Administrar tus facturas nunca ha sido tan sencillo como con la funcionalidad de Facturas de Teamleader. Hemos escrito este artículo para enseñarte una de las acciones más eficientes de esta funcionalidad: acciones masivas.


¿Acciones masivas?

Eso es. En Teamleader nos interesa todo lo que tenga que ver con eficiencia y por ello las acciones masivas en las Facturas te permiten registrar, enviar, borrar o marcar como pagadas múltiples facturas a la vez. Si trabajas tan duro como nosotros y necesitas facturar a menudo el registro temporal de Teamleader, cuando llegue el día en que quieras generar las facturas, por ejemplo a final de mes, podrás registrar todas estas facturas de golpe gracias a esta funcionalidad. En momentos con esos agradecerás una funcionalidad como esta porque te ahorrará mucho tiempo y estrés.


Suponemos que ya has creado en otras ocasiones facturas proforma en Teamleader de una forma u otra, pero si necesitas más información puedes hacer clic en el enlace.


Registra, envía, marca como pagado y borra

¿Te has dado cuenta de las casillas que hay en la columna de la izquierda del listado de las facturas? Haz clic en las casillas de las facturas sobre las que quieres realizar alguna acción masiva. Si haces clic en la primera casilla de todas, la de al lado del título, se seleccionarán todas las facturas de esa página. Eso quiere decir que puedes seleccionar hasta un máximo de 50 facturas a la vez.




Cuando seleccionas una serie de facturas verás 4 opciones: Registrar, Enviar, Marcar como pagadas y Borrar. Al lado de cada opción verás el número de facturas sobre las que se realizará esa determinada acción. Si la opción seleccionada no está disponible para alguna de esas facturas, la opción aparecerá de color gris y no podrás hacer clic sobre ella.



Registrar facturas masivamente

Esta acción significa que las facturas proforma seleccionadas se registrarán con la fecha de ese día. Cada una de ellas recibirá un número de factura de forma cronológica según el día que la factura proforma fue creada, y una vez registradas podrás también enviarlas.


Enviar facturas masivamente

Esta acción es un poco más compleja. Después de todo, es bastante posible que quieras enviar tus facturas utilizando las plantillas de email correctas. 


Cuando hagas clic en 'Enviar' aparecerá una nueva pantalla:




Teamleader agrupa las facturas en función del idioma de cada cliente. En este punto, si tienes facturas en varios idiomas, podrás seleccionar las que quieres enviar con cada plantilla de email. La plantilla de email que selecciones será la que se utilice para todas las facturas que hayas seleccionado con las casillas de la izquierda, por lo que debes asegurarte de que seleccionas la plantilla en el idioma correcto. Una vez selecciones esta plantilla, aún podrás hacer cambios en el texto y añadir variables. Para facilitarte la búsqueda de facturas en un idioma u otro, puedes además crear filtros en las Facturas dependiendo del idioma que quieras. 


Si envías facturas proforma, debes saber que a la hora de enviarlas también se registrarán. Si este es el caso verás un mensaje como este:



Otra nota importante es que necesitas rellenar la dirección de email de cada cliente a quien vayas a enviar las facturas, para asegurarte de que le llegan. Para asegurarte de que todas las facturas tienen una dirección de email rellenada, puedes añadir a la vista general de facturas la columna 'Dirección de email' utilizando el símbolo de engranaje en la esquina inferior derecha de la pantalla. Si no se ha encontrado la dirección de email del cliente o de tu propia empresa, te lo notificaremos para que lo puedas corregir. Haz clic en el botón 'Volver a intentarlo' para saber lo que ha salido mal.




Marcar facturas como pagadas de manera masiva

La acción de marcar facturas como pagadas solo estará disponible para facturas que aún no estén pagadas. Si incluyes facturas proforma o facturas abonadas en tu selección, aparecerán en la lista pero recibirás un mensaje avisándote de que no se marcarán como pagadas.


Borrar masivamente

Solo es posible borrar facturas proforma de manera masiva. No es posible eliminar facturas registradas porque ya se les ha asignado un número. Borrar facturas registradas generaría una discontinuidad en la numeración. 


¿Qué ocurre con los recordatorios de facturas impagadas?

Para llegar a la máxima eficiencia posible, te recomendamos que configures los recordatorios automáticos para asegurarte de que las facturas y sus recordatorios se envían en la fecha correcta. Al final de ese artículo encontrarás la forma de crearlos.


¿Te ha surgido alguna pregunta? Ponte en contacto con nuestro gran equipo de soporte para saber más.