De module voor projectplanning van Teamleader biedt een uitstekend overzicht van alle actieve projecten. Je kunt er de agenda van je medewerkers mee organiseren en als hulpmiddel gebruiken om projecten op tijd op te leveren. Lees verder als je wilt weten hoe je de module voor projectplanning kunt gebruiken.


In deze module leer je meer over:

  1. Aan de slag met projectplanning
  2. Het verschil tussen de tabs 'Projecten' en 'Personen'
  3. Uitleg bij de kleuren en symbolen
  4. De workflow in projectplanning


Aan de slag met projectplanning

  1. Ga naar Projecten.
  2. Klik op Projectplanning.
  3. Na een eerste synchronisatie verschijnen alle actieve projecten in dit overzicht.

Opmerking: de eerste synchronisatie hangt af van het aantal actieve projecten in je Teamleader-account.


Verschil tussen de tabs 'Projecten' en 'Personen'

De module voor projectplanning maakt een onderscheid tussen projecten en personen.


De tab 'Projecten' geeft een overzicht van alle actieve projecten, zodat je in een oogopslag hun status ziet. Een rood bolletje geeft aan dat een of meerdere milestones over tijd zijn. Een groen bolletje betekent dat het project tijdig zal worden afgewerkt.

In deze tab kan je een project openen om te zien wie eraan deelneemt. Je ziet ook of de deelnemers al met het project bezig zijn (groen of oranje), of ze nog tijd beschikbaar hebben (witte vakken) en of ze aan taken werken voor andere projecten werken of taken die niet aan een project gekoppeld zijn (grijs).


De tab 'Personen' toont over hoeveel tijd je teamleden nog beschikken. Je ziet meteen wie nog tijd heeft om aan taken te werken en wie volgeboekt is. Zo kun je indien nodig snel ingrijpen. Zowel je klanten als je medewerkers varen daar wel bij!

Wanneer je in deze tab op de naam van een medewerker klikt, zie je de projecten waar hij/zij aan werkt en hoeveel tijd hij/zij al heeft besteed aan elk project.



Uitleg bij de kleuren en symbolen

Projectverkeerslichten

how to projectplanning - projectverkeerslichten


Groen: je zit helemaal op schema met het project. Geen enkele milestone heeft vertraging en niets is te volgepland.

Rood: er is ergens een probleem. Een of meerdere milestones zijn over tijd en werden niet tijdig afgewerkt. In de projectgegevens zie je eveneens een rode vlag.


Projectgegevens

how to projectplanning - projectgegevens


Wit: er is deze dag nog tijd voor taken.
Grijs: er is deze dag al iets gepland dat niet gerelateerd is aan het project dat je momenteel bekijkt.

Groen: je hebt deze dag een taak gepland voor het project, zonder dat de dag overboekt is.
Oranje: er is een taak gepland in de agenda van de medewerker, maar die neemt meer tijd in beslag dan hij/zij die dag werkelijk nog heeft.


Takenlijst

how to projectplanning - takenlijst


Naast de naam van het project en de naam van de medewerker zie je een lijstsymbool met drie lijntjes. Klik erop om de volledige takenlijst van het project te openen, of de taken die aan de medewerker gekoppeld zijn.


De workflow in projectplanning

  1. Maak een project aan met mijlpalen.
  2. Maak taken aan binnen elke mijlpaal. Let op dat je alleen op 'Opslaan' klikt en niet op 'Opslaan en inplannen'.
  3. Ga naar Projecten > Projectplanning.
  4. Hier zie je alle actieve projecten.
  5. Beslis of je met de tab Projecten of de tab Personen wilt werken. Hierboven vind je daar meer informatie over.
  6. Klik op het lijstsymbool naast het project of de collega (afhankelijk van de tab die je gekozen hebt).
  7. Rechts op het scherm verschijnen dan ofwel alle taken van een bepaald project (tab Projecten) ofwel alle taken van een medewerker (tab Personen).
  8. Je kunt taken gemakkelijk verslepen en neerzetten in de planning van een medewerker. Als de taak meer dan een dag in beslag neemt, kun je de taak over meerdere dagen spreiden.

    Bijvoorbeeld: een taak duurt 16 uren, maar een werkdag heeft maar 8 uren. Teamleader zal dan voorstellen om de taak over twee dagen te spreiden. Je kunt dat voorstel negeren en de volledige taak op één dag plannen. De medewerker zal dan te vol gepland zijn.

  9. Wanneer je alle taken hebt toegewezen, moeten de teamleden de taken nog plannen in hun agenda. De taken worden immers alleen gepland voor de verschillende medewerkers, maar worden niet op een bepaald tijdstip in hun agenda gezet.

  • Wanneer een medewerker naar het dagoverzicht gaat, ziet hij/zij de 'to do-lijst' van die dag.
  • Alle taken in verband met de projecten waar hij/zij aan werkt en die door de projectplanner ingepland zijn, verschijnen hier. Het teamlid kan ze onmiddellijk afvinken of ze verslepen naar de dagplanning.