Teamleader para ...

Teamleader para jefes de proyecto

¿Eres la persona encargada de gestionar vuestros proyectos en Teamleader desde principio a fin? En esta guía te explicamos todo lo que debes saber.

Teamleader para jefes de proyecto



¿Eres la persona encargada de gestionar los proyectos desde principio a fin, asegurándote de que cumples con todos los plazos y no te sales del presupuesto? ¿Te encargas de asignar las tareas de los proyectos a tu equipo y de tener en cuenta sus apretadas agendas? ¿Necesitas tener una buena visibilidad de quién necesita hacer qué y cuándo? Si has respondido sí a algunas de estas preguntas, sigue leyendo para descubrir cómo te puede ayudar en el día a día el módulo de Proyectos de Teamleader.


¿No sabes nada de nuestro módulo de Proyectos? Puedes echar primero un vistazo a estos artículos o ver nuestros vídeo-tutoriales.



Cómo crear proyectos


Empecemos por lo primero: la creación de un proyecto. Teamleader te ofrece 3 formas diferentes de crear un proyecto:


1. Proyecto basado en una oportunidad


¿Te acaba de notificar un cliente de que ha aceptado tu presupuesto? ¡Genial! Puedes convertir ese presupuesto aceptado directamente en un proyecto. Los subtítulos que tengas por encima de los productos se convertirán en los hitos del proyecto, y también puedes ponerte en contacto con el equipo de soporte si además quieres que los propios productos se conviertan en tareas dentro de esos hitos. Esto significa que la estructura general del proyecto ya estaría de antemano decidido desde el momento en que creas el presupuesto. 


Por eso es importante que te sientes primero con los comerciales de tu empresa para definir entre todos la estructura que tiene que tener el presupuesto de forma que después se convierta en un proyecto con la estructura deseada.



2. Crear un proyecto desde cero


Puedes también crear un proyecto partiendo de cero para definir desde el principio la estructura de hitos y tareas que quieres tener. Puedes consultar este artículo para obtener algunas ideas.



3. Proyecto basado en una plantilla


¿No quieres convertir oportunidades a proyectos porque la estructura no se corresponde, pero te gustaría poder tener una estructura recurrente para crear múltiples proyectos? Lo tenemos. Simplemente crea de cero un proyecto con la esctructura ideal que te gustaría guardar y guárdalo como plantilla de proyecto. Te recomendamos que en el título del proyecto escribas algo como 'plantilla' o similar, para que si en el futuro quieres hacer cambios en la plantilla, sepas a qué proyecto debes acudir para realizarlos.


Puede ser interesante saber que aunque crees un proyecto de cero o desde una plantilla, posteriormente puedes enlazarlo a una oportunidad. Para ello entra en el proyecto en cuestión, haz clic en la flecha descendente que verás al lado del número del proyecto y selecciona 'Enlazar oportunidad'. De esta manera siempre que estés en el proyecto podrás acceder rápidamente a su oportunidad y viceversa.


Si además tienes ya proyectos en curso (o incluso cerrados) en alguna otra herramienta, no olvides que puedes importarlos en Teamleader mediante un archivo Excel o csv siguiendo estas instrucciones.



Cómo planificar proyectos


Una vez hayas creado el proyecto con todos los hitos y tareas que debe haber dentro de cada hito, ya puedes comenzar a planificar todas estas tareas. Para poder hacer esto cómodamente, Teamleader ha creado el módulo Planificación de proyecto donde podrás encontrar todas estas tareas de cada proyecto, e ir programándolas a los distintos usuarios en función de su disponibilidad diaria. Puedes encontrar toda la información aquí.



Cómo gestionar proyectos


Ahora que el proyecto ya ha comenzado, querrás obtener una vista general cómoda de todo lo que está sucediendo, para que puedas monitorizar su progreso. Para conseguirlo te enseñamos a continuación una serie de trucos e ideas:


  • Abre el proyecto, haz clic en la flecha descendente al lado del número del proyecto y selecciona 'Descargar informe' para obtener un informe en PDF o en Excel de la situación del proyecto. En este artículo te proporcionamos más información. 
  • En la página del proyecto, encontrarás el uso del presupuesto y el roadmap de cada hito del proyecto.
  • Dentro de cada hito puedes hacer clic en la columna 'Seguimiento temporal' para encontrar una vista detallada de todas las tareas y reuniones que se han finalizado.




  • Haz clic en la rueda dentada en la esquina inferior derecha de la vista general de todos los proyectos para elegir qué columnas quieres ver en esta vista general. También puedes exportar a un Excel todos estos proyectos junto con los detalles que quieras.


Presupuesto gastado:


En un proyecto, el apartado de presupuesto gastado muestra el presupuesto que tienen los clientes para llevar a cabo dicho proyecto y cuántas horas facturables ya se han consumido. Gestionar el presupuesto de los proyectos te permite llevar un control de lo que va sucediendo con el presupuesto que tu cliente y tú habéis acordado para llevar a cabo un proyecto en concreto. Si se van asignando recursos al proyecto y se va estimando el tiempo invertido en tareas o reuniones facturables, podrás llegar a ver si en algún momento te sales del presupuesto.


Beneficio:


Lleva un control de los costes e ingresos potenciales de cada proyecto a través de la funcionalidad de beneficio. Echa un vistazo al apartado de detalles, para saber de dónde procede cada coste y cada ingreso. 



Cómo facturar proyectos


Una vez el trabajo ha llegado a su fin, imaginamos que querrás facturárselo a tu cliente. Puedes finalizar un proyecto siguiendo estas instrucciones, y a continuación en esta guía puedes encontrar las diferentes formas que tienes de facturarlos. Por supuesto ya sabes que puedes enviar las facturas que quieras aunque el proyecto se encuentre aún en curso. Si por ejemplo tienes pensado enviar una factura mensual a tu cliente por lo que se haya trabajado en el proyecto durante ese mes, puedes crear un hito por cada mes que dure el proyecto, y así con un par de clics crear esta factura.



¿Conoces otros trucos o has encontrado alguna funcionalidad que no hemos explicado aquí y que te gustaría compartir con nosotros? No dudes en contactar con nuestro equipo de soporte.



Si no tienes todos los módulos de los que hablamos en esta guía, ¡puedes probarlos gratis! Más información aquí.

¿Eres la persona encargada de gestionar los proyectos desde principio a fin, asegurándote de que cumples con todos los plazos y no te sales del pres...
Mar, 24 Septiembre, 2019 at 3:43 PM
Integrations/Marketplace

¿No ha habido suerte y aún necesitas nuestra ayuda?

Ponte en contacto con nosotros