In dit artikel tonen we hoe je Teamleader het best kan gebruiken als manager van een team. We bespreken een aantal handige tips en een mogelijke workflow om je medewerkers efficiënt op te volgen.

Teamleader voor managers

In dit artikel tonen we hoe je Teamleader het best kan gebruiken als manager van een team. We bespreken een aantal handige tips, een mogelijke workflow en heel wat links naar interessante artikels.


De volgende modules zullen we overlopen:


  • Agenda en Timesheets
  • Deals
  • Projects
  • Facturen
  • Tickets
  • Statistieken


We gaan ervan uit dat je adminrechten hebt binnen je Teamleaderaccount. Voor een aantal acties hieronder heb je deze nodig.


Agenda en Timesheets


Agenda


Rechtsboven in de weekweergave van je eigen agenda, kan je de agenda's van alle medewerkers selecteren. Selecteer een naam in de keuzelijst om hun planning te zien.


Teamweergave


In de teamweergave van de agenda kom je te weten wanneer de agenda's van je collega's zijn bezet. Zo weet je wanneer je items kan inplannen bij hen. Voeg gebruikers toe via het plusje, of verwijder ze uit de lijst door op hun naam te klikken.


Timesheets


Elke taak, afspraak of call die je afgewerkt hebt, zal in je Timesheets terechtkomen. Als admin kan je de timesheets van elke gebruiker bekijken door hun naam te selecteren in de keuzelijst rechtsboven.


Op die manier weet je precies waaraan je medewerkers werken en hoe lang.


Je kan de timesheets ook exporteren naar Excel, om zo nauwkeurige berekeningen te doen. Handig wanneer je wilt achterhalen hoe veel tijd een bepaald taaktype in beslag neemt, bijvoorbeeld. In het Excelbestand kan je de rijen sorteren volgens de kolom 'type', om vervolgens de duur van de timetracking op te tellen.


Deals


In Teamleader maak je een deal aan voor elke opportuniteit om je product of dienst te verkopen.


Segmenten


Of je deals nu aanvaard, geweigerd of lopend zijn, je vindt ze allemaal terug in het dealoverzicht. Werk met segmenten om in je overzicht bepaalde groepen deals te zien gebaseerd op verschillende regels. Een aantal 'smart segments' zullen automatisch aangemaakt worden op basis van je dealfases.


Eenmaal een segment geselecteerd is, vind je onderaan het overzicht het aantal deals terug, samen met de corresponderende waarde.



Columns


In het overzicht kan je ook de kolommen aanpassen naargelang je noden. Om dit te doen klik je op het sleuteltje rechts onderaan het overzicht. Let wel: je kan maximum 10 kolommen selecteren.


Projecten


De projectenmodule laat je toe uitgebreide projecten onder te verdelen in milestones, taken en afspraken.


Net als bij deals, kan je zelf kiezen welke kolommen je ziet in het overzicht. Zo kan je de kolommen 'Extern budget verbruikt' en 'Intern budget verbruikt' toevoegen om te zien welke bedragen enerzijds verbruikt werden als gevolg van taken en afspraken binnen een project (intern), en welke externe, onvoorziene kosten werden gemaakt in een project.


Rapporten


Je hebt ook de optie om een projectrapport te downloaden. Naast enkele andere statistieken toont dit rapport je hoeveel werk werd verricht voor dit project, wie er tijd heeft getrackt en wat het aantal factureerbare uren is. Om het rapport te exporteren:

  1. Klik op het pijltje bovenaan het project.
  2. Selecteer Rapport downloaden 
  3. Je hebt de optie om het rapport te exporteren naar Excel (enkel timetracking) of in PDF.


Projectplanning


Binnen de projectmodule vind je ook een tool voor projectplanning. Het visualiseert welke taken gepland zijn voor welke projecten en wie eraan gaat werken. Je ziet ofwel een groene of een rode knop links het project. Groen betekent dat het project op schema zit. Rood wijst erop dat er opleverdata overschreden zijn.


Facturen


Net als de andere modules, kan je ook in het facturenoverzicht segmenten opmaken en kolommen aanpassen om de meest relevante cijfers meteen zichtbaar te maken. Rechts onderaan het overzicht zie je de knop 'Mini-stats'. Hier vind je de volgende gegevens. Klik je op het PDF-icoontje, kan je een overzicht downloaden van facturen binnen een bepaalde periode.


Ook via het overzicht van je facturen kan je exports maken. Exporteren naar Excel laat je toe zelf berekeningen te maken. Als je kiest om facturen in batch te exporteren naar PDF, krijg je een bestand met daarin alle facturen binnen de aangegeven periode.


Pro-tip: Aantal verkochte artikelen berekenen

Als je wilt berekenen hoeveel er van een artikel werd verkocht binnen een bepaalde periode, kan je:


1. Een segment aanmaken met daarin alle facturen binnen die periode. 

2. Hierna klikken je op 'Export' en dan op 'Nieuwe template maken' in de keuzelijst onder 'Selecteer'. 

3. Nu moet je je kolommen selecteren. Onderaan de lijst vind je alle kolommen terug met betrekking tot de artikellijnen. De belangrijkste hier zijn 'Naam item' en 'Aantal items'.

4. In Excel kan je de rijen sorteren op basis van de kolom 'Naam item'. Op die manier kan je de totalen berekenen aan de hand van de kolom 'Aantal items', door de aantallen naast elke naam op te tellen.


Ticketing


Ook het overzicht van de tickets werkt in dezelfde manier als de andere modules. Je kan segmenten aanmaken om bijvoorbeeld te achterhalen hoeveel ticket aangemaakt zijn vandaag, of hoeveel tijd werd gespendeerd aan tickets als er tijd wordt geregistreerd.



Aan het overzicht kan je de kolommen 'Datum aangemaakt' en 'Laatste bericht' toevoegen om meteen te zien hoe lang klanten op hun antwoord hebben gewacht.


Teamleader voorziet een aantal standaardstatussen, maar je kan er zelf toevoegen die meer aanleunen bij jullie manier van werken.


Statistieken


In de statistiekenmodule vindt je cijfers terug over de meeste modules. We overlopen er een paar:


Pipeline


De pipeline biedt een overzicht van je verwachte cashflow voor de komende weken op basis van de waarde van facturen die betaald moeten worden, aanvaarde offertes en te factureren projecten.


Dealstatistieken


In de dealstatistieken vind je allerhande cijfers terug omtrent je deals. Klik de link om meer te lezen hierover.


Factuurstatistieken


De factuurstatistieken bevatten een meer gedetailleerd overzicht van je facturen per departement. Je vindt er het totaal aantal betaalde, niet betaalde en overschreden facturen. Je kan daarnaast filteren per datum en  klant.


Timetrackingstatistieken


Deze pagina toont hoeveel tijd getrackt wordt door gebruikers op verschillende klanten, projecten, teams of per taaktype. Ook krijg je een lijst met gemaakte calls binnen een periode met daarbij de resultaten.


Wil je een uitgebreider overzicht, dan kan je deze statistieken ook combineren met een export van je timesheets zoals eerder vermeld.


Ticketstatistieken


De ticketstatistieken laten je weten hoeveel tickets aangemaakt en gesloten werden binnen een periode, de gemiddelde antwoordtijd, wanneer de meeste tickets binnenkomen en welke medewerkers het best presteren.


Targets


Onder de statistieken kan je ook targets toevoegen. Deze kunnen aangemaakt worden op elk niveau (deals, facturen, timetracking, etc.)


Targets kunnen de basis vormen voor feedbackgesprekken met een medewerker, of voor het opvolgen van hun eigen prestaties. Als admingebruiker kan je selecteren welke gebruikers hun eigen targets mogen zien en welke niet.


Heb jij nog tips die je wilt delen met ons? Contacteer dan gerust ons support team!


Als je één van de besproken modules nog niet gebruikt, kan je ons salesteam contacteren via sales@teamleader.eu om die te testen.

In dit artikel tonen we hoe je Teamleader het best kan gebruiken als manager van een team. We bespreken een aantal handige tips, een mogelijke workflow en...
Do, 25 Okt, 2018 at 3:26 PM
Integrations/Marketplace

Niet gevonden wat je zocht?

Contacteer ons