Al hacer clic en un proyecto desde la vista general del proyecto se abrirá la página de la División de trabajo. Esta te permite hacer estimaciones claras del trabajo requerido por cada fase del proyecto y te permite mantener tus proyectos perfectamente bajo control. ¡Lee todo lo que es necesario saber sobre la división de trabajo en este artículo!


La planificación de un proyecto en partes manejables y la división de trabajo por igual entre los compañeros puede convertirse en toda una proeza. Especialmente cuando un proyecto contiene varias fases, es posible que falte una visión en conjunto. Con la división de trabajo en los proyectos ofrecemos la solución para ese problema.


Primeros pasos

Después de crear tu proyecto y definir la primera fase, serás redirigido/a a la página de División de trabajo de tu proyecto. Aquí, puedes añadir una descripción del proyecto haciendo clic en el lápiz junto a "Descripción".


Ahora puedes planificar primero todas las fases principales de tu proyecto. Hazlo haciendo clic en el botón Añadir fase. Se abrirá un panel lateral a la derecha en el que puedes rellenar los pasos más importantes que te permitirán llevar tu proyecto a buen puerto.



Al hacer clic en + Dependencia, puedes establecer dependencias entre diferentes fases. Descubre más en este artículo.


Cuando hayas completado toda la información sobre la fase, sólo tienes que pulsar Intro en tu teclado para añadirla o hacer clic en el botón Añadir fase.


Si no dispones de mucho tiempo y quieres añadir rápidamente fases a tu proyecto, también puedes hacer clic en + Añadir fase en la parte inferior de la página. Sólo tienes que rellenar el título de la fase y pulsar Intro en tu teclado. Puedes añadir algunos detalles a la fase en un momento posterior, haciendo clic directamente en ella. 



Añadir tareas y reuniones

Después de añadir las fases es hora de añadir tareas y reuniones específicas para cada fase del proyecto.


Haz clic en Añadir tarea en la esquina superior derecha para empezar a añadir tareas. Si prefieres añadir una reunión, haz clic en la flecha y elige Añadir reunión:



El botón Añadir tarea/Añadir reunión te permite agregar estos elementos a cualquier fase que desees eligiendo la fase correcta en la sección "Detalles":


Si quieres añadir inmediatamente una tarea/reunión a una determinada fase, pasa el cursor por encima de esa fase para visualizar el botón "Añadir tarea"/Añadir reunión:




También puedes hacer clic en + Añadir fase en la parte inferior de la página para añadir rápidamente fases rellenando el título de la fase y pulsando Intro en tu teclado. Puedes agregar más detalles a la fase en un momento posterior haciendo clic en ella. 



Cuando se añaden tareas no es necesario elegir un responsable en ese mismo momento. Siempre se puede hacer más adelante, lo que te permite echar un vistazo primero a quién está disponible para ejecutar la tarea y mantener a todos contentos. 


  • Observación importante: cuando se asigna una tarea a un determinado responsable, este usuario se convertirá en participante del proyecto automáticamente si no ha participado ya en el mismo.


Editar fases/tareas/reuniones

Si quieres editar*  tus fases, tareas o reuniones en cualquier otro momento, puedes simplemente hacer clic en el elemento deseado y se abrirá un panel lateral a la derecha con más detalles. Esto te permite añadir o editar mientras mantienes una visión general del proyecto completo a la izquierda. 


* Nota: ten en cuenta que no puedes editar (o eliminar) las tareas que están marcadas como "Finalizadas", debes volver a abrir la tarea para poder editarla.


Para fases y tareas: en el panel lateral, haz clic en el campo que quieres editar y pulsa Intro en tu teclado para guardar los cambios. También puedes hacer clic en el botón azul Editar


Para reuniones: en el panel lateral, haz clic en el botón azul Editar para editar los detalles de tu reunión.


Cuando termines una determinada tarea, puedes:

  • Hacer clic en tu tarea en la división de trabajo, el panel lateral se abre
  • Hacer clic en Finalizar para marcarlo como hecho
  • ¿También quieres registrar tiempo? Entonces haz clic en la flecha junto a Finalizar > Registrar tiempo. De esa manera no es necesario navegar a esa tarea primero.


Nota: Si tienes prisa y quieres marcar rápidamente tus tareas como hechas, simplemente pasa el cursor por encima de la tarea en tu división de trabajo y haz clic en la marca verde junto al título de la tarea para marcarla como hecha.



Arrastrar y soltar tareas/reuniones abiertas entre fases abiertas

También es posible arrastrar y soltar una tarea o reunión abierta de una fase a otra. Sólo tienes que hacer clic en ellas y arrastrarlas hasta donde quieras.

Esto no es posible para:

  • Fases cerradas
  • Tareas/reuniones cerradas
  • No se puede arrastrar y soltar entre diferentes proyectos


Especificaciones de la división de trabajo

Hay algunas especificaciones de la división de trabajo que nos gustaría señalar también en esta parte del artículo.


Filtrar en tiempo o en presupuesto

De forma predeterminada, tu división de trabajo se filtrará en Tiempo.

Puedes encontrar un resumen de:

  • Tiempo registrado: un total de todo el tiempo registrado en todas las fases del proyecto. Haz clic en el botón 'Tiempo registrado' en azul para navegar en las hojas de tiempo de este proyecto. 
    • Seguimiento temporal de las llamadas
    • Seguimiento temporal de las tareas
    • Seguimiento temporal de las reuniones
    • Seguimientos temporales separados
  • Tiempo estimado: tiempo total estimado en todas las tareas/reuniones de todas las fases del proyecto
    • Observación para las reuniones: el tiempo total estimado para una reunión es el resultado de la multiplicación de la duración de la reunión por el número de participantes: es todo el tiempo que se espera que tú y tus compañeros dediquéis a esa reunión.
      Ejemplo: Si la reunión tiene una duración de una hora pero hay 6 participantes, entonces el tiempo estimado será de 6 horas. Asegúrate de que todos los participantes marquen la reunión como finalizada.
  • Finalizado: cuenta cuántos elementos vinculados (tareas y reuniones) ya se marcaron como finalizados en comparación con la cantidad total de elementos


Puedes encontrar la misma visión general del tiempo registrado vs. el tiempo estimado en detalle por fase, y también en el panel lateral al ver una tarea/reunión específica. Compara el tiempo estimado de los elementos con el tiempo registrado para aprender de tu planificación y optimizar tus acciones.


Si te interesa ver de un vistazo el presupuesto que gastaste en vez del tiempo gastado/estimado, entonces también puedes filtrar en Presupuesto:


Verás una visión general de los elementos siguientes:

  • Presupuesto gastado: (horas facturables + material) * precio de venta.
  • Presupuesto previsto: el presupuesto que asignaste al proyecto completo. 
  • Finalizado: cuenta cuántos de los elementos vinculados (tareas y reuniones) ya se marcaron como finalizados en comparación con la cantidad total de elementos).


Encuentra más información sobre el presupuesto navegando a Información del proyecto en el encabezado y desplazándote hacia abajo hasta el widget "Presupuesto gastado". También puedes leer más sobre la gestión del presupuesto en los proyectos y el cálculo exacto del presupuesto gastado en este artículo.

Fechas de vencimiento y estados

En la vista general de las fases también encontrarás la columna "Fecha de vencimiento". La fecha de vencimiento de la fase será visible, pero también las fechas de vencimiento de las tareas y reuniones vinculadas. Una fecha de vencimiento puede tener cuatro "estados" diferentes:


  • Estado azul: la fecha de vencimiento del elemento es hoy
  • Estado gris: la fecha de vencimiento del elemento está en el futuro
  • Estado rojo: la fecha de vencimiento del elemento ha pasado
  • Estado verde: la tarea/reunión vinculada se marca como realizada


Notas:

  • Un signo de exclamación rojo junto a la fecha de vencimiento de tu fase simplemente denota que la fecha de vencimiento de tu fase ha pasado y que la fase no estaba marcada como finalizada todavía.
  • Cuando se marca una fase como terminada, el estado "Terminado" también se asignará a la fecha de vencimiento de la fase.


Seguimiento temporal no vinculado a tareas/reuniones

Los seguimientos temporales que no están vinculados a tareas/reuniones se muestran por separado por cada fase del proyecto. Puedes hacer clic en esta notificación para obtener una visión general de estos seguimientos temporales. Aquí se muestran los seguimientos temporales de las llamadas vinculadas al proyecto, así como seguimientos temporales separados.



Cerrar fases/cerrar el proyecto

Cuando hayas terminado las tareas, reuniones y llamadas vinculadas a una determinada fase, te aconsejamos que cierres esa fase. Hazlo pasando el cursor sobre una fase y haciendo clic en Cerrar fase:


Cuando cada fase de un proyecto se establece como "Cerrada", el proyecto se considerará "Finalizado". También puedes cerrar un proyecto navegando a tu proyecto > Información del proyecto > haz clic en los tres puntos junto al número del proyecto > Cerrar proyecto. Todas las fases vinculadas al proyecto se cerrarán automáticamente.


Filtros inteligentes para gestionar tu proyecto

Cada proyecto cuenta con algunos filtros  inteligentes para poder filtrar en base a las fases están todavía abiertas, aquellas que están atrasadas, qué trabajo está pendiente o por realizar, qué actividades están atrasadas y cuales elementos están pendientes para el día de hoy. Puedes seleccionar varios filtros con sólo hacer clic en ellos:



¡Eso es todo para la división de trabajo en los proyectos! En la página de Información del proyecto puedes encontrar elementos de la información financiera de tu proyecto como el "Presupuesto gastado" y los "Beneficios". La combinación de la división de trabajo y la información financiera te ayuda a mantener el control de tus proyectos en todo momento.