Gestionar el presupuesto de los proyectos te permite llevar un control de lo que va sucediendo con el presupuesto que tu cliente y tú habéis acordado para llevar a cabo un proyecto en concreto. Si se van asignando recursos al proyecto y se va estimando el tiempo invertido en tareas o reuniones facturables, podrás llegar a ver si en algún momento te sales del presupuesto. De esta forma puedes mantener una comunicación transparente con tu cliente para que no haya sorpresas y ambas partes estéis siempre satisfechas. 

Este artículo muestra algunos casos y ejemplos reales según los diferentes métodos de facturación que tengan las fases de los proyectos.


Si quieres saber más sobre el gasto del presupuesto, te aconsejamos que eches un vistazo a esta guía.


Ejemplo 1: El método de facturación de la fase se basa en 'precio fijo'

  1. Crea un proyecto.y establece 'precio por usuario' como preferencia de facturación 
  2. Rellena el campo de presupuesto del proyecto con 5.000€
  3. Crea 2 fases que tengan 'precio fijo' como método de facturación
    • Fase 1 = 3.000€ de presupuesto
    • Fase 2 = 2.000 € de presupuesto
  4. El presupuesto gastado en este momento será 0,00€/5.000€ para el proyecto entero. El beneficio será automáticamente 5.000€ porque estás trabajando con fases que tienen un precio fijo.
  5. Añade una tarea a la primera fase con una duración de 3 horas
    • Registra 2 horas de tiempo en esa tarea 
  6. Añade un coste externo de 3.000€ a la segunda fase (utiliza el precio de venta)
  7. La barra de previsión y el apartado 'Presupuestos de las fases' mostrarán lo siguiente:


  • La previsión de la fase 1 muestra 600€ porque la duración estimada de la tarea que hemos programado es de 3 horas * el precio por usuario (200€) = 600€
  • El presupuesto gastado de la fase1 es 400€ porque hemos registrado 2 horas de la tarea. Por tanto 2 horas * 200€ (precio por usuario) = 400€
  • El presupuesto gastado de la fase 2 muestra 3.000€ mientras que el presupuesto asignado para esta fase era solo de 2.000€, por tanto esta fase se muestra en color rojo porque lo hemos sobrepasado
  • En realidad de forma global solo hemos gastado 3.400€ (400€ + 3.000€) de 5.000€ que tenemos disponibles para todo el proyecto. Por tanto el uso del presupuesto en términos globales aún está según lo planeado
    • El beneficio del proyecto será 4.860€ porque hemos incurrido en 140€ en costes al registrar las 2 horas de tiempo en la tarea. Esto se debe a que el usuario que ha registrado tiempo en la tarea tiene un coste interno de 70€ por hora, y por tanto 2h * 70€/h = 140€.




Ejemplo 2: El método de faturación se basa en 'tiempo y material'

  1.  Para este ejemplo necesitas establecer un precio externo de 200€/h y un coste interno de 70€ para el usuario con el que se vaya a realizar el ejemplo (Parametrización > RRHH > Usuarios > Lapicero)
  2. Crea un proyecto.  Rellena el campo de presupuesto del proyecto con 5.000€
  3. Crea 4 fases que tengan 'tiempo y material' como método de facturación:
    • La primera fase debe tener un presupuesto asignado de 1.000€
    • La segunda fase debe tener un presupuesto asignado de 1.500€
    • La tercera fase debe tener un presupuesto asignado de 2.500€
  4. Añade tareas a los diferentes fases:
    • Añade una tarea a la primera fase con una duración de 5 horas
    • Añade una tarea a la segunda fase con una duración de 10 horas
    • Añade una tarea a la tercera fase con una duración de 15 horas
  5. Registra tiempo en estas tareas:
    • Registra 4 horas para la tarea de la fase 1 (de 5 horas que se habían estimado)
    • Registra 7 horas para la tarea de la fase 2 (de 10 horas que se habían estimado)
    • Registra 20 horas para la tarea de la fase 3 (de 15 horas que se habían estimado)
  6. La vista general sobre el presupuesto gastado será la siguiente:


  • El presupuesto de la fase 1 va según lo planeado (verde) porque no nos hemos sobrepasado:
    • Hemos gastado 800€ porque en esta fase se han registrado 4 horas a un precio externo por usuario de 200€ = 800€
    • Queda aún 1 hora restante (€200)
    • La previsión es por tanto 1.000€ (800€ gastados + 200€ previstos por la hora pendiente que queda de consumir)


  • El presupuesto de la fase 2 está en riesgo (amarillo) porque si finalmente se registran las horas que quedan restantes, se excederá el presupuesto asignado:
    • Hemos gastado 1.400€ porque se han registrado 7 horas a un precio externo por usuario de 200€ = 1.400€
    • Quedan aún 3 horas restantes, que según lo previsto se cobrarán a 200€/h (precio externo del usuario) si se llegan a consumir. 3h * 200€ = 600€
    • La previsión es por tanto 2.000€ (1.400€ gastados + 600€ previstos por las 3 horas pendientes que quedan de consumir)


  • El presupuesto de la fase 3 ya se encuentra por encima del presupuesto asignado (rojo):
    • Hemos gastado 4.000€ porque en esta fase se han registrado 20 horas a un precio externo por usuario de 200€ = 4.000€
    • Esta tarea tenía una duración estimada de 15 horas, y sin embargo se han consumido 20. Esto quiere decir que se han registrado 5 horas más de lo previsto, lo que supone 1.000€ (5h * 200€/h) por encima de lo previsto
    • La previsión es por tanto 4.000€, que es lo que se ha gastado finalmente. Esto supone que se han gastado 1.500€ por encima del presupuesto asignado (2.500€):
      • Color naranja: Este color muestra que con el presupuesto de 2.500€  que se había asignado en un inicio, solo con registrar 15 horas, el presupuesto ya estaba en riesgo de sobrepasarse (15h * 200€/h = 3.000€ cuando el presupuesto asignado es solo de 2.500€)
      • Color rojo oscuro: Este color muestra los 1.000€ que se han gastado de forma extra porque se han registrado 5 horas más de lo estimado