Wanneer je in Teamleader een factuur of creditnota wilt verwijderen die al werd gesynchroniseerd met Exact Online of een ander boekhoudprogramma, krijg je een foutmelding. Zodra een factuur of creditnota wordt gesynchroniseerd, krijgt deze namelijk een boekstuknummer in Teamleader. En een factuur of creditnota met boekstuknummer kan niet worden verwijderd zonder het boekstuknummer te ontkoppelen.


Opmerkingen:

Een factuur verwijderen kan juridische gevolgen hebben. Je kunt de factuur beter crediteren met een creditnota.

In sommige gevallen, bv. wanneer je in je software aan het testen bent, kan het echter gebeuren dat je per ongeluk een factuur inboekt.


In Teamleader kun je alleen de laatste factuur verwijderen. Als de testfactuur niet meer de laatste is, kun je het bedrag het best op nul zetten.


Wees voorzichtig en laat dit artikel lezen door je boekhouder als je niet erg vertrouwd bent met je boekhoudprogramma, of contacteer ons.


Als het wel de laatste factuur is, of als het om een reeks facturen gaat, doe je het volgende. Hou er wel rekening mee dat je hiervoor adminrechten nodig hebt:

  1. Ga naar Teamleader en navigeer naar het overzicht van je facturen. Klik op het tandwieltje rechtsonder en plaats 'boekstuknummer' in de beschikbare kolommen.

  2. Controleer de datum van de factuur die moet worden verwijderd. Alle facturen vanaf die datum tot nu moeten worden verwijderd in Exact Online.
  3. Ga naar je creditnota's in Teamleader en controleer of er ook creditnota's zijn op die specifieke factuurdatum tot nu. Indien dit het geval is moeten ook deze uit Exact Online worden verwijderd.
  4. Ga naar Exact Online en verwijder de hierboven vermelde facturen en/of creditnota's.
  5. Keer terug naar je Teamleader-facturen en noteer het nummer van de oudste factuur die werd verwijderd uit Exact Online en het boekstuknummer ervan.
  6. Ga naar je creditnota's en noteer het nummer van de oudste creditnota die werd verwijderd uit Exact Online en het boekstuknummer ervan (alleen indien dit van toepassing is).
  7. Ga naar Exact Online en controleer of deze boekstuknummers corresponderen met de 'Stamgegevens - Dagboeken - Volgende boekstuknummer' in de dagboeken voor facturen en creditnota's.
  8. Ga terug naar Teamleader en navigeer naar je foto bovenaan rechts > klik op Integraties.
  9. Zoek 'Exact Online'.
  10. Klik op de instellingen voor Exact Online en klik op 'wijzig instellingen' bij 'Administratie'. Noteer zowel de startdatum van de integratie als de dagboeken van je facturen en creditnota's (je hebt dit later nodig).
  11. Klik op Deactiveer en vul de ontkoppelingsdatum in, maar ontkoppel de contacten en bedrijven NIET!
    De ontkoppelingsdatum is de datum van de eerste factuur of creditnota die moest worden verwijderd uit Exact Online. Alle facturen en creditnota's van deze datum en later zullen gereset worden in Teamleader.
  12. Ga naar je facturen in Teamleader en verwijder de ongewenste facturen en creditnota's. Omdat je altijd alleen de laatste factuur kunt verwijderen, moet je met het hoogste nummer beginnen.

  13. Klik opnieuw op je profielfoto rechtsboven, vervolgens op Integraties om op de Marketplace terecht te komen. 

  14. Via de tweede tab Beheer, ga je weer naar de instellingen voor je boekhoudprogramma. Selecteer het juiste departement en klik op Connecteer.

  15. Vul een begindatum en je dagboeken in (cf. de gegevens die je daarnet hebt genoteerd in stap 10). De begindatum moet de datum zijn van de factuur die voor het eerst werd gesynchroniseerd met je boekhoudprogramma. Als de begindatum op een latere datum wordt ingesteld, wordt de betaalstatus van de eerdere facturen niet opgehaald uit Exact Online.
    Importeer in deze stap GEEN bedrijven/contacten, want anders maak je dubbels aan in Teamleader.

  16. Ga naar 'Facturen' in Teamleader en klik op de dubbele pijltjes rechts bovenaan om de synchronisatie te starten.


Opmerking: in dit stappenplan gaan we ervan uit dat het probleem gerelateerd is aan een factuur. In het geval dat het probleem is gerelateerd aan een creditnota, verwissel je gewoon het woord 'factuur' met 'credit nota' en omgekeerd.