In questo articolo ti mostreremo come usare Teamleader nel miglior modo possibile come manager. Analizzeremo alcuni utili strumenti e suggerimenti che ti aiuteranno a rimanere al passo con i risultati del tuo team.

Teamleader per i Manager


In questo articolo ti mostreremo come usare Teamleader nel miglior modo possibile come manager. Analizzeremo alcuni utili strumenti e suggerimenti che ti aiuteranno a rimanere al passo con i risultati del tuo team.


I moduli di cui avrai principalmente bisogno sono:


  • Calendario e Segnatempo
  • Opportunità
  • Progetti
  • Fatture
  • Ticket
  • Statistiche


Nota: supponiamo che tu sia un amministratore del tuo account Teamleader, poiché è necessario per alcune funzionalità di cui parleremo.


Calendario e Segnatempo:


Calendario


Navigando in Calendario, avrai accesso alle agende di tutto il tuo team. Basta selezionare un nome nell'elenco a discesa sul lato destro.



Visione generale del team


Se fai clic su "Team", verrà visualizzata una vista settimanale delle agende dei membri del team. Cliccando sul cestino vicino al loro nome è possibile eliminare i colleghi dalla vista e tramite il segno più è possibile aggiungerne di nuovi. Ora, hai la vista di tutte le agende che ti servono per vedere chi è disponibile quando. Pratico se hai bisogno di pianificare task o incontri nelle loro agende!

A proposito, questa vista rimane per l'intera sessione d'accesso a Teamleader, quindi non è necessario scegliere gli stessi colleghi più e più volte. Le impostazioni predefinite vengono ripristinate solo quando si disconnette e si accede nuovamente.



Segnatempo


Tutti i task, gli incontri e le chiamate che sono state completate da uno di voi, riappariranno nel modulo Segnatempo. Puoi controllare i tuoi tempi di lavorazione, o quelli dei tuoi colleghi, cambiando i nomi sul menu a tendina sul lato destro.

L'obiettivo di dare un'occhiata a questi segnatempo è quello di essere in grado di sapere quello che ognuno dei tuoi dipendenti e te stesso ha fatto giorno dopo giorno.



È inoltre possibile esportare queste informazioni in Excel per ulteriori ricerche. Ad esempio, se si desidera scoprire quanto tempo è stato impiegato lavorando su un tipo di task specifico. Nel file di esportazione, puoi semplicemente ordinare le righe in base alla colonna "Tipo".


Opportunità: 


Un'opportunità dovrebbe essere creata non appena si presenta l'occasione di vendere i tuoi prodotti o servizi a un cliente.

Segmenti


Se i tuoi preventivi sono rifiutati, accettati o ancora in corso, li troverai tutti nel modulo Opportunità. Puoi lavorare con i segmenti per restringere le informazioni che vuoi ottenere. Per impostazione predefinita, vedrai già alcuni segmenti intelligenti basati sulle fasi del tuo modo di strutturare le opportunità, ma puoi anche creare i tuoi segmenti in base a un utente specifico, un arco temporale o qualsiasi altro campo a livello di opportunità.

Una volta selezionato un segmento, vedrai il numero di opportunità all'interno di quel segmento e il suo valore monetario in basso alla selezione. Questo è un ottimo modo per per controllare la situazione ogni mattina o poco prima di tornare a casa la sera. Così avrai più tempo per altre cose! Hai mai pensato di espandere i tuoi hobby? Ora potresti avere molto più tempo a disposizione.





Colonne


Nella panoramica delle opportunità, puoi anche selezionare le colonne che desideri visualizzare, in modo che le informazioni pertinenti per la tua azienda catturino l'attenzione al primo sguardo. Per farlo, clicca sulla chiave inglese in basso a destra. È possibile selezionare fino a 10 colonne.






Progetti: 


Seguire un progetto in Teamleader ti aiuta ad impostare una struttura di milestone, task e incontri che devono essere completati.


Come per le opportuntià, oltre alla possibilità di creare segmenti, puoi anche selezionare le colonne che ti interessano di più.  Consigliamo per esempio di aggiungere le colonne "budget interno speso" e "budget esterno speso"all'interno di questa selezione per vedere quanto budget è stato speso esternamente e quanto internamente. Il bilancio interno si basa sul tempo trascorso su task e incontri nell'ambito del progetto, mentre il bilancio esterno si riferisce ai costi esterni aggiunti al progetto.


Rapporti


Hai anche la possibilità di scaricare un rapporto  Nel rapporto vedi quanto lavoro è stato fatto per questo progetto e da chi, oltre che quante ore potresti fatturare.

Per esportare il rapporto, basta seguire questi passi:


  1. Fai clic sulla freccia rivolta verso il basso in alto vicino al nome di un progetto.
  2. Selezioni- Scarica rapporto.
  3. Puoi scegliere di scaricare il rapporto in Excel o in Pdf. L'esportazione in Excel ti permetterà solo di esportare i segnatempo. 


quando per avere una panoramica di tutti i segnatempo, facendo clic sul tempo tracciato nelle informazioni del progetto.



Pianificazione


All'interno del modulo Progetti troverai anche uno strumento per la pianificazione del tuo progetto, sotto al menu secondario "Pianificazione", che mostra per ogni progetto, quali task sono stati pianificati e per chi. Quando apri questa sezione, vedrai un pulsante rosso o verde per ogni progetto. Il pulsante verde indica che il progetto è in programma ed è in tempo con le consegne, il pulsante rosso significa che almeno una milestone è in ritardo e che il progetto richiede particolare attenzione.




Fatture: 


Vediamo come tenere traccia del tuo flusso di cassa.

Come probabilmente hai già capito, la creazione di segmenti e disposizione personalizzata delle colonne è disponibile anche in questo modulo. Inoltre, se vai alla panoramica delle fatture, vedrai un piccolo widget chiamato "Mini stats" nell'angolo in basso a destra. Questo widget ti offre alcune informazioni rapide e se fai clic su quel cartello PDF, puoi persino scaricare un rapporto sulle fatture.



Tornando alla panoramica delle fatture, è anche possibile esportare le fatture in un foglio Excel.

Il nostro consiglio proattivo: calcola la merce venduta

Se hai bisogno di una panoramica di quanti prodotti o servizi sono stati venduti, puoi esportare le fatture (o solo un segmento, se vuoi calcolare per un certo periodo di tempo) e scegliere "Crea nuovo modello". Avrai la possibilità di aggiungere colonne relative al contenuto delle tue fatture. I più importanti qui sono "Nome elemento" e "Quantità elementi". Ordina le tue righe in Excel con la colonna "Nome oggetto" e poi calcola il numero totale in base a "Quantità di articoli". Questo ti farà sapere quanto è stato venduto di un prodotto.



Tickets:


Il modulo di ticketing funziona in modo simile agli altri moduli. Puoi creare segmenti sui ticket per vedere rapidamente quali sono i ticket arrivati oggi, ad esempio, e scoprire quanto velocemente il tuo team di supporto aiuta i tuoi clienti.



È inoltre possibile aggiungere le colonne "Data creata" e "Ultimo messaggio" alla panoramica in modo che sia possibile vedere rispettivamente quando sono stati creati i ticket e per quanto tempo il cliente è stato in attesa di una risposta.

Come ultima raccomandazione, puoi anche aggiungere stati aggiuntivi a quelli di default come nuovo, aperto, chiuso, in modo da poter sintonizzare questo modulo al tuo flusso di lavoro.

Statistiche:


Il modulo Statistiche ti dà molte informazioni su tutti i tuoi moduli. Ti mostreremo le statistiche più importanti da tenere d'occhio:

Pipeline


Andando su Statistiche > Pipeline ti offre una visione generale del tuo flusso di cassa per le prossime settimane. Questo mostra il valore totale delle fatture che si prevede di pagare nelle prossime settimane sulla base dei preventivi accettati, delle fatture non pagate e dei progetti da fatturare.

Statistiche delle Opportunità


Se vai su Statistiche > Opportunità, puoi trovare molte informazioni su tutte le tue opportunità: rapporto funnel, distribuzione per fase, durata dello stato ecc. Puoi applicare segmenti a ciascuna di queste statistiche. Clicca sul link qui sopra per una spiegazione più dettagliata.

Statistiche delle Fatture


Andando su Statistiche > Fatture, trovi una visione generale sulla tua fatturazione. Puoi vedere, la tua fatturazione per sezione, l'importo delle fatture pagate, d quelle non ancora pagate e di quelle in ritardo. Puoi anche filtrare per data e per cliente.

Statistiche sul segnatempo


Questa parte del modulo Statistiche fornisce informazioni su quanto tempo viene speso dagli utenti, in relazione a diversi clienti, progetti, team e tipi di task. Inoltre, ottieni una vista delle chiamate che sono state effettuate dai tuoi collaboratori. È possibile controllare i risultati delle chiamate e ottenere un elenco di tutte le chiamate effettuate in un intervallo di tempo specifico.

Se desideri ottenere un rapporto più completo su questo argomento, puoi sempre combinarlo con l'esportazione del segnatempo come menzionato in precedenza in questo articolo.

Statistiche sui Tickets


Le statistiche sul modulo Tickets ti consentiranno di sapere quanti ticket vengono aperti e chiusi in un determinato intervallo di tempo, il tempo medio di risposta, quando sono le ore di punta o le performance migliori dei tuoi collaboratori.

Obiettivi


All'interno delle Statistiche hai anche la possibilità di aggiungere degli obiettivi. Questi possono essere creati per diversi moduli (Opportunità, Fatture, Segnatempo, ecc ...).

Queste impostazioni sono uno strumento molto utile per definire gli obiettivi per i dipendenti e per seguirli facilmente. Questi obiettivi possono costituire una base per i colloqui di feedback e possono anche fungere da incentivo per le proprie prestazioni e quelle dei dipendenti. Come utente amministratore, puoi scegliere se gli utenti non amministratori possono vedere gli obiettivi o meno.


Hai qualche consiglio che vorresti condividere con noi? Sentiti libero di contattare il nostro team di supporto.

Se non stai ancora utilizzando uno di questi moduli, non esitare a contattare il nostro team di vendita all'indirizzo sales@teamleadercrm.it per provarli!





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Mer, 17 Ott, 2018 at 10:13 AM
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