Die Bearbeitung Ihrer Rechnungen war nie einfacher als mit dem Teamleader Rechnungsmodul. Wir haben diesen Artikel geschrieben um den zeitsparendsten Aspekt dieses Moduls genauer zu beleuchten: Gleichzeitiges bearbeiten.

Gleichzeitiges bearbeiten?

Das ist korrekt. Wir bei Teamleader sind alle auf Effizienz ausgerichtet und gleichzeitige Bearbeitung macht es Ihnen möglich, mehrere Rechnungen auf einmal zu buchen, zu versenden, als bezahlt zu markieren oder zu löschen. Wenn Sie so hart arbeiten wie wir und dabei ein vielfaches von abrechenbarer Zeiterfassung dazu erfassen, dann wählen Sie vielleicht einen bestimmten Tag am Ende des Monats, um Ihre unabrechenbare Zeit abzurechnen. Dies ist der Zeitpunkt, wo diese Funktion Ihnen eine Menge Stress erspart.


Um den Zweck dieses Artikels zu verdeutlichen, gehen wir davon aus, dass Sie bereits die eine oder andere Rechnungsvorlage erstellt haben. Klicken Sie auf den Link, wenn Sie mehr über die verschiedenen Arten der Rechnungserstellung in Teamleader erfahren wollen.

Buchen, senden, als bezahlt markieren und löschen

Sind Ihnen bereits die kleinen Boxen auf der linken Seite der Rechnungsübersicht aufgefallen? Klicken Sie darauf um spezifische Rechnungen gleichzeitig zu bearbeiten. Die Box in der oberen linken Ecke der Rechnungsübersicht selektiert alle Rechnungen auf dieser Seite. Das bedeutet, dass Sie ein Maximum von 50 Rechnungen auf einmal selektieren können.


Tun Sie dies, haben Sie 4 Optionen: buchen, senden, als bezahlt markieren oder löschen, mit einer Nummer nebenan, die die Anzahl der Rechnungen anzeigt, bei welchen Sie die gewünschte Aktion ausführen. Ist die betreffende Aktion nicht verfügbar fûr eine Rechnung, wird sie grau angezeigt.


Rechnungen gleichzeitig buchen

Dies bedeutet einfach, dass alle selektierten Rechnungen an diesem Tag gebucht werden. Sie erhalten eine chronologische Nummer gemäss ihrem Erstellungsdatum und sie werden versandbereit sein.


Rechnungen gleichzeitig senden

Diese Aktion gestaltet sich etwas schwieriger. Sie wollen ja schliesslich, dass Ihre Rechnungen mit der richtigen Vorlage versandt werden.


Wenn Sie erstmals auf die "Senden" Schaltfläche klicken, erscheint ein Fenster:


Teamleader gruppiert Rechnungen pro Sprache des Kunden. Sie werden weiterhin in der Lage sein, hier zu selektieren. Die Mailvorlage, die Sie auswählen, wird für jede ausgewählte Rechnung verwendet. Stellen Sie daher sicher, dass Sie die richtige Sprache auswählen. Falls notwendig, können Sie Ihre Vorlage verändern und neue Variabeln hinzufügen. Um dies noch einfacher zu machen, können Sie Segmente gemäss Sprache erstellen.


Gespeicherte Rechnungen werden in derselben Aktion gebucht und versandt. Ist dies der Fall, werden Sie darüber informiert:


Wichtig zu wissen ist, dass eine Mailadresse beim Kunden hinzugefügt werden muss, sodass die Rechnungen versendet werden können.

Sie können die Kolonne "Mailadresse" hinzufügen, indem Sie auf das Zahnrad in der unteren rechten Bildschirmecke in der Rechnungsübersicht klicken. Wird eine Mailadresse nicht gefunden für sowohl einen Kunden oder Ihr eigenes Department, werden Sie informiert. Klicken Sie auf die "senden wiederholen" Schaltfläche, um zu sehen, wo es falsch lief.


Gleichzeitig als bezahlt markieren

Als bezahlt markieren ist nur möglich für unbezahlte, gebuchte Rechnungen. Wenn gespeicherte, ungebuchte Rechnungen in der Auswahl stehen, werden diese hier aufgelistet, genau wie die Gutschriften.


Gleichzeitig löschen

Nur anhängige Rechnungen (Entwürfe) können gleichzeitig gelöscht werden. Es ist nicht möglich, gebuchte Rechnungen gleichzeitig zu löschen, weil sie schon eine Nummer haben. Wenn Sie einige davon löschen, entstehen möglicherweise Löcher in der Nummerierung der Rechnungen. Das würde die Chronologie der Nummerierung unterbrechen.


Wie sieht es aus mit Mahnungen?

Für maximale Effizienz, schlagen wir Ihnen vor, um automatische Mahnungen zu erstellen. Damit können Sie sicherstellen, dass diese zur richtigen Zeit versendet werden. Erfahren Sie mehr dazu, im unteren Segment des Artikels.


Weitere Fragen? Kontaktieren Sie unser Support-Team, indem Sie auf das Fragezeichen in der oberen rechten Bildschirmecke Ihres Kontos und wählen Sie dort "Support".