In een wereld vol mailboxen en spam wil je de belangrijkste communicatie met je klanten en contacten zo duidelijk mogelijk in kaart kunnen brengen. Daarom heeft Teamleader 4 manieren ontwikkeld om je mails makkelijk te koppelen aan je CRM, deals of projecten.


De 4 manieren zijn:

  • Gmail plugin
  • Outlook plugin
  • IMAP/Teamleader inbox
  • Mails verzenden in bcc


Gmail plugin

Om de Gmail plugin te installeren, verwijzen we je graag door naar dit artikel. Hier vind je alles terug om de plugin op de juiste manier te gebruiken.

Outlook plugin


Ook met de Office 365 Outlook plugin kan je inkomende en uitgaande e-mails tracken naar de juiste persoon in Teamleader, of, als het contact nog niet bekend is, deze rechtstreeks aan je CRM toevoegen.


Om de plugin te installeren:

  1. Ga je naar de Marketplace via je account door te klikken op je gebruikersnaam rechtsboven en dan op 'Integraties'.
  2. Navigeer naar 'Ontdek' en klik in het overzicht links op 'E-mailtracking'. Op deze pagina vind je de Office 365 Outlook plugin terug.
  3. Klik op 'Toevoegen' en je wordt door het proces van de installatie geleid.
  4. Je ziet nu in je Outlook account een Teamleader icoontje verschijnen boven elke mail:


Als je hierop klikt, wordt een vak geopend aan de rechterkant van je scherm. Hier kies je om het contact ofwel toe te voegen aan je CRM, of de mail te tracken naar het bestaand contact.


IMAP/Teamleader inbox


Wie niet werkt met Gmail of Outlook, maar toch graag e-mails wilt opslaan binnen Teamleader, kan aan de slag met onze IMAP-koppeling. Deze koppeling doet eigenlijk zo veel als je inbox 'kopiëren' naar een Teamleader inbox. 


Door de koppeling te leggen, zal je in Teamleader de mails van de afgelopen twee weken uit je mailbox te zien krijgen. Je kan er dan voor kiezen om deze op te slaan bij het gerelateerde contactpersoon of bedrijf. Deze link koppelt dus niet automatisch mails aan het juiste contact of bedrijf.


Zo leg je de koppeling:


1. Je vindt de instellingen voor deze koppeling ook onder 'Integraties/Marketplace' - 'Ontdek' - 'E-mailtracking'.


2. Je dient enkele gegevens in te vullen, zoals je IMAP-server en -username en het beveiligingsprotocol. Weet je dit niet, dan vraag je dit best even na aan je IT-verantwoordelijke, maar de meeste e-mailproviders gebruiken standaard SSL encryptie.


3. Geef je wachtwoord in en je kan de connectie testen. Als alles geslaagd is, kan je op 'Opslaan' klikken en is de koppeling gemaakt.


4. Als je onderaan de pagina van een contactpersoon of bedrijf kijkt, vind je de tracking terug. Naast het woord 'tracking' zie je ook het symboolstaan. Als je hier op klikt, kom je terecht in je Teamleader inbox. Die ziet er zo uit:


Hiermee kan je e-mails ook rechtstreeks doorsturen naar Teamleader via je persoonlijke tracking-e-mailadres in bcc. Hieronder meer daarover.


5. Klik op de knop 'IMAP' in de rechterbovenhoek. Als alles goed gaat, zal Teamleader beginnen met e-mails ophalen vanuit je persoonlijke mailbox.


6. Selecteer de juiste mail en klik op 'Opslaan'. Nu zal je deze mail terugvinden in de tracking van het contact of bedrijf waarop je je bevond. Belangrijk is dus dat je start vanop de pagina waar je de e-mail wilt bewaren.

E-mail doorsturen in bcc


Zoals je hierboven zag, is er nog een extra manier om e-mail in Teamleader te krijgen. 


Iedere Teamleader user heeft een uniek doorstuuradres dat gevormd wordt als tracking-####-####@teamleadertracking.be. Als je dit e-mailadres gebruikt als blind carbon copy (bcc) bij het versturen van e-mails, dan wordt er een kopie rechtstreeks naar deze Teamleader inbox gestuurd. Je zal zien dat er een cijfertje naast de enveloppe komt te staan, zoiets dus:


Als je hier dan op klikt, zal je zien dat de e-mail die je hebt verzonden ook beschikbaar is in je Teamleader inbox. Je kan er nog voor kiezen om deze te linken bij de juiste persoon of hem te verwijderen uit je Teamleader inbox. Dit zal geen invloed hebben op je persoonlijke inbox.


Een tip: de meeste e-mailprogramma's kunnen een standaard bcc-adres instellen. Als je hier dan je Teamleader tracking-e-mailadres ingeeft, zullen automatisch al je verzonden e-mails terechtkomen in je Teamleader inbox. Je hebt achteraf nog steeds de keuze welke e-mails je wenst op te slaan en welke je weer verwijdert. E-mails in je Teamleader inbox blijven steeds gedurende twee weken beschikbaar.