Andere parameters hangen af van het boekhoudpakket. Als er parameters zijn die je niet begrijpt, kun je contact opnemen met onze support.

  7. Nadat je de juiste parameters hebt ingegeven, kom je op een scherm waar je je klanten en facturen ziet. Is alles in orde? Klik dan op 'Volgende' om het bestand te downloaden.

De facturen in je boekhoudprogramma laden

Stuur het gedownloade bestand naar je boekhouder, zodat hij of zij het kan importeren. Deze stap verschilt afhankelijk van het boekhoudprogramma.