Men neme een project en voege er externe kosten (materiaal), taken en afspraken (werkuren) aan toe. Vervolgens zie je dankzij de nieuwe widgets in één oogopslag of je mooi binnen het afgesproken budget blijft of het dreigt te overschrijden. Budgetbeheer bij projecten maakt het ook stukken eenvoudiger om transparant te communiceren met je klanten. In dit artikel zoomen we in op twee voorbeeldsituaties, elk op basis van een specifieke facturatiemethode voor fases binnen een project. 


Voorbeeld 1: Facturatiemethode van de fases is 'fixed price'

  1. Maak een nieuw project aan met een totaalbudget van bijvoorbeeld €5000.

  2. Stel de uurprijzen in op 'prijs per gebruiker'.

  3. Voeg twee fases toe met 'fixed price' als facturatiemethode.

    • fase 1 met een budget van €3000

    • fase 2 met een budget van €2000 


  1. Het verbruikt budget is €0 / €5000 voor het volledige project. De winst bedraagt al €5000 omdat je met fixed price werkt, of met een vast te factureren bedrag.

  2. Hang aan de eerste fase een taak met een tijdsduur van 3 uur.

    • Registreer 2 gewerkte uren op deze taak.

  3. Voeg een externe kost toe aan de tweede fase ter waarde van €3000 (verkoopprijs van het product). 

  4. De widgets Forecast en Fasebudget geven nu het volgende weer:



  • De Forecast voor de eerste fase staat op €600, i.e. de tijd (3 uur) die je schat te besteden voor het uitvoeren van de taak * de externe uurprijs van de medewerker (€200)

  • Het verbruikt budget voor de eerste fase is €400 omdat er op de taak slechts 2 uur werd getrackt * de externe uurprijs van de medewerker (€200)

  • Het verbruikt budget voor de tweede fase is €3000. Met een voorzien budget van €2000, gaat deze fase in het rood.

  • In het totaal zit je budgetbeheer nog steeds goed, aangezien je nu €3400 van de €5000 zal besteden.

    • De winst komt nu op €4860. Je maakt €140 aan kosten omdat de medewerker in kwestie 2 uur logde aan een interne uurprijs van €70.


Voorbeeld 2: Facturatiemethode van de fases is ‘time and material’


  1. Maak een nieuw project aan met een totaalbudget van bijvoorbeeld €5000.

  2. Stel de uurprijzen in op 'prijs per gebruiker'.

  3. Voeg drie fases toe met 'time & material' als facturatiemethode.

    • Fase 1 met een budget van €1000

    • Fase 2 met een budget van €1500

    • Fase 3 met een budget van €2500

  4. Voeg taken toe bij de fases:

    • Voeg een taak toe met een tijdsduur van 5 uur bij de eerste fase.

    • Voeg een taak toe met een tijdsduur van 10 uur bij de tweede fase. 

    • Voeg een taak toe met een tijdsduur van 15 uur bij de derde fase.

  5. Voeg timetracking toe aan de taken:

    • Fase 1: registreer 4 van de 5 voorziene uren.

    • Fase 2: registreer 7 van de 10 voorziene uren. 

    • Fase 3: registreer 20 van de 15 voorziene uren.

  6. Je overzicht toont nu je verbruikt budget als volgt:


  • Fase 1 is on track (in het groen) aangezien je hier niet over budget zal gaan: 

    • €800 is er al besteed aan de 4 gepresteerde uren (met een externe uurprijs van €200)

    • Nog 1 uur timetracking te gaan (€200)

    • Forecast €1000: €800 verbruikt + €200 voorzien

  • Fase 2 komt in de gevarenzone (geel) omdat het over budget zal gaan als de resterende uren worden getrackt op de geplande taak:

    • €1400 werd er al besteed aan 7 getrackte uren (aan een externe uurprijs van €200) 

    • Nog 3 uur te presteren (€600).

    • Forecast €2000: €1400 verbruikt + €600 voorzien

  • Fase 3 zit al over budget (in het rood):

    • €4000 verbruikt aangezien er 20 uur getrackt werd (aan een externe uurprijs van €200)

    • Er werd een teveel van 5 uur getrackt (€1000): 20 uur voor een taak met voorziene duur van 15.

    • Forecast €4000: er wordt €1500 meer verbruikt dan voorzien (€2500). 

      • Licht rood = er werd €2500 voorzien maar met een taakduur van 15 uur liep je al van bij begin het risico je budget te overstijgen: €200 (externe uurprijs) * 15 (uur) = €3000

      • Diep rood = een teveel van €1000 euro werd verbruikt vanwege 5 uur timetracking