L'intégration avec l'outil de comptabilité Exact Online est une intégration avancée. Tout comme les connexions avec d'autres logiciels de comptabilité comme Octopus, Twinfield et Yuki, les données de paiement et les contacts sont synchronisées entre Teamleader et Exact Online.


La connexion avec Exact Online implique que les factures et les notes de crédit/avoirs issu(e)s de Teamleader seront exporté(e)s vers Exact Online pour la gestion de la comptabilité dans cet outil séparé. Avec cet objectif à l'esprit, les clients associés à ces factures seront tout d'abord exportés vers Exact Online. Si une facture est réconciliée dans Exact Online, elle est définie comme « payée » dans Teamleader. Dans Exact Online, vous gérez vos comptes de grand livre : pour chaque synchronisation, ils sont récupérés depuis ce logiciel.


En fonction de votre situation, vous devez appliquer l'un des trois scénarios suivants avant de pouvoir réellement commencer la connexion d'Exact Online à Teamleader.


A. Mon compte Exact Online est vide (et mon compte Teamleader est vide ou non)

Si votre compte Exact Online ne contient pas encore de données, vous devez tout d'abord régler un certain nombre d'éléments :

  • Créer des exercices comptables (période/tableau de dates).
  • Créer un livre-journal des factures.
  • Créer un livre-journal des notes de crédit/avoirs (différent du livre-journal des factures).
  • Définir des comptes de grand livre.

Vous pouvez trouver tous ces éléments en cliquant sur le nom de votre entreprise dans le coin supérieur droit et en sélectionnant « Données principales ». Vous pouvez trouver les réglages dans la section «Financier». Nous irons plus en détail dans la création d'un livre-journal ci-dessous.


Les livres-journaux doivent être du type « Vente », car Teamleader peut uniquement enregistrer les documents de ce type de livres-journaux. Lors de la création d'un livre-journal, vous devez également entrer un compte de grand livre. Connectez ce compte avec un compte de recettes.


Avec chaque synchronisation, tous les comptes de recettes sont chargés depuis Exact Online vers Teamleader. Par conséquent, vous gérez les comptes dans Exact Online. Si vous n'utilisez pas les comptes, vous pouvez simplement créer un compte par défaut et utiliser ce compte pour toutes les lignes de facture.


B. Mon compte Teamleader est vide et mon compte Exact Online contient ma base de données clients

Lors de la réalisation de la connexion, vous pouvez importer très facilement et rapidement votre base de données clients dans Teamleader en sélectionnant le curseur « Importer les entreprises depuis Exact Online » ! Vous pouvez immédiatement commencer à faire la connexion réelle en suivant ces étapes. Aucune autre préparation n'est nécessaire.


C. Mon compte Teamleader et mon compte Exact Online contiennent tous les deux ma base de données clients

Si vous avez une base de données clients dans Exact Online et Teamleader, l'importation est un peu plus complexe. Afin d'éviter les doubles entrées d'entreprises dans Exact Online, toutes les entreprises doivent tout d'abord être importées dans Teamleader. L'importation se fera par le biais du curseur « Importer les entreprises depuis Exact Online » qui s'affiche en réalisant la connexion réelle. Cela est expliqué dans la troisième étape de réalisation de la connexion réelle.


Après l'importation, il est probable que vous ayez plusieurs doublons de clients dans Teamleader. Pour l'éviter, il est préférable d'activer la colonne «Comptabilité ID Client» dans votre compte Teamleader pour voir les clients qui ont un ID exact et ceux qui n'en ont pas. Cette colonne est également disponible pour les factures.



Vous pouvez à présent fusionner les doubles entrées manuellement ou automatiquement dans Teamleader :

  • Manuellement : saisissez le nom d'une entreprise et s'il y a 2 résultats, sélectionnez Fusionner dans « Actions ». Vous pouvez également choisir de fusionner à travers la page de détails d'une entreprise (sous la petite flèche en haut). Teamleader fusionnera automatiquement tous les champs, y compris le numéro de client. En cas de conflit, vous pourrez choisir de sélectionner l'une des deux valeurs.
  • Automatiquement : si vous avez plus de 50 enregistrements en double, il est souvent préférable de fusionner automatiquement à l'aide de la méthode suivante (plus complexe) : avec le mécanisme de fusion intégré dans notre outil d'importation Excel ou CSV, vous pouvez fusionner automatiquement les entreprises, puis fusionner les entreprises restantes (dont le nom, par exemple, diffère légèrement) manuellement. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes :
    1. Créez un segment qui contient toutes les entreprises que vous venez d'importer. Toutes les entreprises qui ont été importées se sont vues attribuer automatiquement un tag « Importation Exact Online », aussi il est préférable de créer un segment avec la règle « Les tags contiennent Importation Exact Online ». Vous pouvez trouver un guide sur la création de tags ici.
    2. Exportez ce segment vers Excel.
    3. Dans Teamleader, effectuez l'action en vrac « Supprimer » sur ce segment : cela supprimera à nouveau toutes les entreprises.
    4. Supprimez les colonnes inutiles du fichier Excel afin d'éviter que les anciennes données d'Exact Online n'écrasent des données plus récentes de Teamleader. Les colonnes nécessaires sont « Nom » et « ID client comptabilité » et nous vous recommandons vivement d'importer également le numéro de TVA.
    5. Vous pouvez enregistrer le fichier Excel et l'importer grâce à notre outil d'importation. Encore une fois, seuls les champs « Nom », « ID client comptabilité » et « Numéro de TVA » sont nécessaires.
    6. Si Teamleader vous demande un critère de fusion, vous pouvez le faire en vous appuyant sur le nom (si le nom diffère rarement) ou en vous appuyant sur le numéro de TVA (si la plupart des numéros de TVA sont saisis). Vous pouvez essayer différents critères et voir combien de nouvelles entreprises seront ajoutées par le biais de la fonction de prévisualisation. Nous voulons que ce nombre soit aussi bas que possible.
    7. Importez les données. (Remarque : le champ « ID client comptabilité » n’est pas disponible par défaut, veuillez contacter support pour activer l’importation de ce champ.)
    8. Toutes les entreprises modifiées sont les entreprises qui ont reçu le bon numéro de client.
    9. Toutes les entreprises ajoutées sont les entreprises qui n'ont pas pu être couplées. Vous devrez les parcourir manuellement et les fusionner comme nous l'avons décrit précédemment.

Si tout a été correctement effectué, vous verrez que la colonne « ID client comptabilité » a été remplie concernant toutes vos factures. Si ce n'est pas le cas de partout, comparez ce client avec le fichier Excel que vous avez exporté. Si le client n'est pas présent dans le fichier, il sera simplement créé dans Exact Online lors de la prochaine synchronisation.