Cada proyecto muestra, de un solo vistazo, tres apartados diferentes, indicados en tres columnas: Presupuesto gastado, Beneficio y Tiempo registrado. En este artículo explicamos la columna 'Presupuesto gastado' en mayor detalle:


  • ¿Qué es el 'presupuesto gastado' en proyectos?
  • ¿Cómo se calcula el 'presupuesto gastado'?
    • Previsión
    • Columnas en la vista general de proyectos
    • Informe de proyecto
  • Principal diferencia entre 'presupuesto gastado' y 'beneficio'
  • ¿Quién tiene acceso al 'presupuesto gastado'?


Si quieres saber más sobre el apartado de beneficio en proyectos, echa un vistazo a este artículo. Si además te interesa conocer otros casos y ejemplos sobre el funcionamiento de la gestión de presupuestos, sigue este enlace.



¿Qué es el 'presupuesto gastado' en proyectos?


Nota: Para garantizar el mejor resultado, te recomendamos que configures un precio externo por usuario o un precio por tipo de trabajo. Para poder ver el beneficio, además también necesitas configurar un coste interno por usuario.


Gestionar el presupuesto de los proyectos te permite llevar un control de lo que va sucediendo con el presupuesto que tu cliente y tú habéis acordado para llevar a cabo un proyecto en concreto. Si se van asignando recursos al proyecto y se va estimando el tiempo invertido en tareas o reuniones facturables, podrás llegar a ver si en algún momento te sales del presupuesto.  De esta forma puedes mantener una comunicación transparente con tu cliente para que no haya sorpresas y ambas partes estéis siempre satisfechas.


En resumen, el apartado 'presupuesto gastado' muestra el presupuesto que tu cliente ha aprobado y cuántas horas facturables y materiales se van gastando. Ten en cuenta que para calcular las horas facturables y así poder saber cuál es el presupuesto gastado, se utiliza el precio externo por usuario que se puede configurar en Parametrización > RRHH > Usuarios. 






¿Cómo se calcula el 'presupuesto gastado'?





Cuando se crea un proyecto, es posible indicar el presupuesto del que se dispone, o que el cliente ha acordado. El porcentaje que se muestra en este apartado, indica qué porcentaje del presupuesto ya se ha gastado. Cada vez que un usuario registre tiempo facturable en el proyecto, el presupuesto disponible irá disminuyendo. Este cálculo se hace utilizando el precio externo por usuario o por tipo de trabajo, configurado en Parametrización. Lo mismo sucede con los materiales que se van añadiendo al proyecto: el precio de venta de todos los materiales que añadas se irá restando del presupuesto inicial.


En resumen: Presupuesto gastado = (horas facturables + materiales) x precio externo (de venta).


Si haces clic en 'Presupuestos de los hitos', es posible ver en detalle el presupuesto asignado a cada hito. De esta manera, puedes ver en qué fase del proyecto estás gastando más tiempo y materiales.





De un vistazo, podrás también ver el método de facturación de cada hito, la parte del presupuesto que ya has gastado y el presupuesto asignado para cada hito. La barra de progreso te indica hasta tres estados diferentes:


  • Verde = Según lo planeado: significa que el presupuesto se mantiene dentro de lo asignado
  • Amarillo = En riesgo: Existe un riesgo de que el presupuesto gastado se exceda de lo asignado
  • Rojo = El presupuesto gastado ya se ha excedido de lo asignado


Nota: ¿Te gustaría también incluir en el presupuesto gastado el registro temporal no facturable? En las preferencias del proyecto (haciendo clic en el lapicero al lado del número del proyecto), encontrarás una pestaña que puedes activar para incluir estos registros también.




Previsión:


Cuando planificas una tarea que está enlazada a un proyecto, puedes también añadir una duración. Según el tiempo que hayas asignado, Teamleader puede darte una indicación de cómo puede llegar a quedar el presupuesto cuando el proyecto se termine: Teamleader calcula esto utilizando el precio externo por hora por usuario o por tipo de trabajo, multiplicado por la duración indicada de las tareas. 


Nota: 

  • Cuando la tarea se asigna a un equipo, Teamleader utiliza el precio externo por hora más alto que tenga uno de los usuarios. De esta forma, obtienes como previsión el peor de los escenarios, para estar cubierto.
  • La duración de las reuniones no se incluye en la previsión del presupuesto.


En la columna de previsión encontrarás una barra con diferentes colores, valores y símbolos, dependiendo de si te encuentras dentro del presupuesto o no:





  • Verde -> Según lo planeado: significa que el presupuesto se mantiene dentro del presupuesto asignado.


  • Amarillo -> En riesgo: El presupuesto se encuentra actualmente dentro del presupuesto asignado, pero existe un riesgo de que el presupuesto gastado se exceda (Previsión > Asignado). En la imagen superior, el presupuesto asignado del hito 'Hito 2' es 1.500€, pero según el tiempo que se ha estimado en las tareas pendientes, la previsión es que el presupuesto gastado llegue a 2.000€, lo que excedería el presupuesto en 500€.


  • Rojo -> El presupuesto gastado ya se ha excedido de lo asignado (el presupuesto gastado es superior al presupuesto asignado). El mensaje de color rojo en la parte superior derecha también mostrará inmediatamente una alerta si los hitos que tienes con precio fijo han excedido el presupuesto asignado. Recuerda que Teamleader también te puede enviar un email cada vez que esto suceda. Para activar estas notificaciones tienes que ir a Parametrización > Proyectos > Advertencias > Enviar email cuando mis hitos se salgan del presupuesto.



Columnas en la vista general de proyectos:


En la vista general de proyectos puedes configurar las columnas que más te interesen. Entre ellas encontrarás columnas relacionadas con el presupuesto del proyecto. Te aconsejamos que las añadas a esta vista general para tener una idea general de lo que va sucediendo con los presupuestos de cada proyecto:





  • Estado del presupuesto:
    • Signo de exclamación rojo: Presupuesto excedido
    • Signo de exclamación amarillo: Hay riesgo de que se exceda el presupuesto
    • Signo de check verde: El presupuesto va según lo planeado
  • Presupuesto gastado: El presupuesto gastado en tiempo registrado y materiales utilizados
  • Presupuesto asignado: El presupuesto que se ha asignado al crear el proyecto
  • Presupuesto previsto: Suma del presupuesto gastado + el tiempo estimado en tareas que sigan abiertas
  • Presupuesto restante: La diferencia entre el presupuesto provisto - presupuesto gastado



Informe de proyecto:


Haz clic en la flecha descendente al lado del número del proyecto, en la parte superior del mismo, y haz clic en 'Descargar informe'. Si activas la pestaña 'Información de presupuesto', se incluirá en el informe de proyecto información sobre el presupuesto asignado, gastado y previsto por cada hito del proyecto.




Principal diferencia entre 'presupuesto gastado' y 'beneficio'


La principal diferencia entre presupuesto gastado y beneficio es que el beneficio también tiene en cuenta los costes internos para su cálculo, mientras que el presupuesto gastado no tiene en cuenta estos costes internos. El motivo es que, para saber qué beneficio obtienes de cada proyecto, tienes que tener en cuenta lo que te ha costado el personal que se ha encargado de llevar el proyecto a cabo. 


El beneficio de un proyecto es la diferencia entre el importe que se va a facturar de un proyecto y todos los costes en que se ha incurrido para llevarlo a cabo. Estos costes están formados por seguimiento temporal registrado, tanto facturable como no facturable utilizando el coste interno por hora + todos los materiales utilizados a su precio de compra. El importe de los hitos que están configurados como precio fijo también se añade directamente al beneficio.




¿Quién tiene acceso al 'presupuesto gastado'?


En Teamleader es posible limitar el acceso a ciertos usuarios a ver la información relacionada con el presupuesto de los proyectos. Esto se hace activando o desactivando una pestaña en Parametrización > Proyectos > Preferencias > Limitar el acceso a la información financiera de los proyectos.


Si la pestaña está desactivada (de color gris), los usuarios que te indicamos a continuación tendrán acceso a ver toda la información relacionada con el presupuesto de cada proyecto:

  • Usuarios administradores
  • Usuarios con acceso de administrador a todos los proyectos (Parametrización > RRHH > Usuarios)
  • Usuarios asignados como responsables de decisiones
  • Usuarios asignados como participantes


Si la pestaña está activada (de color verde), solo los usuarios que te indicamos a continuación podrán ver información relacionada con el presupuesto de cada proyecto:

  • Usuarios administradores
  • Usuarios con acceso de administrador a todos los proyectos (Parametrización > RRHH > Usuarios)
  • Usuarios asignados como responsables de decisiones
  • Usuarios asignados como participantes y que tengan acceso al módulo de facturas



Echa un vistazo a este artículo para saber más sobre los diferentes derechos que se pueden asignar a cada usuario en los proyectos.


Si además estás interesado/a en conocer algunos casos y ejemplos reales sobre la gestión de presupuestos, no dudes en consultar esta otra guía.