Nos ha pasado a todos alguna vez: hemos creado una factura y se la hemos enviado al cliente, pero este sencillamente se ha olvidado de pagarla. En este caso, es posible que sea hora de enviar un recordatorio. Puedes enviar recordatorios de forma manual, o crear recordatorios automáticos.


Recordatorio manual

  1. Si quieres enviar un recordatorio de forma manual, dirígete a la factura vencida donde verás el botón 'Recordatorio'. El número entre paréntesis indica si ya se ha enviado la factura anteriormente.
  2. Haz clic en el botón Recordatorio. Aparecerán entonces las mismas opciones que cuando enviaste la factura por primera vez, es decir, tendrás que elegir la forma en que se enviará tu recordatorio.
  3. Si haces clic en Enviar por email, puedes elegir escribir un texto tú mismo/a, o utilizar alguna de las plantillas que previamente ya hayas guardado en Parametrización > Facturas > 'Plantillas para cartas de facturas'.
     
  4. El PDF que se adjunta al texto que hayas escrito, será el mismo que el que enviaste la primera vez, pero aparecerá la palabra 'RECORDATORIO' estampada en la parte superior derecha de la hoja. Si además quisieras añadir intereses o cargos de demora, lee en este artículo cómo.

Nota: 

Si añades la columna 'Último recordatorio' a la vista general de las facturas, podrás llevar un control más detallado de cuántas veces se ha enviado cada factura:

  • No enviado todavía: La factura no se ha enviado aún nunca.
  • X días/horas atrás (#1): La factura se ha enviado por primera vez X días/horas atrás.
  • X días/horas atrás (#2): La factura se ha enviado por segunda vez X días/horas atrás. Es decir, este es el primer recordatorio que se ha enviado.




Recordatorios automáticos

(Esta funcionalidad está disponible en nuestro paquete Move o superior)


Si prefieres evitar el trabajo manual, puedes configurar recordatorios automáticos de tus facturas impagadas.

  1. Para ello, dirígete a Parametrización > Facturas > Recordatorios automáticos.


  2. En la ventana que se abre, puedes definir diferentes parámetros:
    • Puedes definir cuántos días tiene que estar la factura impagada para que se envíe el recordatorio automático.
    • Puedes elegir el método de envío del recordatorio automático: por email o vía BPost (sólo disponible en Bélgica, Países Bajos y Alemania).
    • Puedes elegir aplicar intereses y cargos de demora. ¿Quieres saber cómo? Haz clic aquí.
    • Plantilla predeterminada: puedes seleccionar la plantilla que creaste en Parametrización > Facturas > Plantillas para cartas de facturas.
    • Añadir idioma adicional: puedes también definir una plantilla para un idioma diferente. Si quieres saber más sobre cómo cambiar el idioma de tus facturas y presupuestos, este artículo te ayudará a entenderlo.