Al hacer clic en un proyecto desde la vista general del proyecto se abrirá la página detallada del mismo. Una de las primeras cosas que verás es la división de trabajo. Esta te permite hacer estimaciones claras del trabajo requerido por cada fase del proyecto y te permite mantener tus proyectos perfectamente bajo control. ¡Lee todo lo que hay que saber sobre la división de trabajo en este artículo!


La planificación de un proyecto en partes manejables y la división de trabajo por igual entre los compañeros puede ser una gran proeza. Especialmente cuando un proyecto contiene varias fases, es posible que falte una visión de conjunto. Con la división de trabajo en los proyectos ofrecemos una solución a ese problema.


Primeros pasos

Después de crear tu proyecto y definir la primera fase, serás redirigido/a a la página detallada de tu proyecto. Puedes añadir una descripción del proyecto haciendo clic en el lápiz junto a "Descripción".


Ahora puedes planificar primero todas las fases principales de tu proyecto. Hazlo haciendo clic en el botón Detalles al lado de la división de trabajo. Una nueva página se abrirá y luego puedes hacer clic en Añadir fase en la esquina superior derecha. Se abre un panel lateral a la derecha en el que puedes rellenar los pasos más importantes para llevar el proyecto a buen puerto.


Al hacer clic en + Dependencia, puedes establecer dependencias entre diferentes fases. Descubre más en este artículo.


Cuando hayas completado toda la información sobre la fase, sólo tienes que pulsar Intro en tu teclado para añadirla o hacer clic en el botón Añadir fase.


Si no dispones de mucho tiempo y quieres añadir rápidamente fases a tu proyecto, también puedes hacer clic en + Añadir fase en la parte inferior de la página. Sólo tienes que rellenar el título de la fase y pulsar Intro en tu teclado. Puedes añadir algunos detalles a la fase más tarde haciendo clic en ella. 



Añadir tareas y reuniones

Después de añadir las fases es hora de añadir tareas y reuniones específicas para cada fase del proyecto.


Haz clic en Añadir tarea en la esquina superior derecha para empezar a añadir tareas. Si prefieres añadir una reunión, haz clic en la flecha y elige Añadir reunión:



El botón Añadir tarea/Añadir reunión te permite añadir estos elementos a cualquier fase que deseas eligiendo la fase correcta en los "Detalles":


Si quieres añadir inmediatamente una tarea/reunión a una determinada fase solamente tienes que pasar el cursor por encima de esa fase para ver el botón "Añadir tarea"/Añadir reunión:




También puedes hacer clic en + Añadir fase en la parte inferior de la página para añadir rapidamente fases rellenando el título de la fase y pulsando Intro en tu teclado. Puedes añadir algunos detalles a la fase más tarde haciendo clic en ella. 



Cuando se añaden tareas no es necesario elegir un responsable en ese mismo momento. Siempre se puede hacer más adelante, lo que te permite echar un vistazo primero a quién está disponible para ejecutar la tarea y mantener a todos contentos. 


  • Observación importante: cuando se asigna una tarea a un determinado responsable, este usuario se convertirá en participante del proyecto automáticamente si no ha participado ya en el mismo.


Editar fases/tareas/reuniones

Si quieres editar*  tus fases, tareas o reuniones más tarde solamente tienes que hacer clic en el elemento y se abrirá un panel lateral a la derecha con más detalles. Esto te permite añadir o editar mientras que mantienes una visión general del proyecto completo a la izquierda. 


* Nota: ten en cuenta que no puedes editar (o eliminar) las tareas que están marcadas como "Finalizadas", debes volver a abrir la tarea para poder editarla.


Para fases y tareas: en el panel lateral, haz clic en el campo que quieres editar y pulsa Intro en tu teclado para guardar los cambios. También puedes hacer clic en el botón azul Editar


Para reuniones: en el panel lateral, haz clic en el botón azul Editar para editar los detalles de tu reunión.


Cuando termines una determinada tarea, puedes:

  • Hacer clic en tu tarea en la división de trabajo, el panel lateral se abre
  • Haga clic en Marcar como hecho para marcarlo como hecho
  • ¿También quieres registrar tiempo? Entonces haz clic en la flecha junto a Marcar como hecho > Registrar tiempo. De esa manera no es necesario navegar a esa tarea primero.


Nota: Si tienes prisa y quieres marcar rápidamente tus tareas como hechas, simplemente pasa el cursor por encima de la tarea en tu división de trabajo y haz clic en la marca verde junto al título de la tarea para marcarla como hecha.



Especificaciones de la división de trabajo

Hay algunas especificaciones de la división de trabajo que nos gustaría señalar también en esta parte del artículo.


Tiempo registrado vs tiempo estimado vs finalizado

En el encabezado de la página de división de trabajo, puedes encontrar un resumen de:

  • Tiempo registrado: un total de todo el tiempo registrado en todas las fases del proyecto. Haz clic en el botón 'Tiempo registrado' en azul para navegar a tus hojas de tiempo de este proyecto. 
    • Seguimiento temporal de las llamadas
    • Seguimiento temporal de las tareas
    • Seguimiento temporal de las reuniones
    • Seguimientos temporales separados
  • Tiempo estimado: tiempo total estimado en todas las tareas/reuniones de todas las fases del proyecto
    • Observación para las reuniones: el tiempo total estimado para una reunión es el resultado de la multiplicación de la duración de la reunión por el número de participantes: es todo el tiempo que se espera que tú y tus compañeros dediquéis a esa reunión.
      Ejemplo: Si la reunión tiene una duración de una hora pero hay 6 participantes, entonces el tiempo estimado será de 6 horas. Asegúrate de que todos los participantes marquen la reunión como finalizada.
  • Finalizado: cuenta cuántos elementos vinculados (tareas y reuniones) ya se marcaron como hechos en comparación con la cantidad total de elementos


Puedes encontrar la misma visión general del tiempo registrado vs. el tiempo estimado en detalle por fase, y también en el panel lateral al ver una tarea/reunión específica. Compara el tiempo estimado de los elementos con el tiempo registrado para aprender de tu planificación.


Fechas de vencimiento y estados

En la vista general de las fases también encontrarás la columna "Fecha de vencimiento". La fecha de vencimiento de la fase será visible, pero también las fechas de vencimiento de las tareas y reuniones vinculadas. Una fecha de vencimiento puede tener cuatro "estados" diferentes:


  • Estado azul: la fecha de vencimiento del elemento es hoy
  • Estado gris: la fecha de vencimiento del elemento está en el futuro
  • Estado rojo: la fecha de vencimiento del elemento ha pasado
  • Estado verde: la tarea/reunión vinculada se marca como realizada


Notas:

  • Un signo de exclamación rojo junto a la fecha de vencimiento de tu fase simplemente denota que la fecha de vencimiento de tu fase ha pasado y que la fase no estaba marcada como finalizada todavía.
  • Cuando se marca una fase como terminada, el estado "Terminado" también se asignará a la fecha de vencimiento de la fase.


Seguimiento temporal no vinculado a tareas/reuniones

Los seguimientos temporales que no están vinculados a tareas/reuniones se muestran por separado por cada fase del proyecto. Puedes hacer clic en esta notificación para obtener una visión general de estos seguimientos temporales. Aquí se muestran los seguimientos temporales de las llamadas vinculadas al proyecto, así como seguimientos temporales separados.



Cerrar fases/cerrar el proyecto

Cuando hayas terminado las tareas, reuniones y llamadas vinculadas a una determinada fase, te aconsejamos que cierres esa fase. Hazlo pasando el cursor sobre una fase y haciendo clic en Cerrar fase:



Cuando cada fase de un proyecto se establece como "Cerrada", el proyecto se considerará "Hecho".


Filtros inteligentes para gestionar tu proyecto

Cada proyecto también tiene algunos filtros  inteligentes para poder filtrar qué fases están todavía abiertas, qué fases están atrasadas, qué trabajo hay que hacer todavía, qué trabajo está atrasado y qué trabajo está pendiente hoy. Puedes seleccionar varios filtros con sólo hacer clic en ellos:



¡Eso es todo para la división de trabajo en los proyectos! Debajo de la pestaña de la división de trabajo en tu página de proyecto puedes encontrar las informaciones financieras de tu proyecto como "Presupuesto gastado" y "Beneficios". La combinación de esta división de trabajo y la información financiera te ayuda a mantener el control de tus proyectos en todo momento.