Teamleader para ...

Teamleader para directores de proyecto

Teamleader para directores de proyecto



¿Eres la persona encargada de gestionar los proyectos desde principio a fin, asegurándote de que cumples con todos los plazos y no te sales del presupuesto? ¿Te encargas de asignar las tareas de los proyectos a tu equipo y de tener en cuenta sus apretadas agendas? ¿Necesitas tener una buena visibilidad de quién necesita hacer qué y cuándo? Si has respondido sí a algunas de estas preguntas, sigue leyendo para descubrir cómo te puede ayudar en el día a día el módulo de Proyectos de Teamleader.


¿No sabes nada de nuestro módulo de Proyectos? Puedes echar primero un vistazo a estos artículos o ver nuestros vídeo-tutoriales.



Cómo crear proyectos:


Empecemos por lo primero: la creación de un proyecto. Teamleader te ofrece 3 formas diferentes de crear un proyecto:


1. Proyecto basado en una oportunidad


¿Te acaba de notificar un cliente de que ha aceptado tu presupuesto? ¡Genial! Puedes convertir ese presupuesto aceptado directamente en un proyecto. Los subtítulos que tengas por encima de los productos se convertirán en los hitos del proyecto, y también puedes ponerte en contacto con el equipo de soporte si además quieres que los propios productos se conviertan en tareas dentro de esos hitos. Esto significa que la estructura general del proyecto ya estaría de antemano decidido desde el momento en que creas el presupuesto. 


Por eso es importante que te sientes primero con los comerciales de tu empresa para definir entre todos la estructura que tiene que tener el presupuesto de forma que después se convierta en un proyecto con la estructura deseada.



2. Crear un proyecto desde cero


Puedes también crear un proyecto partiendo de cero para definir desde el principio la estructura de hitos y tareas que quieres tener. Puedes consultar este artículo para obtener algunas ideas.



3. Proyecto basado en una plantilla:


¿No quieres convertir oportunidades a proyectos porque la estructura no se corresponde, pero te gustaría poder tener una estructura recurrente para crear múltiples proyectos? Lo tenemos. Simplemente crea de cero un proyecto con la esctructura ideal que te gustaría guardar y guárdalo como plantilla de proyecto. Te recomendamos que en el título del proyecto escribas algo como 'plantilla' o similar, para que si en el futuro quieres hacer cambios en la plantilla, sepas a qué proyecto debes acudir para realizarlos.


Puede ser interesante saber que aunque crees un proyecto de cero o desde una plantilla, posteriormente puedes enlazarlo a una oportunidad. Para ello entra en el proyecto en cuestión, haz clic en la flecha descendente que verás al lado del número del proyecto y selecciona 'Enlazar oportunidad'. De esta manera siempre que estés en el proyecto podrás acceder rápidamente a su oportunidad y viceversa.


Si además tienes ya proyectos en curso (o incluso cerrados) en alguna otra herramienta, no olvides que puedes importarlos en Teamleader mediante un archivo Excel o csv siguiendo estas instrucciones.



Cómo planificar proyectos:


Una vez hayas creado el proyecto con todos los hitos y tareas que debe haber dentro de cada hito, ya puedes comenzar a planificar todas estas tareas. Para poder hacer esto cómodamente, Teamleader ha creado el módulo Planificación de proyecto donde podrás encontrar todas estas tareas de cada proyecto, e ir programándolas a los distintos usuarios en función de su disponibilidad diaria. Puedes encontrar toda la información aquí.



Cómo gestionar proyectos:


Ahora que el proyecto ya ha comenzado, querrás obtener una vista general cómoda de todo lo que está sucediendo, para que puedas monitorizar su progreso. Para conseguirlo te enseñamos a continuación una serie de trucos e ideas:


  • Abre el proyecto, haz clic en la flecha descendente al lado del número del proyecto y selecciona 'Descargar informe' para obtener un informe en PDF o en Excel de la situación del proyecto. En este artículo te proporcionamos más información. 
  • En la página del proyecto, encontrarás el uso del presupuesto y el roadmap de cada hito del proyecto.
  • Dentro de cada hito puedes hacer clic en la columna 'Seguimiento temporal' para encontrar una vista detallada de todas las tareas y reuniones que se han finalizado.




  • Haz clic en la llave inglesa en la esquina inferior derecha de la vista general de todos los proyectos para elegir qué columnas quieres ver en esta vista general. Las columnas que más te pueden interesar son 'Presupuesto interno gastado' y 'Presupuesto externo gastado' para tener siempre bajo control lo que más gastando del presupuesto inicial dado. También puedes exportar a un Excel todos estos proyectos junto con los detalles que quieras para poder hacer otros cálculos más precisos en el mismo Excel.



Cómo facturar proyectos:


Una vez el trabajo ha llegado a su fin, imaginamos que querrás facturárselo a tu cliente. Puedes finalizar un proyecto siguiendo estas instrucciones, y a continuación en esta guía puedes encontrar las diferentes formas que tienes de facturarlos. Por supuesto ya sabes que puedes enviar las facturas que quieras aunque el proyecto se encuentre aún en curso. Si por ejemplo tienes pensado enviar una factura mensual a tu cliente por lo que se haya trabajado en el proyecto durante ese mes, puedes crear un hito por cada mes que dure el proyecto, y así con un par de clics crear esta factura.



¿Conoces otros trucos o has encontrado alguna funcionalidad que no hemos explicado aquí y que te gustaría compartir con nosotros? No dudes en contactar con nuestro equipo de soporte.


Si no tienes todos los módulos de los que hablamos en esta guía y te gustaría probar alguno, puedes ponerte en contacto con nuestro equipo comercial en sales@teamleader.es ¡y te ayudarán encantados!




¿Eres la persona encargada de gestionar los proyectos desde principio a fin, asegurándote de que cumples con todos los plazos y no te sales del pres...
Mie, 17 Octubre, 2018 at 9:55 AM
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